巢湖学院教学档案管理办法.doc

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1、巢湖学院教学档案管理办法院字〔2012〕137号为提高教学档案的质量和管理水平，充分发挥教学档案在学院教学管理、教学活动及教学研究等项工作中的作用，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等规章，结合我院实际，特制定本办法。一、教学档案管理工作的基本原则（一）教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点。（二）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。（三）教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。（四）教学

2、档案是教学管理的重要组成部分，应纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。二、教学档案归档范围的确定（一）确定的原则1．归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2．归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。3．归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。（二）归档的主要内容和重点1．归档的主要内容包括综合管理、学科与专业建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践教学、毕业

3、生工作、教材等方面。2．归档的重点是学校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。三、教学档案管理的基本任务和要求1．每学期教务处和院系（部）档案管理人员按文件材料类别进行收集，并定期整理。归档的教学文件材料主要内容包括综合管理、招生、学籍管理、学科专业建设、师资队伍建设、课堂教学、教学检查和实践、学位、毕业生工作等方面。2．教务处和院系（部）领导要经常了解、督促、检查、指导兼职档案员做好教学文件材料的收集积累工作。教务处、各系（部）档案员要根据教学文件材料的形成规律及时进行组卷、建档、归档。3．教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学

4、文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果等与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。4．教学档案一般不需装订成册，只需以教学文件为单位组成有序的体系，包括分类、排列、编目等，然后采用盒（袋）装的方法进行管理，以便于文件随时存取。5．根据教学文件的收集管理规律，原则上相同内容的文件组成一盒（袋）。同一内容的文件材料多时，可分别组成若干盒（袋），也可以根据材料的内在联系，对问题单一和材料较少的文件合成一盒（袋）。6．归档的教学文件材料一般均为A4纸；对非标准规格的文件（如试卷）应专

5、柜保管，但需填写与其它教学文件相一致的盒（袋）编号。属专项档案的文件，已归入其他类档案的，应在相关的盒（袋）内注明档案参见号或复制相应材料后分别存放。凡计算机打印纸质教学文件，需留存与之内容相同的电子文件，以便长久保存和利用。四、教学档案工作岗位责任（一）主管教学工作的院领导职责1．组织学习贯彻《档案法》及有关法规、政策，把教学档案工作列入学院工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案管理人员的各项待遇方面提供条件。2．定期检查和研究解决教学档案工作中存在的实际问题。（二）教学管理部门的职责1．制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案管理全面纳入教学管理之中，并监督各部门

6、执行。2．加强与学院综合档案室的联系，共同做好业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量。（三）各部门兼职档案员职责1．做好本单位教学文件材料的形成、积累工作。2．将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时将永久和长期保存的教学档案向学院档案室移交。3．做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。（四）教研室的职责1．负责收集本教研室的教学文件等，向所在单位兼职档案员移交。2．督促教师向本单位兼职档案员归档、移交各种教学业务档案。六、本规定自颁布之日起实施。七、本规定解释权在教务处。附件：巢湖学院教学档

7、案范围和保管期限表一级类目二级类目保管期限教学文件各级各类教学管理工作方案、规章制度永久各级各类教学工作安排、通知3年年度教学工作计划与工作总结永久教学文件汇编永久校历30年课堂教学各专业开课计划永久各专业教学计划、教学大纲永久课程表30年教师任课表30年调停课申请审批表3年教材选用目录30年选修课学生名册学生毕业后3年考务考试日程安排3年考场巡视安排3年考场记录单3年考试情况通报3年期末考试试卷、评分标准、参考答案3年期末考试答卷学生毕业后3年考试考查成绩册永久学生平时成绩册永久试卷分析报告永久各类专