浅谈学校档案管理的现状及应对策略

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1、浅谈学校档案管理的现状及应对策略摘要：学校档案是指在教育教学、党政管理、学校建设发展及其他各种活动中凝聚而成的具有保存或参考价值的真实记录。它在教学科研、党政管理、文化建设、基础设施建设、教育督导评估等方面发挥着重要的不可替代的作用。本文就学校档案管理的现状及应对策略提一些粗浅的看法。关键词：学校档案管理现状应对策略中图分类号:G271文献标识码：A文章编号:1003-9082(2014)09-0034-02学校档案是学校教育、管理、运行的发展轨迹的真实记录，是学校重要的信息资源。是学校人才培养、水平评估的基础与依据，是编写校史和开展德育工作的基础，也是衡量学校综合管理水平和反映学校教

2、育教学质量的重要标志。学校党政管理、教育教学管理工作离不开档案，然而档案管理却是一项系统的工程，是学校基础工作的重要组成部分，实践证明，积极做好学校档案的管理工作，提高利用率，充分挖掘档案的潜能，为教育教学改革服务，不仅有利于学校管理水平、教育教学质量的提高，而且有着深远的社会意义。因此，我们应该深入总结、反思以往档案管理工作中的得失、功过，改进管理方法，更科学、更合理地利用档案，推进档案管理工作的现代化建设，让档案的自身价值及社会价值得以充分实现。下面笔者就学校档案管理的现状及应对策略谈一些不太成熟的看法：一、学校档案管理的现状现阶段，笔者对学校档案管理状况作了深入的调查和了解，从中

3、发现了一些问题，主要体现在如下几个方面：1•思想上重视不够学校档案管理工作是一项默默无闻的工作，它不像教育教学工作那样容易引人关注，也不太容易取得佳绩。长期以来，有不少教师包括部分领导干部对学校档案管理工作的认识出现一些偏差，认为档案工作不过是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能在教育教学中起到关键的作用。多数学校还把档案工作视为软任务，认为档案工作只不过是管理承办过的资料而已，不了解档案工作的内容、性质、任务，更不了解按照一定的原则和方法管理和研究档案，充分开发和利用档案资源，从而导致学校档案管理工作一直处于被动应付的境地，在学校各项活动中难以发挥应有的作用。2.档案

4、管理者业务素养不高，档案管理工作令人担忧有的学校没有设定专职档案管理岗位，有的学校的档案管理者是教师兼职或是临时配备的。这些人员大多没有经过档案知识、技能等专业培训，对学校档案的重要性认识不足,对档案资料的收集、整理、归档、装订等工作不太熟悉，责任心不强，对档案工作精力投入不足，日常工作中只是将相关资料放进档案袋，没有及时整理归档，该建立的档案没有及时建立，档案流失现象时有发生，严重影响了学校档案管理的质量。加上有些教师认为学校的主要工作是教育教学，对档案资料只要用时有就可以了，无需按什么标准和要求进行整理归档，导致相关档案整理、分类缺乏统一的执行尺寸,从而使得学校档案整理、分类缺乏系

5、统性和关联性，档案管理手段落后，严重制约学校档案管理工作的发展。再加上档案管理者的业务培训、专业知识更新缺乏系统的培训计划与渠道。由于档案管理者自身的专业限制加上后天的培训缺乏，从而导致了学校档案管理队伍建设跟不上高科技突飞猛进的时代步伐。3•档案资料收全率低下学校的档案类型应包括学校的日常管理、教研活动、教研成果等，因此，档案资料涉及面颇广，假如档案资料收集不完整、不系统、不规范，就很难保证学校在管理方面的顺利进行。学校档案资料收全率低下主要体现在如下几个方面：（1）部分一线老师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案，自编讲义、练习等资料是自己在教育教学中取得的成果，是属于私人财产，版

6、权应归属自己，若经档案部门归档后就会自然而然成为学校财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。（2）—些外出参加会议的人员往往很少主动把会议相关文件交给档案部门归档，而档案管理者对学校外派人员参加会议的情况可能不太了解或知之甚少，进而导致了会议文件未能及时或完整归档。（3）学校各处室少有主动把各自的文件材料，重大活动计划、过程、所取成果，与兄弟学校交流所形成的资料移交档案部门，让其及时进行归档入库保管。凡此种种,都是造成档案收全率低下的主要原因。4•档案信息载体结构简单当前不少学校档案室（馆）的管理方式过于陈旧落后，有不少还停留在简单的手工作业阶段。有

7、些文件或资料立卷归档后，档案管理者还需对其进行必要的加工，如调整与编目。这种机械性的手工抄写，不但工作量大，时间长、速度慢，同时也很大程度上制约着档案的处理速度。这种简单的管理模式，导致档案管理者对一些有特别价值的档案资料无法进行卓有成效的开发利用。查阅档案也由于管理方式落后，案卷调动频繁而导致磨损严重，且检索速度相当缓慢，查找准确率不高，查全率低下。5•服务模式老化，服务水准跟不上信息化管理步伐5.1学校档案部门作为保密单位，一直处于相对封闭