大型招商会议组织接待流程实施办法

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1、大型招商会议组织接待流程实施办法大型招商会议（简称“会议）是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。第一章会前筹备会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括：一、大型招商会议时间的确定确定大型招商会议时间要考虑单位的工作任务周期，选在周末的时候，大家相对不太忙，争取应参加会的人

2、员都能够参加。为使大型招商会议有充分的准备，一般至少给出2-5周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，大型招商会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。二、大型招商会议议程的安排大型招商会议议程是会议要讨论的项目列表，大型招商会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是大型招商会议是否能够成功的关键。因此，议程是整个大型招商会议筹备前需要最早确定的事情之一。大型招商会议通常的内容包括：企业概况、企业文化、企业发展战略、行业趋势、市场分析、技术介绍、成功案例、推广方案（营销策略或模式）、

3、合作前景、合作优势、公司支持、合作方式及费用、合作流程、盈利分析、权益分配、代理商感言、商户感言等。在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些内容是一定需要的，哪些内容是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。三、大型招商会议的三类相关人员大型招商会议通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参会人员（嘉宾和员工）。1、领导小组领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调；2、筹备与接待筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导

4、小组提供大型招商会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在大型招商会会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会大型招商会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。①精心策划要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高

5、质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日

6、程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新，制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。然后报请领导批准后实施。②规范运作每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接接工作同样需要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放、接待人员的着装和精神面貌等等，都要努力凸显企业与众不同之处，让来

7、宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。在接待过程中，要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连。细节决定成败，接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼神、一个动作、不

8、经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况能力的训练，提高处理突发事件、意外情况的水平，以便将各类有损企业形象的问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。筹备与接待人员要有明确的职责分工，①要设定一个负责人；