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1、商务会议接待筹备第一步：商务会议服务的筹备（1）与会议承办单位负责人沟通协商，详细了解会议的性质、会议内容、规格档次、举办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准、有无旅游安排、会议付款人和付款方式等。（2）会议服务负责人根据承办单位提供的资料，制定详细的接待方案。方案包括会议的活动安排、时间进程、会场布置、会议宣传等内容。方案确定后，提前2周送递会议承办单位负责人及内部有关部门和人员,然后填写会议通知。第二步：商务会议服务前的准备1）会场环境布置。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉，环境整洁/灯光亮度适
2、屮。应适当摆放室内植物，控制适宜的室温和气味，选择桌面插花。根据会议内容,还应通过一定的物品和手段，渲染与之相配的气氛。2＞会议台型布置。根据参加会议的人数选择会场大小及台型布置。小型会议可采用圆桌或"回"字台型;大中型会议可采用礼堂型或教室型。会议用品准备1＞茶杯。须经过消毒，消毒时间不少于20分钟；茶杯、杯盖无黄斑、无缺口；茶杯无水迹且光亮。2＞玻璃杯。不得有破损和缺口，杯子清洁、光亮、透明、无指印，并列放在杯垫上。3）矿泉水。矿泉水瓶无灰尘、密封完好、瓶内无沉淀物、并在保质期内。4）小毛巾。无斑点和
3、异味、须经过消毒、，消毒时间在20分钟左右。重要会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。5卜毛巾竹篓。不得有破损，每次使用结束后,须用热水浸泡，晒干后保存，以备再次使用。6）签到台。台布无污迹，无破损。7）鲜花。新鲜，无枯枝、败叶。8＞热水瓶。表面清洁光亮，无水迹，水温控制在90度以上。9＞挂衣架。清洁完好,无损坏，无缺少。10）文具。笔，油墨饱满，书写通畅;纸本，干净整洁。设备设施准备1＞接通计算机与屏幕的数据传输线。2＞调整投影设备，亮度、大小适当。3＞调试话筒效果。4＞安排摄影、摄像位置。5＞调节空
4、调调温器,冬季室内温度控制在18度左右，夏季室内温度控制在22度左右，并在会前30分钟左右喷洒适量空气清新剂,保持室内空气清新。第三步：商务会议服务程序｛1｝会议迎宾服务1）会议开始前1小时，迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。来宾到达时应引领到签到处签到。2）签到吋，服务人员应主动微笑问候，询问来宾工作单位，并示意来宾在签到簿适当位置签到,然后引领至会场或休息室。3）迎接来宾入座时，要面带微笑，用语礼貌，举止大方，手、语并用。4）冬季，对进入会场的来宾脱下的衣帽，服务人员及时伸手去接，并挂至
5、衣帽架上。5＞提供茶水服务的顺序是先主宾后主人，然后按顺时针方向提供服务。在客人较多的情况下,1人或多人同吋服务时，分正反2个方向，但不可将主人放在最后。6＞添加茶水时，倒至七分满，并注意客人的动态，以免发生碰撞。服务过程中，须忙面不乱，快而稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时，声音耍轻，茶杯须放在宾客的右手位置,同时杯柄朝后45度,并说:"请用茶"。用矿泉水,必须先开瓶盖，再掀杯盖，倒入矿泉水时，矿泉水瓶不得与杯门接触，倒至八分满即可。｛2｝会场服务1｝会议开始后,在会议室门口挂上"请勿打扰n牌子。2＞会
6、议开始后，会议服务员应站立在会场周围，观察所负责区域宾客是否需耍服务。3）服务员一般不得随意出入会议室，确有紧急事项,服务员可用纸条传递信息。4＞送茶水等物品时,应对客人说:"请用茶。"每隔20分钟加茶水。5）会议颁奖或邀请嘉宾上台，由专门礼仪小姐引领。礼仪小姐应走在嘉宾左前方1米处，并微笑示意嘉宾注意行走安全。6）会议结束时，服务员应立即开启会议室大门，并在门口立岗送客，而带微笑道别。7）将衣帽架上的衣、帽送还来宾，注意不可出错。检查会议室是否有來宾遗忘的物品,如有发现应立即交还来宾或交领班处理。（3｝
7、会议结束1＞检查会议室内是否有电器设备损坏，发现损坏及时通知设备部进行修复。2＞清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品，并送到储水间进行清洗。3＞摆放桌椅/陝复原样，进行保洁清扫。4＞关闭所有的照明灯具，空调调节器可微略下降,以备下次会议使用。关闭会议室。第四步：会场服务的注意事项1）绝不能因为服务站立时间过长，而倚靠会场墙壁或柱子。2＞在会场服务时应尽量不干扰讨论屮的客人或正在发言的客人。3＞会场服务过程，语言、动作要轻，避免影响发言者。4＞遵守会场规定，不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。对于所
8、听到的会议内容应保密。浅谈企业商务接待礼仪［来源:总经理办公室（党办）］［作者:黄俊】［2010年8月19日］［文章点击数:2663]作为企业，商务接待礼仪是其树立形象的重要“窗口”，是管理水平和员工素质的综合体现。如果企业都能够做到接人待物知书达礼，着装得体，举止文明，彬彬有礼，谈吐高雅，企业就会赢得社会的信赖，理解，支持。反之，如果大家言语粗鲁，衣冠不整，举止失度，接人待物冷若冰霜或傲慢无礼，就会有损企业形象，就会失去客户
