信息化时代背景下档案管理探析

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1、信息化时代背景下档案管理探析摘要：档案管理关系到维护党和国家历史真实面貌的一项崇高而神圣的事业。由于受到信息科技革命的影响，档案管理信息化成为档案工作的必然趋势。如何在信息化时代背景下做好档案管理工作，是当前档案管理工作者必须肩负的使命。为此，从信息化时代背景下档案管理面临的机遇和挑战、以及应对措施进行探讨，为我国的档案管理事业适应中国特色社会主义现代化建设服务。中国2/vie　　关键词：信息化；档案管理；探析　　中图分类号：F27　　文献标识码：A　　doi：10.19311/j.ki.16723198.2017.01.029　　当今社会，信息技术已经渗透到社会的各个领域

2、，使整个社会步入了信息化的时代。毋容置疑，档案管理工作不可避免地受到了信息化浪潮的冲击，它就像一把双刃剑一样，给档案管理工作发展带来新的契机的同时，也带来史无前例的挑战。如何迎接机遇，应对挑战，使档案管理不再局限于传统管理方式，实现档案管理信息化，成为我国档案管理工作者必须肩负的历史重任，同时这一实践课题的提出也为我国新时期的档案管理提供了有益的参考。　　1信息化时代背景下带给档案管理工作的机遇　　档案管理之所以要实现信息化管理，是因为实现档案管理信息化能够解决传统的档案管理方式越来越不能满足人们日益增长的档案需求的矛盾。因此，信息化时代下给档案管理也带了不可估量的机遇，抓

3、住这个机遇，方能在信息化的浪潮中能够制胜。　　1.1促使了档案的载体、记录方式呈现多样化的趋势　　随着信息化技术的发展，越来越多的社会实践不再采取传统的文本纸张形态，而是出现了一大批类型的新型载体和记录方式。例如，声像型的影片、照片、唱片、录像带，机读型的磁带、磁盘，还有就是将计算机网络化技术引入档案管理等等。这些存储文件具有体积小，存储大，图、文、声、像并茂的特点，而且在需要的时候进行方便查找，这些新型载体的档案需要特定的保管技术，只有在信息化的时代背景下以新型载体管理档案才能行得通。但是，要注意的是，即使出现这些新型载体，传统的档案载体也不能丢弃，要使传统与现代化相结合

4、，来进行档案管理。　　1.2解决了传统的档案服务方式与档案需求之间的矛盾　　“社会对档案的需求是档案工作存在和发展的根本原因，因而，社会需求的变化必然对档案工作方式发生重大的影响。”近30年以来，我国对档案的需求很大，这些需求涉及到政治、经济、文化等方面，许多需求者在查阅档案时，有时候会精确到某一专题、某一地区的全部档案等，这些档案有时会分散在不同档案馆内，需要进行馆际之间的借阅。如果依靠传统的档案函调服务就会消耗的时间多、费用大。随着信息技术的广泛应用，远距离的档案需求的空间距离限制被打破，档案需求者足不出户就能查阅自己所需求的档案信息，这样更便捷。因此，档案管理信息化满

5、足了社会发展日益增长的档案需求。　　2信息化时代背景下带给档案管理工作的挑战　　“档案管理信息化是指在不改变其实质的情况下其结构与存在方式作符合信息原则的转变，其目的在于抓住信息化机遇，融入社会信息化潮流，更好地实现档案工作的社会功能。”它是适应社会信息化的大趋势，也是众望所归。与传统意义上的档案管理工作不同，在某种程度上，它的存在给目前的档案管理带来的挑战是不可避免的。　　2.1给传统的档案管理方式带来了冲击　　档案的数量随着历史的延续而增加，这种增长趋势是自从人类社会产生以来就存在的。特�e是进入现代社会后，人们越来越意识到档案在社会发展中所起到的至关重要的作用，就更加

6、注重档案的保存，因而导致了档案在数量上不断攀升。档案数量的增加，也给档案管理工作增加了繁重的任务。传统的档案管理主要就是依靠人工进行管理，也就是档案管理工作者把档案资料进行分类、整合，做好标识，以便人们在需要的时候进行查阅。但是，在信息化背景下，档案资源信息量非常大，仅传统的档案管理方式已经不能够对大量地档案资源信息进行处理和保存，必须依据信息化时代下的先进技术进行管理。　　2.2信息化档案管理安全性较低，限制了档案资源的共享　　在信息化时代背景下，档案管理逐步走向管理的信息化。其在管理的过程中，主要依托计算机网络这种形式去管理。我们都知道，这种新型的档案管理形式具有不稳定

7、的特点，这样就直接降低了信息化档案管理的安全性。一旦，计算机网络出现故障，储存的档案信息就会丢失或者是被不法的网络黑客侵袭，造成一些有关国家机密的档案被泄露，这样造成的损失是不可估量的。然而，档案管理者意识到信息化档案管理存在安全隐患，就会为了确保档案的保密性，而增设一些安全措施，不能使档案信息资源共享出来。这种做法有失偏颇，不能为了存在安全隐患，就完全将一些档案信息资源进行封存，这样会在一定程度上影响到档案资源的利用效率，利用效率也大大降低。　　2.3对从事档案管理工作者的专业素质提出了更高的要求　　众所周知，传