信息化环境下的城建档案管理模式分析

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1、信息化环境下的城建档案管理模式分析　　中华人民共和国建设部令第90号，计17条《建设部关于修改<城市建设档案管理规定>的决定》已经2001年6月29日建设部第44次常务会议审议通过，现予发布，自发布之日起施行。部长俞正声二○○一年七月四日(1997年12月23日建设部令第61号发布，根据2001年7月4日《建设部发布关于修改〈城市建设档案管理规定〉的决定》修正)　　摘要：当今社会的信息化程度不断加快，并且对信息的使用效率也成为世界经济发展的重要因素之一。我国当前的城建档案管理、利用经验与对信息的收集整理等理论研究还有待于进一步发掘。特别是在城建档案管理中，由

2、于信息化的作用还没有得到有效发挥，对档案管理信息化的探索也成为当前城建档案建设管理的重中之重。　　关键词：信息化;对策;城建档案管理　　随着经济社会发展，信息化广泛普及运用，以及现阶段我国的工程项目管理水平的不断提高，在工程建设项目中对计算机技术以及网络技术的应用对档案管理水平的提高提供了助益。通过对信息化手段的有效利用，提高了对档案管理工作的管理效率，将档案管理信息化系统与管理系统进行有效结合，提高了档案的管理质量与服务水平。　　一、城建档案管理信息化的背景与意义　　(1)城建档案管理信息化的背景　　城建档案管理信息化是指在日常档案管理工作的过程中，结合现代化的技术手

3、段以及先进的计算机技术来进行档案管理的一种管理模式。主要工作内容有：计算机技术与档案管理自动化、多媒体技术与档案信息服务的多样性、网络传播技术与档案信息传播技术、网络储存技术与档案信息储存技术、数据库建立技术与档案信息网络组织技术和虚拟技术与电子档案技术[1]。　　(2)城建档案管理信息化的重要意义　　首先，城建档案管理信息化与现代化进程相适应。计算机技术以及网络技术迅猛发展的当今社会，对档案管理工作提高管理效率与服务质量提出了新的要求，促进档案管理技术现代化与智能化、信息化与网络化。其次，城建档案管理信息化能够有效保证城建档案工作的健康可持续发展。　　二、信息化环境下

4、城建档案管理相关问题分析　　(1)硬件管理设施设备不够完备　　目前，有的档案管理部门没有配备信息化管理模式的档案管理设施、设备，对档案的收集、管理、查阅利用都是实行手动的管理方法，不能实行管理、查询信息化、自动化，不能提高档案管理质量与档案服务效率。　　(2)档案管理软件建设工作不完善　　目前，档案管理的软件种类较多，功能参差不齐，而且各有各的特点，在选择档案管理软件时，必须注意一些问题：　　首先，利用软件进行管理，目的不仅是为了进行档案信息管理的便捷性，更多的是需要能及时针对管理平台进行及时的维护与升级。　　其次，注重高效性原则。软件管理系统必须具备较快的反映速度，满

5、足查询以及操作的需求。软件必须规范，应当符合国家以及环保等行业的相关规范和标准，软件应当通过国家的认定。行业或地区间相统一原则，一个行业或一个地区应当尽可能的用同一种管理软件，便于统一规范、统一标准、统一技术、统一服务，另外，还要注意经济性原则，即确保档案管理工作的投资与回报成正比。　　(3)档案管理人员的综合能力有待提升　　档案管理信息化就是要求档案管理工作者利用现代化设备与信息化技术来对档案进行分类管理。而一个真正优秀的城建档案管理人员既要懂档案管理，又要懂建筑工程知识还要懂计算机操作等，这就要求档案管理工作人员积极发挥主观能动性，主动掌握新的档案管理业务知识，加强

6、对档案管理的操作管理能力。　　三、信息化环境下城建档案管理实施措施　　(1)提高城建档案信息化意识　　城建档案管理部门要有发展理念，转变观念、开拓创新，提高职工队伍素质，推进档案管理信息化进程，实现档案信息化、网络化、智能化与现代化相统一，提高城建档案管理整体水平，满足新形势下政府有关部门及社会大众对城建信息的日益增长需要，进一步发挥城建档案的作用价值，提升城建档案事业的作用地位，提高城建档案影响力。　　(2)强化城建档案信息化建设　　首先，提高档案建设管理的数字化建设规范，将工程档案的纸质文件以及声像文件等采用扫描等技术输入到档案管理的信息化数据库，这些电子文件的扫描

7、与建立，经过档案管理工作者的系统化组织，最终形成具有一定系统性的完整的档案信息资源库。其次，加强对文件档案的网站信息建设。城建档案信息库的建设依托于公共网站的有效建设，通过网页以及连接的方式对档案的使用与管理进行规划。　　(3)加强文件档案储存数据化　　实现城建档案管理工作的信息化的主要方法是在对城建档案进行整理后，通过一定的设备将所有城建档案相关的文献档案数字化。并将城建档案文件中的相关档案信息与图像资料等进行有效的结合，对文件进行分门别类的收集与整理工作。　　(4)建立完善的管理体系　　在信息化背景下计算机的网络安全对档案管理储存模式