行政人员行政办公必备的管理工具

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1、行政办公管理工具第5章行政办公管理图表5．1日常接待管理图表5．1．1日常接待事项图制订接待计划和预算访客登记来电记录公务接待日常来宾接待商务接待接待总结接待宴请接待报销日常接待事项5．1．2来访客人登记表编制日期：年月日序号姓名所在单位来访人数联系方式证件号码是否预约被访人来访事由时间值班员进入离开123…编制：审核：5．1．3接待工作日记表日期年月日记录人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间…………收发记录接待记录电话记录备注编制：审核：5．1．4客户来电记录表编制日期：年月日来电日期来电时间客户名称联

2、系方式被访人来电事由预约来访时间受理人备注月日时5．1．5来宾接待计划表编制日期：年月日来宾单位来宾人数参观日期姓名性别年龄职务姓名性别年龄职务来宾参观事由及要求有无摄像及其他新闻要求接待部门主要接待人陪同人饮食安排住宿安排接车司机及车辆接待计划接待部门负责人办公室主任行政总监总经理备注5．1．6公司参观登记表编制日期：年月日参观单位参观日期参观人数参观区域参观负责人公司接待部门接待负责人公司陪同人员参观目的参观路线参观内容备注5．1．7公司参观许可证许可编号发证日期印章参观单位参观日期参观人员职务单位

3、参观区域参观内容参观路线相关部门签章主管副总生产部行政部营销部公关主管5．1．8公务接待审批表来宾单位来宾人数来访日期带队人姓名职务停留期限公司接待负责人部门职务来访事由接待费用预算餐饮费用预算额住宿费用预算额其他费用预算额合计预算总额陪同人员要求接待部门经理意见：签字：日期：年月日行政部经理意见：签字：日期：年月日总经理意见：签字：日期：年月日备注5．1．9商务接待安排表填表人：填表日期：年月日来宾单位负责人姓名负责人职务随行人员名单到达时间停留时间人数考察内容接待计划安排车辆使用计划相关事项摄影礼品

4、音响欢迎标语用餐鲜花宣传材料礼仪导游题词水果其它负责接待部门意见签字：日期：年月日总经理意见签字：日期：年月日5．1．10接待宴请申请表编制日期：年月日来宾负责人所在单位工作职务宴请负责人所在部门工作职务宴请时间宴请人数陪客人数宴请理由宴请规格是否符合公司规定部门经理签字批准人签字经办人签字签字日期签字日期签字日期5．1．11接待宴请记录表填表人：填表日期：年月日宴请单位宴请人数客人名单宴请时间宴请地点宴请标准结算方式金额宴请负责人批准人备注5．1．12接待工作总结表编制日期：年月日来宾单位来访人数来访

5、负责人工作职位接待部门接待负责人预计费用实际费用接待任务完成情况第一天第二天……接待总结成功经验待改进之处部门意见签字：日期：年月日5．2行政会议管理图表5．2．1会议事项管理图制订会议计划完成方案审批做好议程安排做好会议纪要发出会议通知组织与召开会议编写会议总结汇总年、月、季度会议会议事项管理5．2．2年度会议计划表会议名称项目举办次数举行日期会议时间会议目的参会人员司仪主席事务负责人会议记录员5．2．3年度例会安排表活动名称日期内容预算承办部门负责人联系方式新年宴会创立纪念日新员工就职典礼员工运动会

6、员工旅游全员表彰大会例行常务会议……记载事项1．2．3．5．2．4年度会议汇总表编号：年度：____年会议信息编号会议名称会议性质宗旨及议题会议地点会议时间参与单位主持人预计人数参会人数1235．2．5会议方案审核表序号审核项目审核建议审核结果1会议的主题2会议的规模：（总人数）查邀请回函3会议预算4会议日期及时间安排5会议总负责人6会议事项分工7会议日程安排8会议流程安排9依来宾名册制定工作安排10各类函件发放工作安排11纪念品选择、购买、包装和备份等事项安排12来宾交通与住宿安排13会场的预订、布置

7、安排和计划14会场花饰、看板和标示计划15服务柜台的安排16会议桌次、座次安排17胸章、名牌安排18新闻媒体安排19拍照摄影安排20服务员着装安排21宴会的形式安排和宴会计划22会场饮品安排23来宾费用支付范围与计划24料理样式和菜单印制25日常用餐安排5．2．6会议安排计划表会议名称会议日期会议地点会议召集单位主持人计划参会人数计划开始时间计划结束时间会议负责人会议记录员拟邀请参会人员参会单位会议宗旨及议题会议流程与会者应备资料会场标示资料会场拟分发资料备注5．2．7会议议程安排表会议主题会议类型会议

8、主办单位会议负责人会议主持人会议摘要会议议题/内容议题1发言人发言时间发言内容议题2发言人发言时间发言内容出席人员会议记录员会议注释：1．2．3．5．2．8会议用品明细表使用日期：年月日会议名称：会议负责人：参加单位：参会人数：会议必备用品名称单位数量规格备注文具笔支便条纸张笔记本本会议一般用品桌子张椅子把花饰盆投影布面讲台个饮料瓶茶杯个烟灰缸个会议特定用品名称单位数量规格备注会议特定用品录音机台录像机台唱机台投影仪台电影放映机台幻灯机台麦