qesbf-01管理体系运行记录和工程技术资料归档管理办法

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1、上海市住安建设发展股份有限公司管理标准ZA/QESBF-01-2010管理体系运行记录和工程技术资料归档管理办法版号：C版修改次数：0次发布日期：2010年12月15日实施日期：2010年12月15日第一部份管理体系运行记录（E册）归档管理办法1.总则规范管理体系运行记录（E册）的归档管理，为追溯、证实管理体系有效运行和采取纠正措施、预防措施提供证据。本办法适用于公司管理体系运行记录（E册）的管理。2.引用标准和文件《文件管理程序》《记录控制程序》3.定义3.1.I类记录：指按年度由各职能部门移交档案室归档的管理体系运行记录。3.2.II类记录：

2、指随工程竣工资料一起由各职能部门移交档案室归档的管理体系运行记录。3.3.Ill类记录：指由各职能部门资料员进行部门A归档的管理体系运行记录。注：1、I、II、III类记录具体分类，见附录《管理体系运行记录（E册）的分类表》；4.职责和权限4.1.档案室为本管理规定的归口管理部门，负责I、II类记录的归档通知、整理、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理，以及本规定在执行中的解释工作。4.2.总经理办公室负责I类记录的审核工作。4.4..质安部负贵II类记录的审核工作。各职能部门、项目经理部负责III类记录的收集、整理、编0、查阅、归档、贮存、保管。

3、5.实施办法5.1.归档时间和流程5.1.1.I类记录，由各职能部门于每年的六月份将上一年度（截止到五月份）的资料收集汇总、整理成册，填写《文件移交单》，送总经理办公室审核，符合要求的由总经理办公室移交给档案室归档。5.1.2.II类记录，当工程竣工后，随同工程技术资料由质安部负责向项0经理部和各职能部门收集并审核，符合要求的移交给档案室归档。5.1.3.III类记录，按半年度由各职能部门（包括项目经理部记录）移交给部门资料员进行归档。5.2.整理5.7.1各职能部门将I、II类记录移交档案室后，I类记录由档案室负责按照企业档案的相同要求进行整理

4、。II类记录巾档案室负责按照工程技术资料要求进行整理。5.7.2各职能部门（包括项目经理部）资料员以便于检索的要求山发进行分类整理。5.3编目5.3.1.I类记录编目5.5.1.I类记录编目参照企业档案规定进行编目，编目主要包括卷内文件编目和编制案卷目录两部分。5.2.2卷内文件的编目：流程：编页号、填写卷内文件目录编页号；填写卷内文件目录，具体格式为：5.3.13.编制案卷目录：可分为案卷标引和组织目录两个步骤。5.3.1.II类记录编目，同工程竣工资料，单列一本，附于工程竣工资料最后。5.3.2.III类记录编目，分类设卷，加卷内目录和案卷目

5、录，参照I类记录编目。5.3保管与利用（借阅与复印）5.4.1.档案室负责I、II类记录的安全和保密，做好“七防”工作；对I、n类记录的利用按《记录控制程序》办理手续。5.4.2.各部门（包括项0经理部）资料员负责m类记录的保管工作，有专门贮存III类记录的场所；对III类记录的利用应办理部门负贵人书面同意手续。5.4保存期和处理5.1.1I、II、III类记录保存期为3年，具体见附录《管理体系运行记录（E册）分类》。5.1.2对于保存期已到的记录，I、II类记录处理按《记录控制程序》要求办理，III类记录经部门负责人书而同意后办理鉴定和销毁。1

6、.管理体系运行记录归档流程图：筲理体系运行记录E册归档流程图2.管理体系运行记录（E册）分类表3.施工现场安全生产保证体系管理资料（项目经理部安全管理台帐）资料填写说明：施工现场安保体系管理资料(项目经理部安全管理台帐)共分力叫部分，六十叫类，其屮提供记录的各种表式44张。本填写说明仅对难以理解的作解释。一、在资料0录中，名称前打★号的安全资料，如：责任制、各项制度、安全交底资料均巾施工企业或工程项n部自行设计、收集、编制。反之没有打★号的安全记录是提供的记录表式。二、表式和资料分三种1、同定表式：一般情况下项目部就按表填写，不得更改；2、可部分

7、变更表式：资料中提供的记录表式的标识后加上“/”和字母“T”的，表式作为推荐性的表式。项目部可根据工程实际情况变更填写栏目和p、j容；3、自行设计表式：力深化、细化管理要求自行编制设计记录表式。三、管理资料填写的具体要求本套管理控制资料在具体的表式上都标明了填写要求，过去沿用下来的老的表式按原来规定要求填写即可。第二部份工程技术档案管理办法1目的公司内各职能部门和项0经理部提供完整、准确的收集、整理、立卷、归档的方法和要求，从而能为公司生产经营、科技建设提供服务，还为今后历史查证提供重要依据。2适用范围适用于公司内职能部门和项目经理部对质量记录、

8、技术资料的收集、整理、立卷和归档。3引用标准和文件建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)。ZA/QESCX-01《文件