浅析文秘工作在企业档案管理中的重要性

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1、浅析文秘工作在企业档案管理中的重要性摘要：随着时代的进步，企业运营过程中面临的竞争和挑战越来越严峻，对企业内部的各项工作都提出了跟高的要求。文秘工作和档案管理工作对企业的稳定发展具有重要作用，为了进一步促进当代企业的运营水平，本文探讨文秘工作在企业档案管理中的重要性。中国3/vie　　关键词：文秘工作；企业；档案管理；重要性　　各类档案是企业发展过程的真实写照，文秘工作主要是处理各类公文，今天的公文就是明天的档案，因此文秘工作与档案管理工作具有密不可分的内在联系，但是对于目前而言，很多企业的文秘工作和

2、档案管理工作都是相互独立的，没能发挥出二者相辅相成的作用，因此有必要进一步探讨文秘工作在企业档案管理中的重要性，为相关工作开辟思路。　　一、文秘工作与档案管理工作的联系　　在企业的经营发展过程中，文秘工作与档案管理工作具有密切的联系，二者可谓相辅相成、联系紧密。　　一方面，文秘人员想要切实做好自身的工作，往往离不开档案管理工作的支持。在文秘工作中，文秘人员通常需要完成各类文件的上呈下传工作，很多文件材料都需要及时递交给领导，之后再进行催办和归档，而在企业决策者需要查看企业的档案资料时，文秘工作人员又要

3、及时为决策者收集所需的材料，这就需要档案管理工作的支持，因此档案管理工作的质量在一定程度上也关系到文秘工作的效率，而文秘工作的效率又会直接影响到企业的很多经营环节，所以说，企业的经营离不开文秘工作，而文秘工作则需要档案管理工作的支持。　　另一方面，高质量的文秘工作又是档案管理工作的坚实基础，想要将各类档案及时归入档案馆，文秘人员可谓是发挥着至关重要的作用，企业经营过程中涉及到了文件资料数不胜数，这些资料的上传下达工作都需要文秘人员来完成，特别是在21世纪的今天，随着国民经济水平的不断提升，各类企业的经

4、营规模都在逐渐扩大，因此企业各项经营活动涉及到的文件材料也在日益增多，不仅如此，目前企业运营过程中涉及到的文件已经不仅仅是纸质文件，电子版文件也越来越多，想要将各类文件全部转化为档案进行存档，其工作量不容小觑，而在各类文件转化为档案的过程中，文秘人员发挥着十分重要的作用，假设文秘工作效率低下、工序混乱，那么各类公文就无法及时的存档，甚至会出现缺失的现象，由此可见，只有文秘人员具有良好的档案管理意识和工作协调能力，才能促进档案管理工作高效高质的进行。由上述内容不难看出，档案管理工作与文秘工作是密不可分、

5、相辅相成的关系，文秘工作离不开档案管理工作的支持，而档案管理工作又要以文秘工作当作基础依托。　　二、文秘工作在企业档案管理中的重要性　　（一）文秘工作有利于档案收集　　在开展档案管理工作时，全面收集档案是主要任务之一，而且收集档案也是整个档案管理工作的起始和开端，如果起始工作不能及时完成，那么其后的整理、编研等各个环节的工作效率都将受到一定的影响，档案收集工作的质量直接关系到档案的高质性和齐全性，如果档案收集工作中出现疏漏，很容易导致档案残缺不全，因此档案收集工作的重要性不言而喻。　　文秘人员在日常工

6、作中的一项主要职责就是起草和颁布各类文件，并且文秘人员还需要负责文件资料的上传下达，由此看来，文秘工作人员就相当于各类文件资料的中转站和集中营，因此在企业的档案管理工作中，完全可以发挥文秘工作人员的优势，由文秘人员负责各类档案的收集、分类等前期工作，例如在一些企业中，档案管理人员在将文件进行归档时经常发现，很多文件只有定稿，缺少修改稿以及原稿，领导批示的原稿具有很高的存档价值，可是却经常缺失，然而档案管理人员想要凭借自身的工作来避免此类现象，需要面临很大的难度，此时就可以充分发挥文秘人员的优势，让文秘

7、人员重视修改稿和原稿的收集、整理，避免具有存档价值的文件资料出现缺失现象。另一方面，想要提高档案管理工作的效率，就需要档案收集工作具有及时性，只有及时完成档案的收集工作，才能尽快开展后续工作，而文秘工作参与到档案管理工作中之后，就可以在处理文秘工作的同时完成档案的收集和整理，并且还可以将各类文件资料进行简单的分类，这样就可以大大提高档案管理工作的效率，由此可见，文秘工作对档案管理工作具有十分重要的作用。　　（二）文秘工作有利于提高档案质量　　公文是文秘工作人员最常接触的事物之一，文秘人员在日常工作中有

8、很多时间都在处理公文，在企业的各类公文中，有些是由办公室统一拟制的，也有一些公文是职能部门起草的，之后需要交由文秘人员进行审核，通过审核后再由办公室进行印发。由此不难看出，在一个企业中，公文的质量在很大程度上取决于文秘工作的质量，而企业的很多档案恰恰就是由公文演变而来，因此公文的质量又关系到档案的质量。综上所述，档案质量的高低与文秘工作也是息息相关，可以说公文就是企业档案的最初形式，因此保证公文质量就是提高档案质量的基础。在企业起草各类公文的过程中，由于