关于文档分类

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1、个人的电子文件如何分类管理个人的电子文件如何分类管理?这是领导给我出的题目.经过反复的思考,一直没有成熟的想法。如今是信息社会，不仅社会组织要管理电子文件，个人的电子文件也日益繁多，文件夹的管理显得越来越急切。但每个人的工作和学习以及个人兴趣爱好不同，文件的分类也有很大的差异，不敢给他人出主意，只能征求朋友们的管理方案了。       为抛砖引玉，我先把自己的管理方法介绍一下：就像是博客文件的管理，电子文件按文件的类型来管理的。在网易是文本文件（如日志）、图像文件（如照片）、声频文件（如音乐）。      国家有《电子文件管理规范》，将电子文件分了8大类，主要有以下几种：文本文件（字处理软件

2、形成的文件）、图像文件（扫描等形成的文件）、图形文件（CAD、绘图软件等形成的文件）、音频文件（音频设备或软件形成的文件）、多媒体文件（视频或多媒体设备、软件等形成的文件）、超媒体文件（由超媒体链接技术形成的文件）、程序文件（程序设计、编码文件）、数据库文件。       以“载体的异同”可分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件;光盘文件要通过光盘驱动器识读,硬盘文件要通过硬盘驱动器识读,软盘文件要通过软盘驱动器识读。 以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通”软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、ORCAL(“灵通”软

3、件应用的)数据库等。而无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文件带有一定的格式。超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文本文件是不带格式的文本文件。各类数据文件，按“依存环境”分，又有WPS文件(具有金山中文处理软件提供的格式)、DOC文件(具有微软中文处理软件提供的格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提供的表格格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提供的表格格式)、DBF文件(FOXBASE数据库格式)、BMP文件(位图文件格式)、CDA文件(声音文件格式)、TXT文件(纯文本文件格式)等等的分别。格式不同，所需操作条件就不相同

4、，操作方法也有不同。同一内容的文件，又有屏幕文件和存盘文件之分。屏幕文件是在编辑文件，而存盘文件是已编辑文件。存盘文件又有正式文件与备份文件之分。正式文件是文件的正本，备份文件是文件的副本。正式文件还有源文件与目标文件、只读文件可与读写文件、显性文件和隐藏文件之分。源文件是提供编辑数据的文件，目标文件是接受编辑数据的文件；只读文件是只能读出禁止写入的文件，可读写文件是可以再编辑的文件；显性文件是可见文件，隐藏文件是在一定条件下才能显现的文件。它们都是能够满足人们特定需要的电子文件。 明辨电子文件的格式或属性十分重要。它直接关系到同一文件能否放到不同编辑环境下进行操作处理，也关系到不同文件能否

5、放到同一环境下进行编辑操作处理。从而影响电子文件操作的成败、R南量、效益和效益。如何对电子文件分类？电子文件的分类和纸质文件一样，是将具有保存价值的电子文件，按照其自然联系组合成文件的组合体。传统文件分类体现在文件的实体排列上，而电子文件的分类则反映在计算机输出界面的逻辑排列上。WindowsXP的文件管理功能是管理电子文件的实用工具。各单位或各部门文件管理人员可以通过分层次地设置文件夹，使电子文件在计算机存储器中进行科学分类。具体方法是：1、双击桌面上【我的电脑】或鼠标右击【开始】按钮选择【资源管理器】，便可进入资源管理器界面。单击选择一个存储器，如：“H盘”。在选择存储器时，要预先估计本

6、单位电子文件的递增速度，让该存储器的容量能够满足电子文件递增的需要。同时，存储电子文件的文件夹不能选“C盘”，因为“C盘”容易受到病毒的攻击。2、单击左上角【文件】按钮，再将鼠标移至【新建】→【文件夹】后单击。然后输入文件夹名，如【文书档案库】。这样建立的【文书档案库】文件夹就专门用于存放文书类电子文件。3、根据本单位档案分类体系，反复采用上述第2种方法，就能按电子文件的分类层次设置文件夹。例如某单位行政类电子文件按年度、问题分类，其文件夹就可以设置为以下方式：4、类别设置好后，将需要归档保存的电子文件按类存放入相应的文件夹中。5、文件夹或文件中的文件可以按照名称[N]、类型[T]、大小[Z

7、]、修改日期[D]、自动排列[A]等方式排列。如果按名称排列则是按起始汉字的汉语拼音字母顺序排列。如果分类中刻意讲究一种排列方式，如机关各部门的文件夹必须按“党委办公室”、“行政办公室”、“人事处”、“计划处”……,则可在汉字前面可加序号或英文字母，即“1-党委办公室”、“2-行政办公室”、“3-人事处”、“4-计划处”……。6、分类可以通过调整文件夹而调整。也可以通过增加或删除文件夹而增加或删除文件类。文档