员工差旅管理制度.doc

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1、员工差旅管理制度 2008-12-316:40:20admin浏览次数271苏州星恒电源有限公司文件主旨:员工差旅管理制度 一、目的:为加强员工外出管理,明确差旅费用支出标准,规范审批权限及借款报销手续,特制定本管理制度。二、 适用范围:苏州星恒电源有限公司员工外出、出差及驻外管理。三、名词解释:3.1外出:员工因公务外出当日返回,不产生住宿费;费用包括交通费、误餐费;当日12:40后返回者享有中餐误餐费;当日19:00以后返回者享有晚餐误餐费;员工外出必须事先征得部门经理同意。3.2境内出差:员工因业务需要离开常驻办公地到国内其他地区(除台湾、香港

2、、澳门),当天不能往返的公务外出行为;费用包括交通费、住宿费、伙食费。3.3境外出差:员工因业务需要离开常驻办公地到台港澳或其他国家、地区,当天不能往返的公务外出行为;费用包括交通费、住宿费、伙食费。3.4长期驻外:员工因工作需要离开常驻办公地到国内其他设立办事处的地区工作,连续20天及以上不能往返的公务外出行为,以及到供应商处的驻厂人员;费用包括往返交通费、驻外补贴。到供应商驻厂的人员,原则上不接受供应商安排的食宿,如果厂商提供伙食和住宿,则由公司核算后返还给供应商,以强化住厂人员的独立性。公司就地招聘的以上人员不属于长期驻外人员。3.5涉及的几个

3、费用定义:3.5.1城市交通费:指出发地与到达地之间的火车票、飞机票或其他交通方式支付的费用。3.5.2往返机场、火车站、汽车站和轮船码头的交通费:因乘坐飞机、火车、汽车、轮船而发生的从市区往返出发地而发生的长途汽车费、出租车费、过路过桥费。3.5.3外埠市内交通费:指员工在出差到达地的市内交通费用。3.5.4出差天数:指员工返回当日减出差当日加1天得出的天数。3.6出差申请3.6.1员工出差需填写《出差申请单》,详细说明出差原因、目的、时间、地点、出差单位、预计费用等情况;经部门经理审批后方可出行,否则作旷工处理;审批人需对出差的业务需求,出差的合

4、理性、经济性及效果负责。(本条款非强制条款,各部门酌情采用,针对出差管控不力的部门,会根据情况强制采用)四、报销费用标准4.1.1外出人员的交通费实报实销,误餐费按每餐10元报销,但外出地点在特殊地区者可按15元报销。4.1.2私车公用(仅限苏州附近上海、浙江和江苏省内):因工作需要私车公用,经管理部批准后产生的停车费、过路费实报实销,汽油费每100公里报15升汽油费(汽油费单价按照发票实际单价),销售人员私车公用标准另定。 4.2境内出差人员的报销费用,基本标准如下,单位:元/人.天 4.2.1超出以上标准的,超出部分公司不予报销,确因特殊情况的,

5、必须说明原因并报主管领导批准后方可报销。4.2.2特殊地区指上海、广州、北京、深圳、海南、厦门。4.2.3同性别员工出差,无特殊情况,两人要住一房,按单人住宿标准报销,标准按职务高者报销。4.2.4职员级(含)以下的外埠市内交通费一般为公交车交通费用,如需坐出租车需事先向部门经理申请。4.2.5外出及出差以火车和汽车为主要交通工具,遇特殊情况(如事情紧急、时间性因素等),员工需书面申请,经主管副总审批批准后可乘坐飞机;员工乘坐火车从当日晚8点至次日早7点之间、在车上过夜6小时以上,或连续乘车时间超过12小时,可购同席卧铺票,如没有卧铺,将按差价进行乘

6、车补助;总监级(含)以上人员需乘坐飞机时,必须是经济舱。4.2.6由于个人原因造成误车或退票的损失自行负担。4.2.7享受公司自购车补助的销售人员区域范围内出差不再报销交通费。4.3境外出差人员的住宿费及交通原则上实报实销,伙食补贴标准如下(单位:元/人.天)4.3.1超出以上标准的,超出部分公司不予报销,确因特殊情况的,必须说明原因并报主管领导批准后方可报销,如报销出差期间的伙食费用,不再享受伙食补贴。4.3.2同性别员工出差,无特殊情况,两人要住一房,按单人住宿标准报销,标准按职务高者报销。4.4长期驻外人员的补贴标准如下,单位:元/人.天4.4

7、.1长期驻外人员的补贴由部门指定专人负责填报,一月一报。4.4.2长期驻外人员可报销去派驻地的往返车船票及派驻地周边的交通费。4.4.3驻外办事处发生的各项费用(房租、水电、固定电话传真费等),实报实销。五、借款5.1结清欠款后,方可借款,否则必须说明理由并报财务经理批准。5.2上级经理在签批员工《出差申请单》之后方可批准员工借款;财务部根据经过审批的《借款单》进行付款。六、报销6.1员工出差归来需在一周内完成报销手续,报销时须填写《差旅费报销单》,详细填写相关信息,按财务规定将所有相关单据附后,同时附上《出差申请表》,提交部门经理、主管副总审核/审

8、批,再至财务部进行付款审核和报销,超过授权金额的还需要报总经理批准;当月费用最迟在次月必须报销,跨月不再报销

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