试析网络信息化在档案管理中的作用

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1、试析网络信息化在档案管理中的作用［摘要］档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。广大档案管理人员应努力实现档案信息化和办公自动化，把档案信息和网络化融为一体。本文阐述了网络信息化时代电子文档对档案业务管理工作的影响，以及电子文档的应用在档案界所产生的影响。［关键词］档案管理；电子文挡；网络信息化中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号:1009-914X(2016)16-0304-010.引言伴随档案信息化的深人发展，特别是档案信息向网络

2、环境的迁移，档案信息的组织管理、公布、传递、开发利用等活动正在进行着一场迅速而深刻的革命，由此也带来了诸如信息安全、侵权与犯罪、新型的信息伦理等问题。如何保障信息化尤其是电子政务快速发展背景下的档案信息活动，引导人们正确利用现代档案技术、规范档案信息传播中的理性行为己成为当前档案界必须面对的问题。1.信息化实现了文档一体化用信息化实现文档一体化，必须用0A与档案数据库管理系统去工作。将办公系统中的文件内容用OA系统直接导入档案数据库管理系统中来，直接变成档案，对不能导的个别文件采取扫的办法，即方便又省时、省力、还能达到减人提效的目的。避免综合档案管理员只知其表象，重复低质

3、劳动。但要十分注意做好档案利用权限的管理工作，我们所说的“方便档案利用者利用档案”，是有特定含义的，是指在一定的时间内为某一部分人在可利用的某一部分档案尽可能地提供方便，并采取一定的办法，用系统设置的可借阅和不可借阅、查询范围、归还日期等功能来实现，通过信息这条“高速公路”，来实现文秘工作与档案工作一体化目标，充分发挥企业文书档案信息资源的作用。2.信息化服务向纵深发展的障碍从思想观念上分析，文档一体信息化服务并没有取得理想的效果，办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工文件处理方式已经运行多年，也有一套完善制度和方法，因此转变观念，统一

4、认识，是推行办公自动化的必要条件。从实践理论上分析，许多文秘工作与档案工作还在实行分快管理制。这种体制从某种程度上却有意无意的拉大了文秘工作与档案工作的距离。如果档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作，这直接影响了企业文书档案的建档质量。档案建档过程中遇到的问题如下：版面记录不全，附件不规范。在日常档案管理中常常遇到归档文件只有主题词而无抄送抄发单位，不标明印发部门和发文时间，甚至没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编，给文件归档拟写案卷标题增加了操作难度。原始稿件不全，编号不规范。归档时发现只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文编号差错，铅笔或圆珠笔撰写，既不符合立卷归

5、档的要求，又影响了档案的质量和存档价值，使档案的真实性难以保障。纸张不达标，装订不规范。文件大小还不一致，造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响。文种使用不当，办理程序不规范。出现“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，“请示”和“报告”不分，“报告”中夹杂着“请示”的内容，有的甚者把两个文种合二为一为“请示报告”，越级行文，越级签发，不登记就印发等无序现象，必定对归档留下后患。随着社会的发展、企业的进步，在管理工作中新理念新技术逐步的推广和普及，文书档案成为综合档案里的重要组成部分。1.做好归档电子文件的技术处理工作3.1实施

6、电子文件管理战略新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。3.2解决好电子文件的保存问题以化学磁性材料为载体的电子文件，有效进行长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。3.3档案管理向立体化方向发展以前的档案管理是呈直线状态的，现在是纸质与电子信息交错

7、使用，档案管理已进入多向交叉立体化时期。随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。3.4档案人员知识结构的变革迫在眉睫我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。3.5档案综合管理人员素质要提高对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。实现档案管理信