《公文签核与发》ppt课件

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1、公文簽核與發文講者：范光煌簽的要領與注意事項來文內容繁多時，應仔細閱讀並列出來文之重點、目的與期望，以使審核、決人員不需詳看來文，只看摘要便可一目瞭然。會簽注意事項一、事涉其他單位權責，應事先會簽。承辦人應於簽辦時提醒主管點選需要會簽單位。請學務長點選會簽軍訓室及總務處。會簽注意事項四、受會時之用詞，不可逾越分際。如擬與擬如擬。若有不同意見，宜洽商主管單位或承辦人員。表示意見時，避免尖酸刻薄。會簽注意事項五、已決行但漏會之補救措施。已將本件列印補會ｏｏ單位。六、核示結果應印轉受會單位。簽稿要領與注意事項陳核前應仔細檢視，確認資料之正確性。核決後須按核決意見辦理或修

2、正，並將辦理或修正情形填註在簽辦意見欄，而後再送文書組發文或歸檔。防止公文處理逾時之要領：每日至少檢視電子公文系統2次。出差時前設定代理人。未設定代理人時，可電話通知主管透過網路進入學校電算中心網頁處理公文。電子公文分文或陳核後及時跟催。跟催方式可分電話與口頭或於電腦上張貼催辦單。防止公文處理逾時之要領：最速件公文會簽其他單位時，同步以電話通知。對於預期無法如期結案者，請至文書組網頁下載並填寫「待辦公文展期申請表」提出展期申請。來文速別隨意亂訂，不符速件或最速件要件者，可簽擬更改速別。發文注意事項校內避免以「組」之名義發文。校外避免以單位名義發文。收發文對象須相對

3、等發文注意事項速別填寫注意事項一、係指希望受文機關辦理之速別。普通件：６日速件：３日最速件：１日二、有誤為發文機關作業流程之速別者，或錯填「特急件」。三、令、公告（通知、通告）不須此欄。發文注意事項密等及解密條件或保密期限一、國家機密填「絕對機密」、「極機密」、「機密」二、一般公務機密填「密」三、解密條件附件抽存後解密本件於公布時解密本件至某年某月某日解密本件於工作完成時解密本件於會議終了時解密四、非機密文件，可填「普通」或不填機密文件處理要領收文另以紙本文陳核。發文主旨密不錄由。其餘格式填入內容不變。另以紙本文陳核。歸檔裝封送文書組點收。過程一律密封。發文注意事

4、項附件欄依狀況空白不填或填入：「隨文」「附件另寄」「附件另由專人送達」發文注意事項附件表頭應有全銜與附件名稱。表頭之附件名稱應與公文所提附件名稱相一致。表報式附件若有兩頁以上時，各跨頁均應含有標題，以方便閱讀。發文注意事項附件存檔之重要性附件存檔附件1.2存檔附件不存檔發文注意事項分項標號：(以全形為之)應另列空格書寫為一、二、三、……，（一）（二）（三）……，１、２、３、……，（１）（２）（３）……。內文：1、中文字體及併同於中文中使用之標點符號（含挪台空格）應以全形為之。2、阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。發文注意事項主旨宜簡明

5、、扼要。國科會主旨有長達300字者。教育部以學校來函為主旨。避免贅詞。函請　貴局協助派員．．．．．．請　派員．．．．．．擬向　貴局申請．．．．．．擬申請．．．．．．發文注意事項抬頭要領標題處之抬頭宜平抬正確主旨：貴校……。錯誤主旨：　貴校……。(挪抬錯誤)發文注意事項含有附件寫法要一致，注意其完整性檢討式例一主旨：檢送本校「○○實施計畫」、「○○申請書」、「○○證書」各1式1份(詳如附件)，請　查照。參考寫法主旨：檢送本校「○○實施計畫」（附件1）、「○○申請書」（附件2）、「○○證書」(附件3）各1份，請核復。發文注意事項附件檔案太大時，應掃描轉換為pdf檔。附

6、件30頁以上者，應以實體附件寄發。報部計畫按規定使用燕尾夾。發文注意事項編輯說明段若有分項，編輯時請使用系統「加入本層項目符號」或「加入下層項目符號」，切勿將word檔直接複製貼上，以免發文時，公文內容出現移位情形。發文注意事項發文稿決行後，應依核、決意見修正文稿或附件。修正後須在簽註意見欄表示修正情形，再送發文。附件1已按祕書室意見修正完成。發文注意事項發文參考文件或需以紙本發文之附件電子檔，決行後，承辦人應先行刪除，再送發文，以免誤發。附件若經秘書室修改，承辦人得於簽註意見欄表示該附件無法刪除，並提醒文書組協助刪除。發文注意事項實體附件須用印者，請承辦人以鉛筆

7、在文件輕描需要用印之處，並於簽辦意見欄註明：用印人或單位。文件名稱與份數。用印類別。須預留用印位置。發文注意事項用印人或單位、文件名稱與份數、用印類別敘述範例請會計主任審核並加蓋職名章，並請文書組加蓋校印文件如下：收支明細表1份、收支決算表1式3份、支出憑證封面及第3頁。發文注意事項(1)請於附件標示處加蓋校印及騎縫章。(2)南投縣政府:54001南投市中興路660號。(3)無附件存檔。發文注意事項有時效性之公文，預期將於上班以外時間才能完成發文決行手續者，宜事先知會文書組，以便配合辦理發文。歸檔注意事項對於來文之附件實體，有抽存待辦之必要者，應於電子來文上簽註：

8、附件由本單