探求信息化对城建档案发展的影响

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1、探求信息化对城建档案发展的影响　　一、全国城建档案信息化现状　　(一)信息资源建设情况　　1、纸质档案数字化情况：有相当一批城建档案馆开展了纸质档案数字化工作。两种模式：一种是全部馆藏档案数字化。武汉是全国全部馆藏档案数字化第一家;第二种模式：馆藏重要档案、利用率高的档案先行数字化。目前大部分为此种模式。　　2、电子文件归档情况：有少数城建档案馆开展了电子文件归档工作的实践。典型城市有珠海、天津、大连、芜湖、廊坊等。从电子文件归档领域来看，仅限于工程领域，还没有发展到建设系统业务管理。工程电子文件归档有四种模式：第一种，无软件模式，如景德镇、无

2、锡市城建档案馆。这种模式的优点是简便;缺点是没有背景信息，不能前端控制，真实、完整、有效性不能保证;与档案管理软件对接困难;成本高;占用空间大。第二种，归档软件+扫描模式，如天津、广州市城建档案馆。这种模式的优点是与档案软件对接方便，一定程度上保证了真实、完整、有效性;缺点是成本高，占用空间大。第三种，归档软件+格式转换+扫描模式，如苏州、昆山市城建档案馆。这种模式优点是格式统一，便于保存和利用;节省扫描费用;节省存储空间。缺点是仍不能取代一些文件的扫描。第四种，资料文档一体化软件+格式转换+扫描模式，如珠海、大连、芜湖市城建档案馆。这是一种最

3、理想的模式，这种模式的优点是更方便建设、施工、设计、监理单位;缺点是需要协调，两个软件融合统一有难度。　　(二)保障体系情况政策法规方面：　　国家层面发布的文件有：电子公文归档管理暂行办法(2003.7国家档案局令第6号);《电子文件管理暂行办法》(厅字[2009]39号);《国家电子文件管理工作规划》(2011-2015);住房和城乡建设部2004年发布了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》。标准化建设方面：国家建设部门颁布了5个标准：《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2002);《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T

4、117-2007);《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011);《建设电子档案元数据标准》(CJJ/T187-2012);正在修订《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328)等。　　(三)信息资源服务情况　　1、信息化对档案信息资源开发利用的作用：内部检索。　　2、信息共享问题：各城建档案馆的档案管理系统彼此独立，互不相通，形成一个个信息孤岛，没有实现共享。目前没有全国性和地区性的城建档案目录中心，没有一个权威的中国城建档案网站，更没有全国城建档案数据中心。城建档案信息资源与相关单位和部门政务网的链接很少。　　(四)信息安全管

5、理情况　　1、信息安全意识很强(上网档案几乎没有)，技术措施有待加强。　　2、异地备份：各地开展了异地备份相关工作，按照住房和城乡建设部异地备份工作方案，河北、江西、浙江、贵州、广西、安徽、江苏、新疆、湖北、吉林、山西、四川、广东、山东等省均开展了省际合作。　　二、存在的问题　　目前，全国城建档案信息化存在以下问题：法律缺失。受《电子签名法》局限，电子文档(接收、数字化)在法律上没有凭证作用，这对档案界是个重要打击。没有法律地位的电子文档路在何方?观念陈旧。一是重要性认识不足。对信息化的认识仅仅停留在：信息化只是为提高工作效率;现代化的名片没有

6、认识到;信息化是适应社会环境的必然之路，信息化决定了城建档案馆的生存。第一，电子档案的形成对档案馆的压力：公文，业务管理文件，工程资料。不能顺应形势必将被历史淘汰;第二，档案利用方式对档案馆的压力：如对地下管线的利用，不能发挥作用的档案，就如同一堆废纸;第三，档案库房的压力：二是档案是保密信息，不能上网、不能信息化。错误之处在于：第一，大部分档案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最长30年后也必须解密。第二，不是说敏感信息就不能上网。三是没有证据作用，不接收电子档案。原始凭证性，信息化难以达到，由此导致许多城建档案

7、馆不接收电子文件，尤其是在地下管线档案问题上。效果不显著。一是信息化没有减轻工程档案形成单位的负担。甩掉图板、使用软件，但是移交档案仍然必须以纸质形式提交，而且要求两套制，不仅没有减轻负担，反而增加了负担。二是信息化对城建档案馆起到的作用不够显著。动力不足。一是外部没有用户导向;二是内部没有生存压力。　　三、信息化建设的发展方向　　总体来看，城建档案信息化发展方向有以下几个趋势：　　(一)从档案管理到信息管理。城建档案信息化是形势所迫，全球信息化浪潮、电子计算机的普遍使用、查阅利用的需求。档案管理与信息管理的区别是，档案管理只管档案载体，你查我

8、调，领上路;信息管理要管档案内容，你求我供，送到家。　　(二)从筑建档案库到构建数据库。　　(三)从纸质档案数字化到接收档案数字化。　　(四)从工程档