文档管理系统工作范围说明书

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1、1文档管理的一般功能1.1全文检索用户只需要输入文档中的某段文字，就可以通过全文检索的方式，快速搜索到文档库中的所寻找的文档1.2系统支持两级回收站，也就是当用户删除文档时，文档会放入站点级回收站中。当文档在站点级中被清空时，文档会放入站点集回收站中，而不是立即彻底删除用户可以从回收站中恢复某个文档1.3文档的授权可以直接对用户和邮件组进行授权，也可以对用户组进行授权，可以授予用户对文档库中的文档进行完全控制、修改和读取等权限。2文档的安全文档是公司宝贵的财富，文档的安全非常重要，完善的文档管理系统，从两个方面对文档进行保护2.1获取文档的控制只有被授予权限的用户才能从系统中获取文档，并进行相

2、应的操作。SharePoint提供了强大的权限控制功能。²可以为不同的用户对目录、文档分别授予读取和编辑等不同的权限。²文档可以从目录继承权限²子目录可以从父级目录继承权限2.2文档内容的保护（需RMS的支持）用户只能打开自己从系统中获取文档的，其他人不能打开。RMS提供了对文档内容的保护。²用户从系统获取的文档是加密的，并且附加了下载用户的信息。²用户在打开加密文档时，RMS验证当前用户是否下载用户，只有下载用户才可以打开文档。²可以控制是否允许修改、复制内容、打印，及文档的有效期1.1外发协作文档的保护可以用PassPort对外发文档进行保护，只能用指定的PassPort帐户打开文档，并进

3、行被授予权限的操作，文档在有效期后，不能再打开。1.2支持的文档类型²微软的Office产品（包括SharePoint）完全支持RMS，是RMS应用最广的产品。²Word、Excel、Outlook等和RMS服务器配合，可以实现单个文档或邮件的加密保护。²SharePoint和RMS服务器配合，可以实现文档库的加密保护。1归档文档库保存公司历史的不再需要更新的文档。1.1树形目录的存储结构归档文档的数量较大，类型较多，通过树形目录的方式，可以较好的对文档进行分类和管理1.2归档文档的属性归档文档库中的文档定义了丰富的属性，以存储文档详细的信息1.1归档文档库的管理²归档文档库由文控部门全权管理

4、。²文控部对归档文档库的目录结构进行合理的组织和分配。²文控部将文档放置到合适的目录下。²文控部根据用户的工作需要，给用户授予目录和文档的适当的权限。1.1归档文档和目录的授权²目录的浏览权限用户可以看到并浏览有权限的目录及其下的文档，看不到没有浏览权限的目录。但需要文档的打开权限才能进行查阅；²文档的打开权限用户可以查阅有打开权限的文档的内容；如果没有文档的打开权限，用户可以发起借阅申请，请求文档的打开权限。²提供了文档批量继承和脱离目录的授权的操作功能，以方便文档管理员的授权1.2归档文档的借阅²用户打开没有权限的文档时，页面将跳转到归档文档的借阅申请页面；²借阅申请需要经过文档管理员设置

5、的申请人的经理和文档所有者审批；²审批通过后系统自动为申请人在设定期限内开放文档打开的权限。1.3归档文档的检索可以对归档文档的属性进行模糊查询，以找到需要的文档。1在用文档库保存公司当前正在使用，并需要不断更新的文档，由文档的责任人员和文控部门共同管理1.1在用文档库列表在用文档库采用分页的列表的显示方式，来管理大量的在用文档。1.2在用文档库的分类根据文档属性的不同，将文档分成不同的类别进行管理，例如内部文档、外部文档和技术图纸等。²内部文档公司内部的文件和记录等，主要是Word和Excel类型的文档²外部文档公司外部的文件等，生产中需要的标准等文档，主要是XPS格式文档。²技术文件生产中

6、需要的图纸等文档，主要是XPS格式文档。1.1文档的发布、改版和废弃²用户填写一个文档的发布、改版或废弃的申请，附上相应的文档，然后提交。²文档管理员检查申请和文档是否符合要求，然后将申请转到相应的人员进行审批。²所有人都审批通过后，文档管理员将文档发布。1.1在用文档库的授权²只有被授权的用户才能看到相应的文档并打开；未被授权的用户看不到相应的文档。²文档在审批过程中，只有文控部和相关审批人员才能看到。²文档在发布或改版时，系统根据申请中的发放范围，自动对发放范围内的人员授予相应的权限。1.2在用文档的关联文档可以关联其他文档，也可以被其他文档关联，通过关联文档和被关联文档，可以找到文档所有

7、相关的文档，以进行参考。鼠标放到文档上自动弹出关联和被关联的文档。1.3我的文档文档库中文档的数量较多，但用户关注的可能只有几篇文档，用户在文档上进行“加入我的文档”操作后，文档就会添加到我的文档中，方便用户使用常用的文档。并且可以接受我的文档的变更通知。1.1最近浏览最近浏览中会列出用户最近浏览过那些文档，方便用户打开最近浏览过的文档。1.2文档的过滤可以对文档的属性进行精确的匹配，以选择具有指