暨大秘书实务复习题及答案

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1、秘书实务第一章：秘书实务概述一、秘书实务的内容1、秘书的含义：一般而言，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策、综合协调、沟通信息以及办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。2、秘书实务的含义：1）从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支，它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。2）从秘书工作职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际实务的过程，即秘书具体办理事物的职能。综上，秘书实务的研究对象是秘书辅助管理中

2、所涉及的具体业务工作程序、方法和技能。从秘书工作的实践出发，分析其主要特点，揭示其一般规律和特殊规律，为培养学生掌握秘书业务知识和实际操作能力提供理论指导，具有重要的意义。3、秘书实务的内容：1）秘书的接待工作2）秘书的日常事务工作3）秘书的沟通与协调工作4）会议组织与服务工作5）组织安排商务活动6）文书处理与档案管理工作7）参谋与信息调研工作8）公文写作二、秘书实务工作的性质与特点1、性质：1）辅助性2）服从性3）服务性2、特点：1）综合性与专业性相统一2）被动性与主动性相统一3）机要性与政策性相统一4）经常

3、性与突击性相统一三、秘书应该具备的能力及职业道德1、秘书应该具备的能力1）智能方面：敏锐的观察能力、良好的表达能力、出众的记忆能力、自如的社交能力、良好的沟通能力2）思维能力方面：深刻的思考能力、全局的综合能力、快速的分析能力、灵活的应变能力3）组织能力方面：游刃有余的协调能力、点面兼顾的计划能力、运筹帷幄的调度能力、高效可靠的管理能力2、秘书的职业道德1）爱业敬业，忠于职守2）服从领导，当好参谋3）遵纪守法，廉洁奉公4）任劳任怨，乐于奉献5）善于合作，严于律己6）文明礼貌，谦虚谨慎7）实事求是，用于创新8）恪

4、守信用，严守机密四、秘书工作的方法1、将工作分类排序处理分类的依据主要有：1）按照事情的轻重缓急排序处理；2）按照事情的性质分类处理；3）按照事情的相关性原则排序处理；4）按照事情的工作属地原则排序处理；2、科学合理地使用工作时间1）避免盲目地使用时间2）合理分配各项工作使用的时间3）在规定的时间内完成工作4）合理使用零碎时间的方法3、经常性工作规范化、程序化4、井然有序地存放文件和物品5、养成有利于工作的好习惯1）做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防范于未然2）在工作时间里不作与工作无关的事，特别是私事3）不

5、将情绪带到工作中4）不断的学习与总结第二章秘书的接待工作一、商务接待礼仪1、称呼礼仪1）泛尊称2）职务称3）职衔职业称2、握手礼仪握手必须用右手、握手要热情、握手要注意力度、握手应注意时间握手的顺序：职位高者、主人、年长者、女性应该先伸出手；在商务活动中，更注重职务的高低，职务高者、主人先伸手；年轻人之间的交际活动，谁先伸手都没关系3、介绍礼仪1）自我介绍2）为他人介绍——“让位尊者先了解对方情况”把社会地位低者介绍给地位高者，把主人介绍给客人，把男性介绍给女性，把年轻人介绍给老人，把未婚者介绍给已婚者，把和自

6、己关系亲密的一方介绍给另一方。在公务活动中，优先以职位的高低来决定介绍顺序。一人与多人见面，把一人介绍给多人。4、名片礼仪1）名片的递送2）名片的接受3）名片的存放5、方位礼仪国际上，中间为尊，右高左低，近高远低。中国传统，以左为尊，其他方位礼仪与国际上相同。1）行走：需并排时，右为尊；前后礼仪，遵循“前高后低”原则2）一般的座次一般来说，越靠中间的座位越好。多人并坐时，主人应该请客人坐在他的右边。（男左女右）3）谈判座次4）宴请座次6、前后礼仪1）行走：前高后低。如果遇到人多拥挤时，随从人员需要开路，走在客人

7、左前方，约一步半的距离。2）上下楼梯：上楼梯尊者在前面，下楼梯尊者在后面。3）乘电梯：有电梯工尊者先进，无则位卑者先入。4）进出房门：位卑者推门，尊者先入；先出后入5）座位排列：会议或典礼：尊者前排小轿车：有司机，座位位次由高到低是后右、后左、后中、副驾驶；主人驾驶，座位位次由高到低是副驾驶、后右、后左、后中。多排客车：以靠窗、靠前为尊二、接待的准备工作1、接待工作的环境准备1）硬环境绿化、空气、光线、声音、办公室布置2）软环境组织文化环境、接待礼仪环境2、接待工作的物质准备1）必备用品的准备办公设备、茶水与茶

8、具、文具用品、书报架2）辅助用品的准备接待用车、接待标志、接待设备、接待礼品3、心理准备三、日常接待工作的基本程序1、接待规格：1）种类：①对等规格接待②高规格接待③低规格接待2）接待规格的确定：一般的公务活动中，采用最多的是对等规格接待。3）影响接待规格的因素主要有：来访者的身份/双方的关系和利益/对方的会见要求/一些突然的变化会影响到既定的接待规格对以前接待过的客人，接待规格最好参