试析港口企业电子文件信息的安全管理

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1、试析港口企业电子文件信息的安全管理随着互联网时代的来临，计算机、网络技术以及智能手机的普及，电子文件大批产生，并且在改善工作质量和提升工作效率上扮演着重要角色，港口企业工作中产生的电子文件更是关系重大，电子文件不单是包含个人隐私，各部门核心职能，还与港口企业的利益息息相关，有些还会关系到国家安全。2014年，中共中央办公厅、��务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，其中明确提出“确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导”，国家相关文件的出台，为我们做好港口企业电子文件信息安全管理提供了依据，同时在如今国有企业

2、全面深化改革的背景下，加强港口企业电子文件信息安全的管理，保存好互联网时代企业生产和经营活动的真实记录，已经成为港口档案工作者的紧要任务。中国4/vie　　一、电子文件信息安全管理的概述　　1.电子文件的概念及来源　　国家档案局制定的《电子文件归档与电子档案管理办法》中电子文件的概念是，“能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在同上传送的数字代码序列。”　　电子文件来源于两个方面：一是职能部门自身创建的；二是从工作网络上采集的。一方面，职能部门工作中直接产生的电子文件，文件创建者直接保存和使用，主要是原生性电子文件

3、，以及数据转换来的电子文件这两类。另一方面，不是由职能部门直接产生的电子文件，而是在工作网络（内网或外网）上由职能部门收集下来的，这部分电子文件正常是在部门间的业务交流、单位之间的业务往来中形成的，职能部门为了工作需要而将其下载下来为日常工作所用。　　2.电子文件信息安全管理的内涵　　国际标准化组织2005年发布了《ISO/IEC17799：2005信息安全管理实践准则》，其中是这样概括电子文件信息安全的内涵：　　第一，安全性。确保电子文件信息仅可让获取授权的人访问；　　第二，完整性。电子文件信息的保护和处理方法的准确和完善；　　第三，可用性。确保

4、授权人需要时可以获取电子文件信息。　　我们知道管理学原理中的要素包括：管理者（主体）、管理对象、管理职能的实施、管理目标。因而，电子文件信息安全管理就是：电子文件的创建者和权限使用人在系统管理员对网络安全的保障中，对电子文件生命周期中的风险点进行整体的预防和把控，达到电子文件信息的完整、安全、可用的目的。　　3.电子文件的特点　　电子文件的产生极大地促进了我们的工作效率，它的特点也是显而易见的，电子文件存在对软硬件设备和元数据的依赖性、信息与载体的可分离性、易修改性、类型和格式的多样性等特点，这些特性决定了电子文件安全管理模式的不同。　　二、港口企

5、业电子文件信息安全管理的管理模式及其问题　　信息化建设推动了电子计算机深入应用，原本以纸质载体形式保存的各种数据信息，渐渐替换为电子格式的信息保存，由此产生了大量的电子文件。因此，怎样对港口企业机关中形成的电子文件进行系统、有效的安全管理，怎么解决港口企业电子文件信息管理中出现的问题，是我们港口企业档案工作者面临的一个新的挑战。　　1.港口企业电子文件信息安全的管理模式　　1.1完全采用纸质档案的管理模式　　港口企业现在基本采取的是“双套制”，所谓双套制管理，是在电子文件形成之初制作纸质版本，流程完成后连同电子文件统一归档到档案部门，或者以信息技术

6、部门为归口，实现对电子文件在技术层面上的有效管理。在制定归档制度时，由档案部门进行业务指导、监督。双套制归档储存了同一份文件的电子版和纸质版，丰富了利用方式，提高了利用效率。　　1.2文件产生、运转过程中电子版和纸质版同步流转，是所谓的双轨制的实施，也就是说机构在文件开始流转过程时，就形成电子版和纸质版，两种版本同时处理和归档，可见，双套归档大多是双轨制运转的结果。　　1.3全部在线归档　　为顺应办公自动化的要求，电子文件与纸质文件使用同一系统，统一在相同的计算机管理软件中，实现在计算机网络上“无纸化”的逻辑归档，从而对电子文件实施在线管理。　　1

7、.4实行文件、档案一体化管理　　将电子文件、电子档案融为一个管理系统，使办公自动化与档案现代化系统有效衔接，在工作中对档案信息的数据进行处理，实现对电子文件形成的前端控制，以及文件生命周期的全面管理。　　在现阶段，港口企业办公自动化系统中电子文件的管理一般采用第一种和第二种管理模式，有些部门如集团办公室等，已实行第三种模式，基本实现无纸状态。但对电子文件形成与归档全程管理的系统开发的很少且功能还不完善，同时由于管理理念及制度等方面的原因，对电子文件实行文档一体化还需要一段时间的探索和研究。　　2.港口企业电子文件管理中存在的问题　　2.1电子文件管

8、理缺乏延续性　　由于电子文件相关管理制度不够完善，造成电子文件的保存处于自然形成状态，谁起草就由谁负责保存。由于体制改革，