规范化数字档案馆(室)建设研究

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1、规范化数字档案馆(室)建设研究【摘要】本文论述了规范化数字档案馆（室）的内涵，规范化数字档案馆（室）建设的基本原则，规范化数字档案馆（室）建设的有效途径。中国3/vie　　【关键词】范化；数字档案馆（室）；建设；研究　　随着综合电子信息网络系统的不断完善，档案馆（室）正逐步迈入数字化发展阶段，强化规范化数字档案馆（室）建设已成为档案事业适应时代和社会进步的必然选择。本文从规范数字档案馆（室）的内涵出发，分析目前规范化数字档案馆（室）建设的基本原则，探讨规范化数字档案馆（室）建设的有效途径。　　规范化数字档案馆（室）建设是

2、我国档案信息化建设的重要内容，其目的是突破传统、封闭的档案管理模式束缚，构建起以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的数字化档案信息系统。实现档案工作从手工管理为主向计算机管理为主、从档案实体管理为主向档案信息管理为主、从档案存储保管为主向档案利用服务为主的转化。档案管理工作者要明确规范化数字档案馆（室）的内涵，及时总结规范化数字档案馆（室）建设的基本原则，遵循边服务边建设、以服务促建设、以利用者需求为核心的建设方针，探讨规范化数字档案馆（室）建设的有效途径。使得数字档案馆（室）更好地体现档案管理的人性化和服务利用的

3、便捷性，最大限度地满足不同阶层利用者多元化利用档案的需求。　　一、规范化数字档案馆（室）的内涵　　相对传统意义上的档案馆（室）而言，数字档案馆（室）是一个全新的模式和概念。从国内外档案管理数字化的发展进程来看，规范化数字档案馆（室）的内涵涉及档案信息的采集、鉴定、整理、存储、检索、传递、利用、统计等领域的数字化运营。其特征主要体现在以下几个方面：　　（一）馆藏档案信息数字化。立档单位将各种归档的档案信息及其元数据转化为二进制数字文件存储起来，并以档案的电子备份支持对馆藏档案信息的自动化管理，提高档案信息的安全性。　　（二

4、）馆（室）空间虚拟化。数字档案馆（室）不是一种物理存在的实体，而是在网络平台上构建的、超越了时空限制的、可利用网络进行远程交流与存取的虚拟馆藏空间和开放信息系统，用户可以在任何时间地点利用自己的终端通过网络查询、检索和获取档案信息，实现了档案利用的异地化、远程化。　　（三）信息资源共享化。数字档案馆（室）是一个连接网络上所有档案信息资源的网络传递系统，每个数字档案馆都是全球网络档案馆的小节点，由此构成了一个馆藏极其丰富、信息资源共享的档案信息网络，这些可共享的档案信息资源不为我有、胜似我有，满足了用户日益增长的档案信息需

5、求。　　（四）信息检索便捷化。数字档案馆（室）依托计算机及网络多媒体技术的巨大优势，通过广泛的用户接口，直观易用的人机界面，为用户提供了方便、迅捷的档案信息检索、查阅和利用条件。规范化数字档案馆（室）是社会信息化的产物，其建设不仅会促进档案管理理论、管理技术和管理方法的变革，也将通过档案信息资源的充分共享和有效利用，最大限度地发挥档案信息的增值作用，推动档案管理事业的跨越式发展。　　二、规范化数字档案馆（室）建设的基本原则　　规范化数字档案馆（室）建设是一项具有战略性意义的系统工程，需要从服务现实的角度进行周密的考虑，形

6、成正确的指导思想和建设原则。只有这样，数字档案馆（室）的建设才能既有前瞻性，又有现实性，并更加富有成效。　　（一）效益性原则。规范化数字档案馆（室）建设中的效益性包含了经济效益和社会效益两个方面，效益性原则就是将社会效益和经济效益结合起来，考虑经济效益的同时争取社会效益最大化，这一原则要贯穿数字档案馆（室）建设的始终。首先，规范化数字档案馆（室）建设是一项伟大的文化工程，社会效益理应成为建设过程中的主要判定标准。其次，规范化数字档案馆（室）建设包括档案信息资源的挖掘、档案应用系统的开发、网络基础设施的建设、档案管理人才的

7、培训等一系列内容，所需费用十分巨大。因此，在建设过程中要最大限度地降低成本，尽量减少不必要的资源消耗，力争实现最佳的经济效益。　　（二）满足利用者需求原则。在传统档案馆（室），档案保管者和利用者之间是一种不平等关系，档案信息利用者处于被动地位，能否得到所需信息有很大的不确定性，在一定程度上制约了利用者的有效需求。规范化数字档案馆（室）的建设突破了传统的封闭管理模式，以满足利用者的需求作为创建档案信息资源环境的根本出发点，为利用者快速、准确、全面地提供所需信息。利用者可以借助数据库的检索系统、检索软件和操作系统自主地了解档

8、案资源环境的构成，通过自助行为对远程数据库档案信息资源进行联机浏览、检索，实现档案利用异地化、远程化，从而满足利用者的多元化利用档案的需求，　　（三）高效服务原则。规范化数字档案馆（室）建设的根本目的是提高档案信息的服务利用效率。要实现这一目的，首先要对数字档案利用服务体系进行科学的组织和规划，使馆（室）工作人员树立