物业总公司紧急采购制度

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1、紧急采购制度1目的规范紧急情况下的请采购流程，以提高工作效率。2适用范围适用于突发状况，并严重影响正常运作之特殊情形。3定义3.1物业部主管：指上海公司物业与设施管理部的负责人3.2执行董事：指上海总部的PMD最高负责人4主要职责4.1驻场经理：提岀申请，填写紧急釆购报告单，并附上相关文件。4.2专案经理/物业部主管/采购部经理：负责口头核准驻场经理的申请，并事后签核驻场经理呈交的紧急采购报告单。所有申请都应得到物业部主管的口头核准。4.3专案经理/物业部主管：负责签核驻场经理提交的付款申请单。4.

2、4执行董事：对紧急请购项目给予最后的审核批复4.5财务部主管：负责根据冇关规定执行付款流程。5作业内容5.1采购申请5.1.1驻场经理在遇突发状况并将严重影响正常运作的情况下而拟执行紧急釆购流程时，必须先取得物业部主管及采购部门主管口头核准。5.1.2执行紧急采购流程时，驻场经理无须进行三方报价或其它多方的询价工作而可直接选择合适的供应商或承办商。但驻场经理选择的配合供应商或承办商应尽量采用公司配合之厂商。如因特殊原因无法使用公司配合厂商，驻场经理在口头汇报时应提出相关说明并事后在紧急采购报告单上注

3、明。5.1.3在获得上级主管的口头准许后，驻场经理应于第2个工作日内，提报《PMD紧急采购单》及相应的验收单。《PMD紧急采购单》代替《请采购制度》中的《PMD物料请购单》及《PMD工程请购单》，验收单仍沿用《请采购制度》中的相应的验收单。5.1.4不论金额多少，《PMD紧急采购单》均应获得物业部主管、釆购经理以及总部执行董爭的签核。在未获得书面签核或者执行董事的口头同恿前（除特殊情况下无法获得书面签核），楼盘不得擅自采办。如有发生厂商应付账款、滞纳金等，公司不予负担，由相关人员自行负责。5.1.1

4、所有紧急采购报告单，应由总部专案经理交由物业部指派之秘书，执行跑单，避免文件遗失，及时有效的进行监管。5.2付款申请5.2.1付款原则上执行月结制。5.2.2如厂商非公司配合厂一商，无法执行月结，则可以采用紧急付款。此时，驻场经理应即时呈交《费用申请单》，注明紧急付款日期，同时随《费用申请单》附上相关文件，包括《PMD紧急采购单》、相关验收单、发票凭证等，执行请款程序。5.2.3无论金额大小，费用巾请单均由执彳丁董事签核后流转至财务部。5.2.4如核查所附相关文件不合规定，则财务部应即时将川请单退回

5、物业部。因退件延误支付的产生之损失、滞纳金等，公司不予负担，由相关人员自行负责。1引用文件《请购及验收制度》2记录PM-A2-006《PMD物料验收单》PM-A2-007《PMDI程验收单》PM-A2-008《PMD其它验收单》PM-A2-009《PMD紧急采购单》3其它紧急事件楼盘主办人员由驻场经理自行判断紧急事件之严重性发生当日口头核准物业部主管采购部主管执行董事由驻场经理口头呈报主管并取得口头核准后方可执行“紧急采购制度”发生当日附件：紧急采购流程负责执行人员执行表单说明时间节提报《PMD驻点

6、紧急采购单》驻场经理《PMD驻点紧急采购单》及相关的验收单填具报告单并说明1.取得核准人对象2.选用厂商理由3.执行验收情况4•处理方式2个工作口物业部签核相关主管《PMD驻点紧急釆购单》及相关的验收单1.确认是否事先取得口头核准2.审核相关说明是否合理3•如提报理由有异常事项，应要求补增说明或即时退件至驻场经理提报当日采购部签核相关主管《PMD驻点紧急采购单》及相关的验收单1•确认是否事先取得口头核准2•编写紧急采购报告单编号3•审核购买、验收之金额、项目是否合理，如有异本项应要求说明或即刻将文件

7、退回物业部提报当日董事签核执行董事《PMD驻点紧急釆购单》及相关的验收1•确认是否事先取得核准2.审核购买、验收之金额、项冃是否合理，执行最后的批复提报当日提出请款驻场经理付款川请单1•执行一般请款作业2执行紧急付款每月25H即时提出r付款财务部付款申请单《PMD驻点紧急采购单》及相关的验收单1•审查是否检附完整之相关文件2.—般付款作业3•紧急付款月结