档案数字化技术要求及归档流程

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1、档案数字化技术要求及归档流程档案数字化加工依据：中华人民共和国行业标准DA/T31—2005《纸质档案数字化技术规范》省、市档案政策《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》《台州市市直单位纸质档案数字化实施细则》工作流程：扫描--图像处理--文件合成--OCR处理—图像存储--数据质检--（数据挂接）--归档移交一、扫描（一）扫描前处理1、拆除装订物务必在扫描前仔细检查装订物，把钉书针拆除，否则会损坏扫描仪。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。2、编印页码有文字的页面均需编上页码，这样才能准确知道每件文件的页数。3、不

2、要装订扫描以后再装订，这样可以免除拆卷、重新组卷的麻烦。4、区分扫描件和非扫描件（二）技术参数：扫描色彩模式：彩色模式扫描分辨率：300dpi（三）仪器设备：“档案数字查阅处理中心”柯达高速扫描仪——A4幅面清华紫光高速仪—幅面小于等于A4；爱普生平板扫描仪—幅面小于等于A4；清华紫光平板扫描仪—幅面A3；（四）具体操作以柯达高速扫描仪为例：启动扫描仪→设置参数→放入纸质文档→扫描→完成。（五）注意事项1、由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。2、发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图

3、像位置。补扫图像插入：重命名补扫图像。重命名时，先把补扫图像按前一顺序图像的文件名命名，再在文件名后面按顺序加a、b、c……3、发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。二、图像处理（一）图像偏斜度、清晰度、失真度等不符合图像质量要求时，应进行图像处理。1、纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。2、去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的

4、原则。（二）采用软件Photoshop7.01、纠偏：导入文件→矩形选择工具→自由变换（ctrl+A+T）→旋转合适角度→确定2、旋转：导入文件→图像→旋转→选取角度3、去污：导入文件→矩形选择工具→框选出污点→按删除键三、文件合成将几个JPEG图像文件合并成1个PDF多页文件1、采用软件AdobeAcrobat9Pro2、具体操作启动AdobeAcrobat9Pro→选中一个文件包含的所有图像文件→点右键，选择“在Acrobat中合并支持的文件”→合并文件→命名保存到相应文件夹。四、OCR文字识别将合并得到的PDF文件进行

5、文字层与图像层剥离处理。1、采用软件AdobeAcrobat9Pro2、具体操作启动AdobeAcrobat9Pro→导入PDF文件→点击菜单栏“文档”→点击“OCR识别”→完成五、图像存储1、存储格式采用PDF格式存储。2、图像文件的命名以案卷为单位，建立相应的电子文件夹，文件夹以案卷标题命名。该案卷下的每份文件以所在案卷的卷内目录顺序号（件号）命名，比如1、2、3。。。六、数据质检七、数据挂接（由档案馆统一挂接）八、归档移交每一卷纸质档案对应建立一个档案文件夹，文件夹以纸质档案案卷标题命名，文件夹内电子文件要以纸质档案

6、卷内目录文件顺序号（阿拉伯数字）命名。2009年会议记录1234Word文档转化成PDF文档具体操作：打开Word文档→在菜单栏里点击“AdobePDF”→选择“转换为AdobePDF”→点击保存到目标文件夹→完成。EXCEL文档转化成PDF文档具体操作：打开EXCEL文档→在菜单栏里点击“AdobePDF”→选择“转换为AdobePDF”→转换范围选择“工作表”→点击“转换为PDF”→点击保存到目标文件夹→完成。备注：在选择工作表时，如果EXCEL文档有若干张工作表，且同为一个文件，那么全部选取，再点击“转换为PDF”；如果

7、EXCEL文档有若干张工作表，分属不同的文件，那么逐一选取单张表格，再点击“转换为PDF”。