专职秘书在教学医院临床科室中的作用

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1、专职秘书在教学医院临床科室中的作用专职秘书在教学医院临床科室中的作用一、概述　　1.医学秘书的概念　　在欧美国家，医学秘书是指受聘于各类医院、医生个人、政府医疗保健部门、大公司的卫生部门、生活医药医疗用品的大公司、医学科研机构和医药图书出版布部门等处的秘书。这类秘书主要的职责和任务是：与病人预约就诊时间，办理病人的就诊手续，为医生制定的就诊病人联系会诊医院，医疗文件书写，审核医疗保险等，医学秘书要具备良好的医德、较多的医学知识和熟悉工作程序，并掌握会计、保险方面的知识和技能，到专门的培训学校学习，通过考试

2、取得合格证书。　　2.本院专职秘书情况　　本院是大型综合型教学医院，年门诊量达250万人次，年住院量达100万人次，近十年来，患者需求不断增多，医院规模不断扩大，床位达5000张，医护人员的工作量日益增加，工作时间处于饱和状态，医患需求失衡。除了处理临床业务之外，还有大量事务性工作需要处理，一些非医疗性质的工作占了一定的比例，这些工作增加了医护人员体力和精神上的负担。为了给临床医护人员减压，为临床科室专门承担非医疗性质工作，使其有更多的精力和时间投入到医疗、教学、科研和管理工作中，减少繁琐的行政事务性工作

3、的压力，提高管理质量和业务水平，实现人才效益的最大化，为专家配备专职秘书，代其处理可替代性工作的需求应运而生。然而受医院人事编制、职业发展空间的影响，医生秘书这个职业需求旺盛但推广难。结合自身特点，本院于2002年建立了有自身特色的专职秘书体系，部分临床科室配备了专职秘书，到目前为止，所有临床科室均配备了专职秘书。　　二、功能职责　　医院专职秘书定位于科室秘书，从服务对象来说，有别于私人秘书或者办公室秘书，除了主要服务于专家教授、科室主任、技术骨干外，同时也需要协助科室其他医护人员，以及配合医院和各个行政

4、职能部门，一起做好协调管理工作。　　1.科室管理方面　　（1）帮助收集整理科室各类各级人员的信息资料，建立科室人力资源档案资料并定期进行维护。　　（2）认真地做好科室内部、院内和院外会议准备工作，并做好记录，会后及时整理。　　2.医疗、教学、科研方面　　（1）帮助科室收集病人资料、入院病人的登记预约和出院病人随访。　　（2）建立患者投诉、医疗纠纷记录本，收集、整理意见和建议，协助科室负责人和相关部门及时处理，并本文由.L.收集整理记录处理结果。　　（3）协助科室负责人和教学办公室安排科内教学场地，提前准备

5、教具，制作相应教学课件，协助安排研究生论文答辩工作，并负责教学档案和各种教学资料的日常整理和维护。　　（4）及时发布科研信息，提醒医护人员申报各级各类基金课题和科研成果奖，安排好科室各项学术活动，收集整理科室重点学科建设和申报资料。　　3.科室日常工作和考勤　　（1）协助科室负责人做好医护人员考勤记录，记录休假及补休时间，定期向科室负责人报告缺勤事件。　　（2）协助科室负责人书写申请、报告及收发通知，科室负责人审核签核后，送至医院相关部门或领导，及时向科室负责人反馈。　　（3）及时向科室负责人和相关部门汇

6、报科室发生的突发事件，按时完成医领导、相关部门和科室负责人临时交办的各项工作和任务。　　4.信息交流、传递及反馈　　（1）协助医院行政部门发布各种信息。　　（2）建立文件收发登记本，负责科室信件的收发、登记和管理。　　（3）公务电话登记，及时联系相关人员。　　（4）协助护士长对患者进行满意度调查，及时对信息分析反馈。　　三、作用及效果　　1.根据临床科室需求合理安排秘书入职　　本院招收的专职秘书来自不同的专业，包括医学、计算机、电子商务、信息管理、外语等。在秘书招聘之前，由科室向人事科提出申请，人事科根据

7、每个科室需要专职秘书的专业、业务技能等进行调研，由医院对秘书进行统一培训、考核，将条件相符的秘书合理地分配到相应科室，既满足了临床科室的特殊需求，又充分发挥专职秘书的专业特长和各项技能，对科室的发展和专职秘书的价值体现都有很大的帮助。　　2.优化临床科室事物流程，保证更优质的医疗护理　　医院尤其是教学医院，作为高技术、高人才密集型单位，一方面医护人员要面对患者，要保证医疗质量;另一方面又要进行教学和科研，还有其他行政工作，医护人员需要更多的时间、更大的空间。因此，专职秘书体系应运而生，从临床科室反馈，医护

8、有更多的时间与患者沟通，不仅可以较少医疗纠纷，同时有更多的时间进行学术研究。　　3.信息传达及反馈质量，提高效率　　随着医院的不断扩大，医院各临床科室床位扩张，科室人员增加，各种新技术新业务逐步开展，各科室之间有了更多的联系和交流，专职秘书将科室内部信息和医院下达的各项政策及决定快速、准确、有效地传递给科室人员，使科室人员及时了解科室医院各项政策和规定，加快了信息的传递和反馈速度，保证了医院各项政策精神在临床科室的透明化，让科