易用系统使用说明书.doc

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1、易用电子文件档案一体化管理系统使用说明书一.建立易用电子文件档案一体化管理系统前的准备每一个用户在使用易用电子文件档案一体化管理系统（以下简称系统）之前，应该知道运行本系统对微机软、硬件条件的要求，以便你准备好你的设备，保证本系统的顺利安装和正常运行。１.硬件环境要求奔腾２（６８６）及以上各档次微机，硬盘容量要求１０００Ｍ以上，内存容量６４Ｍ以上。打印机要求能在WINDOWS的打印设置上设置打印纸规格为Ａ４（２１０＊２９７MM），如各种激光打印机、喷墨打印机、针式打印机等。２.软件环境要求中文ＷＩＮＤＯＷＳ９８／２０００／ＭＥ／ＸＰ操作系统，汉字

2、录入软件可使用任一汉字录入软件或操作系统本身带的汉字输入方法。３.系统准备微机显示器的显示方式设置为８００＊６００或更高，颜色设置为增强色(16位)，高级设置将字体设为小字体。将当前使用的打印机设置为默认打印机。二.系统安装系统安装盘为光盘一张。安装开始，将光盘放入光驱，依次点击开始／运行，输入X:SETUP（用光驱的盘符代替X）；或点击‘我的电脑’，再点光驱符（光盘放在此光驱内），再点SETUP图标，系统即开始安装运行。请按屏幕提示操作，一般都选‘继续’或‘确认’。注意：其中系统安装的盘符与文件夹可用默认，也可自己设置（即盘符和文件夹都可改动）

3、。安装过程结束时，屏幕会提示安装工作完成，你只要点击‘完成’按钮，屏幕显示返回WINDOWS桌面。(将本软件系统拖放到WINDOWS桌面上的方法:在WINDOWS桌面，点击开始／程序／易用电子文件档案管理软件，然后将光条移到‘易用电子文件档案一体化管理系统’项上，按鼠标右键，弹出一个快捷菜单，点击'发送到...''桌面快捷方式'，系统图标即出现在桌面上，拖放工作完成)。如果要让局域网内的用户能使用本系统，则应将本系统所在的文件夹置为公用文件夹。并在某一台微机上打开该公用文件夹，将‘易用文档’文件图标拖放到本台微机的桌面上，操作方法类同前。安装工

4、作完成后，请将系统安装盘收存放好。三.系统运行使用１.系统构成系统由‘易用电子文件档案一体化管理系统’，‘易用电子文件档案管理系统使用说明书’两个部份构成。这两个部份在WINDOWS桌面的‘程序’子菜单的菜单项‘易用电子文件档案管理软件’的子菜单中显示。分别点击这两个部份，将进入运行‘易用电子文件档案管理系统’，显示‘系统使用说明书’。２.系统启动点击开始／程序／易用文件档案管理软件／易用文件档案管理系统或点击桌面上‘易用系统’的图标，即进入本系统。计算机显示的本系统初始屏幕上标示了本份软件的合法使用单位名，并提示用户输入用户代码及口令。用户代码

5、最多有１８个（其中内部用户９个，A1--A9，A1是系统管理员代码，其初始口令随系统安装盘提供。普通用户代码A2--A9及网络检索用户代码B1--B9，其对应的初始口令由系统管理员在‘系统生成与维护’中设置）。系统确认用户代码和口令后，进入本系统主菜单。主菜单由菜单项‘收发文管理’，‘档案管理’，‘档案业务综合管理’，‘系统生成与维护’，‘退出’构成，点击任一菜单项即进入相应子系统。３.档案管理使用档案管理子菜单由菜单项‘档案工作库选取’，‘档案信息录入’，‘档案编目打印’，‘档案信息检索’，‘档案信息维护’组成。1).档案工作库选取系统可以同时

6、管理多个（最多３６个）不同类型的档案库，但每次只能对一个档案库进行录入／编目打印／档案检索／检索信息维护等操作。因此，每次工作必须首先要选取一个档案库，以便对其进行操作（如要对别的档案库进行操作，则要重新进行一次选择档案库工作）。点击‘档案管理’，弹出下拉菜单，点击‘档案工作库选取’，显示档案库选取窗口，点击其中一个档案库名，完成档案库选取工作。2).档案信息录入为档案信息安全起见，在本系统内档案信息库分为录入库与系统库。档案录入库类似于档案整理室，档案系统库类似于档案库房。档案信息录入工作在录入库中进行，档案编目打印／检索／信息维护等工作在系统

7、库内进行。点击‘档案信息录入’，进入档案信息录入界面。录入界面由‘目录’‘浏览’两个窗口（文书文件等库还有全文窗口，文书归档文件库还有电子文件导入窗口等）组成。‘目录’窗口是录入档案目录内容的界面，档案目录中每个项目录入内容的规范要求已在窗口底部的提示栏中提示。窗口左下角的序号栏显示当前这一条目录信息在档案库中存放位置的序号，它是由系统自动形成的。每次进入录入窗口，‘目录’窗口都显示库内最末一条档案信息，此时要到库内第一条，只要点击‘下一条’按钮两次，即可。要在库的末尾顺序录入档案信息，点击‘添加’键，将出现一个空白的目录窗口等待录入。如果要将当

8、前条的全部内容（注意：当前条是指正在录入窗口显示的那一条，因此库内任一条档案信息都可以成为当前条）复制到‘添加’的条内，先点击本条复制的