我院科技档案管理介绍及相关要求

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1、我院科技档案管理介绍及相关要求院办公室辛红霞2008年11月文秘档案业务知识培训提　纲档案的涵义及分类我院科技档案管理现状现行科研档案管理模式分析完善科研档案管理措施探讨档案的涵义及分类一、什么叫档案？人们在社会实践中形成的留存以备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。科研单位：档案是在科研管理、科研实践活动过程形成的留存以备查的文字、图表、图像、声像及其他各种载体形式的原始记录，对后来的科研工作具有较强的参考价值。档案的涵义及分类二、档案的分类历史档案按历史时期分现行档案文书档案按内容性质分科技档案专门档案纸质档案照片档案按载体分电子

2、档案实物档案声像档案企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。科研档案是科研院所科技档案的核心内容。江苏省农科院档案分类示意图江苏省农科院档案科技档案文书档案电子档案会计档案声像档案实物档案科研档案基建档案仪器设备档案按职能部门分类报　表帐　册凭　证其　它题词证书印章其它录　像录　音照　片提纲档案的涵义及分类我院科技档案管理现状现行科研档案管理模式的分析完善科研档案管理措施探讨我院科技档案管理框架院办档案科成果档案科研综合档案仪器设备档案未形成成果的科研课题文件

3、材料院集中管理研究所及项目组项目组为纽带统一管理科研档案基建档案我院科技档案管理现状科研档案基建档案仪器设备档案未形成成果科研档案管理模式针对未形成成果的科研档案管理，自2003年起，我院开始推行“以项目组为纽带”的科研档案分级管理模式，建立以院为中心的全院系统五级档案管理网络，成立了档案工作领导小组,院分管领导任组长,院办公室、科研处协同管理,各研究所分管科研所长为成员，科研秘书为兼职档案员。每个项目组指定专职人员负责日常档案资料的收集、整理工作，科研秘书具体指导本所的科研档案的业务以及与院职能部门的沟通，院办档案科总体负责全院科研档案的管理

4、工作。“项目组为纽带”科研档案管理网络院分管领导办　公　室科　研　处院办档案科专业研究所（科管科长）项目组（兼职档案员）科研档案文件材料归档范围科研课题的形成材料国家及部省重点实验室、工程中心、资源圃等重要科研平台的形成材料获奖、技术鉴定、品种审定材料专利证书、植物新品种权证书等其它材料注：除纸质档案材料外，应加强电子档案的收集、整理，及时送档案科存档。一般以光盘作为载体。验收完毕未形成成果时，暂存项目组定期移交院档案室申报材料、奖状、证书、奖杯等科研课题形成材料归档内容1.科研准备阶段（1）项目申报材料（申请书、设计书、标书）；（2）项目立项

5、材料（批准立项文件、经费来源证明等）；（3）项目任务部分（项目合同、横向委托协议、参加单位分工合同等）；（4）分年度实施方案；（5）课题经费预算。2.研究实施阶段（1）重要的室内、田间院四记录、化验分析测试统计数据、配方等；（2）标本目录、图纸图表、照片、声像录像及所形成的电子文件；（3）阶段、年度、专题、基点工作总结、国内外业务考察、调研、学术交流、论著、论文集等材料；（4）课题更改、中断材料。科研课题形成材料归档内容3.成果推广应用、验收阶段（1）项目技术总结、工作总结、验收证书等鉴定材料；（2）引进与育成品种（系）品比、区试、生产试验材料

6、、推广应用证明；（3）课题结束验收材料；（4）品种审定文件、专利证书、品种全授权证书；（5）经费使用决算、收集报告等材料；（6）推广应用类成果的经济效益、社会效益分析。科研课题形成材料归档内容4.成果鉴定报奖阶段（1）成果鉴定申请表、鉴定材料、鉴定证书；（2）奖励申报书、获奖奖状、证书；（3）成果转让合同等。科研课题形成材料归档内容科研课题形成材料建档要求1.科研课题下达后领取档案盒开始建档2.建立0号盒，放置本项目组科研课题汇总表、研究项目简介科研课题形成材料建档要求科研课题形成材料建档要求3.在研课题档案材料按课题进行时间阶段编号排列，盒内

7、放置形成材料目录。科研课题形成材料建档要求4.材料形成一律用A4纸，严禁用圆珠笔、蓝、红墨水书写及复印件归档；5.盒内材料应按照目录顺序排列，形成材料及时补充到目录一上。每一份文件材料左上角标顺序，右上角标注页码。6.试验记录一律使用符合归档要求的专用本，同一课题的试验记录应按实验顺序记录在固定的一个或多个记录本上；试验记录本的页数不得擅自私下、涂改、挖补、应保证完整无缺；带有密级的课题，其试验记录的左上角应注明密级，并按保密要求进行保管；试验记录字迹应工整、清楚、整洁，使用规范汉字；试验完成后，应将试验记录送交项目组兼职档案员保管。科研课题形

8、成材料建档要求7.科管科长每年年初将本所前一年度结束课题“研究项目简介”和“形成材料目录表”，以及全所前一年度结束课题目录汇总表提交院办档案科；8.科