采购报价作业流程

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1、采购报价作业流程程序文件文件编号PR/GZ-08-01修订状态8><#004699'>A0采购报价作业规范实施日期2007/10/2011>.0目的：规范公司所有外购物料及服务（外发加工）的报价审批程序，落实对供方所报价格的比较、审核及监控功能，使各供方合理报价、定价，以维护公司利益，规范公司报价作业。2.0适用范围适用于公司内外购物料及服务（外发加工）的报价作业。3.0定义3.1零星（现金）采购物料：指生产辅助材料、维修类材料、易耗件、生产难以控制材料、新开发产品样品用料等。3.2特殊物料和大宗物料：指单位价值超出500元以

2、上的物料（不锈钢卷料、PP原料、机械设备）及顾客指定品牌、进口温控器等。3.3专项费用：指公司内所有产品认证产生相关费用。4.0职责4.1采购员：对所负责外购物料及服务（外发加工）报价进行评估、初审、报批，以及与供方进行价格谈判等相关事宜。4.2采购部经理：对所有外购物料、服务（外发加工）及专项费用价格评估、价格谈判、报价单审核等事宜。4.3总经理：对公司所有外购物料、服务（外发加工）及专项费用价格的审核批准；审核现金支付采购金额10000元以上的物料。4.4财务部：对公司所有外购物料、服务（外发加工）及专项费用报价单稽核评估

3、并依据审批有效的报价单进行核算、计价。5.0工作程序5.1报价作业5.1.1报价审批规定是指已同公司确立正式合作关系的供方，或预选多家备用而尚未确定业务合作关系的供方之报价审批程序。5.1.2采购员接到《申购单》、《物料需求计划表》后，以电话或传真方式告之供方，要求传真《报价单》。5.1.3认证工程师接到经总经理批准的《联络单》后，拟订认证需求传真或样品邮寄至认证公司，要求传真《报价单》。5.1.4选择供方报价时，需参考市场行情、以往的采购记录，选择两家以上供方进行比价或经分析后议价。询价应以原来供应公司物料且有能力、有信誉的

4、合格供方作为优先询价对象。若属签订《购销合同》的供方则参考《购销合同》条款，若属未签订《购销合同》的供方，则以双方确认的《采购订单》、口头协议执行。5.1.5当采购员确定需要开发新供方或原供方单价变更时，采购员应提供样品或图纸给供方，要求供方给予报价，并要求供方相关权限人员签名并加盖业务章。若属无样品或图纸提供的物料、物品时，可先通知供方送样，然后由采购员依样品与使用部门或技术部门确认。样品确认依【采购作业流程】执行。5.1.6若供方报价的规格与请购材料规格略有不同或属替代品，采购员应知会使用部门或申购部门，经审核后采购员应附

5、新资料并于《申购单》、《物料需求计划表》上注明。5.1.7采购员获取《报价单》后，制作《原材料比议价表》，（除特殊物料、大宗物料、专项费用无法制作《原材料比议价表》外），同《报价单》一起交采购部经理，采购部经理按《原材料比议价表》、《报价单》、《购销合同》或《采购订单》，对单价、交货方式、税票、品质、供货能力等进行评估，必要时，可进行市场调查。采购部经理审核确定供方及价格后，《报价单》交采购员回传至供方。复印三份，一份交财务，一份交采购经理、一份自存。5.1.8生产辅助材料、维修类材料、易耗件、生产难以控制材料、新开发产品样品

6、用料因供方变更可能性大，可直接依供方之报价单审批。5.1.9零星、现金购买或外出采购之物料因使用频率低、品种多、没有固定供方，其相应的报价资料或报价单经采购员初评后交采购经理审批，无须填写《原材料比议价表》。其单价的合理性与真实性由财务部组织进行定期或不定期的核查与确认，维护公司利益。5.2资料存档5.2.1采购员负责有效《原材料比议价表》、《报价单》、《购销合同》、《采购订单》资料的存档管理。5.3作业声明5.3.1各部门所使用的物料或其它用品的报价均按此程序操作。5.3.2委外加工、外协报价作业按此程序操作。5.3.3所有

7、材料单价的确认与审批必须依本程序规定的相关人确认后方可生效，任何单位或个人未经公司授权均不得以任何形式参与或影响报价之正常程序（特殊情况须总经理授权除外），否则采购部不得采购，财务部不得给予付款作业。6．0相关/支持文件6．1【采购作业流程】6．2【供方评审及管理控制程序】7．0记录和表格7.1《原材料比议价表》7.2《报价单》7.3《购销合同》7.4《申购单》7.5《物料需求计划表》7.6《采购订单》7.7《合格供方名册》8.0报价流程图：第PAGE44页