固定资产投资项目档案管理制度建设问题浅析

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1、固定资产投资项目档案管理制度建设问题浅析摘要：档案管理工作水平的提升，需要专业制度的保障。管理制度的设计，要着眼于建设单位的业务流程和岗位设置，做到分工明确、责任清晰。制度的内容既要覆盖对档案资料构成的要求，又要明确对项目相关单位档案建设责任的要求。所有这些要求，都必须通过严格执行落实到现实工作中去，才能充分发挥制度建设对项目档案管理工作的指导和提升作用。中国2/vie　　关键词：档案管理；固定资产；制度建设　　中图分类号：C913.3文献标志码：A：1673-291X（2017）08-0143-02　　固定资产投资项目是以扩大研发

2、生产能力为目的而进行的技术改造基本建设工程，以及设备仪器更新与升级换代等建设项目。固定资产投资项目档案（以下简称项目档案）是指伴随整个项目建设流程（立项论证审批、可行性研究，勘察、设计、施工、监理、竣工，采购、安装、验收等活动）而产生的一系列具有归档保存价值的文字材料、图纸、照片、实物、声像资料等，是对项目的完整、系统、客观、准确的记录，对项目建设和后续维修维护与改扩建具有重要的参考价值，也是项目后评价的主要材料依据。做好项目档案管理对于总结投资效果、提升国有资产经营能力甚至反腐倡廉具有重大意义。　　“十五”以来，伴随着国民经济的高

3、速发展和国防建设的迫切需求，国家大幅度增加了国防科技工业部门的固定资产投资支持力度，建设单位项目管理任务大幅度提升，并且由于建设项目中新技术的应用，对应档案管理复杂度和难度也不断提高，一度普遍出现了项目档案资料收集不完整、内容不完善、保存不合格、使用不规范等问题。　　为此，原国防科工委、国家档案局联合颁布了《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161号，以下简称《验收办法》），提出了项目档案管理的基本要求，并规定通过专项档案检查验收，是项目通过竣工验收的先决条件。中国电子科技集团公司配套制定了《固定资产投资

4、项目档案验收评分细则（试行）》（以下简称《评分细则》），通过组织宣传培训和交互检查验收，进一步落实项目档案管理工作的具体施实。　　通过这些措施，中国电子科技集团各成员单位项目档案管理水平得到了极大提高。然而在项目档案检查验收工作中也发现，一些建设单位由于项目档案管理制度建设不完善，导致业务部门与档案管理部门协调困难，对档案管理工作的提高造成了很大的困扰。下面结合档案管理工作实践，对档案管理制度建设过程中的一些常见问题进行具体梳理分析，并提出应对措施建议。　　一、档案制度缺失问题　　项目档案管理工作早期主要的问题，是很多单位缺乏专门的

5、档案管理制度，没有项目档案收集、整理、保管、利用的基本要求，更谈不上相应的部门岗位职责要求与分工，主要依靠业务部门根据自身需要收集和保存积累资料，导致项目档案管理盲目、混乱，验收检查时就会发现资料收集不齐全、文件内容缺失、组卷整理不规范、检索调用困难等基本问题普遍存在，甚至在业务部门和档案管理部门的职责推诿中造成重要资料的散失。　　例如，在一次档案验收时，发现该单位购置的设备没有保修卡，验收专家指出后，档案管理人员不知情，项目负责人也不知情，最后问采购人员才发现是在采购人员手中暂存着。进一步的了解得知，采购员正因为是知道保修卡是仪器

6、设备的重要终身资料，直接影响到设备运行过程中的维修与维护，也是当设备发生故障时与供货商交涉的重要凭据。但是，因为没有相应的档案管理制度明确规定必须随设备入库及时归档，反倒“不敢随便放到资料库里”，而是自己慎重收藏起来了。　　这种现象随着近年来《验收办法》和《评分细则》的宣贯落实，已经引起了建设单位的高度重视，基本建立健全了档案管理制度。在近年来的档案检查验收中可以明显体现出来，项目档案的基础管理和档案完整性都有了很大进步。　　二、档案制度的可操作性　　目前项目档案管理制度方面的问题，已经深入到了制度要求与建设单位岗位设置和工作流程建

7、设相关的可操作性、与业务部门和档案管理部门相关人员业务素质相关的执行操作严谨性等方面，成为制约项目档案管理质量和效率的深层次因素。　　以资料的收集整理和案卷归档环节为例，这是作为素材的文件资料转化为规范档案的关键一步，但又恰恰出现在业务和管理两类职能部门的工作界面上，如果管理制度缺乏明确的职责和分工要求，就很容易造成工作的脱节：业务部门可能会觉得我们只需要忠实的收集、提交建设过程中形成的资料给档案部门即可；而档案部门则可能以为自己不懂技术，所以完备、条理、规范地组卷是业务部门的事，自己只需要做到严格记录、安全保管、提供利用就可以了。

8、比如笔者所在单位，几年前某固定资产投资项目接近尾声时，业务部门推着小推车把毫无逻辑排列的一堆材料交给了档案室，而档案室对于整个项目的情况不了解，无法条理系统地整理这一车杂乱无章的材料。匆忙中两个部门勉强配合把材料大概进行了整理，结果档