企业文秘职员培训方法研究(1)

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1、企业文秘职员培训方法研究(1)【摘要】文章力图对于企业文秘职员的培训方式进行不断地完善，研究注重于实践的全方面、多层次的培训方式。例如角色扮演法，文件筐法，拓展练习，心理素质培训等，使文秘职员的素质符合新时代的要求。　　【关键词】文件筐；拓展练习；角色扮演；心理素质　　　　　　一、现代文秘职员的定义及应具备的素质　　文秘学产生于20世纪80年代初，国际文秘联合会曾为文秘职员职业做出如下正确的定义：“文秘职员应是上司的一位特殊助手，他们把握有关办公室的技巧，能在没有上司的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判定能

2、力，并且在所给予的权力范围内做出决定。”[1]　　相对于传统的文秘职员的概念，现代文秘职员是指综合运用自身聪明和现代工具，直接为领导、主管提供辅助治理、决策和综合服务，由事务服务型向治理助理型转变的，以脑力劳动为主的工作职员。　　二、文秘职员实务的特点（一）文秘职员实务的特点文秘职员实务的特点包括事务性、综合性和技术性三个方面。　　1．事务性。文秘职员实务的事务性是组织内部非特定职能的治理，是为职能活动的有效展开奠定基础，为提供服务创造条件的辅助性、技术性的活动。　　2．综合性。文秘职员实务的综合性是指其治理对象广泛，治理活

3、动内容庞杂；居于组织活动的中枢地位，需要综合处理多种关系，综合解决多种题目。　　3．技术性。办公室治理是行政治理中自然属性较强的部分，突出的表现就是其具有技术性。这种技术性主要指办公室治理需要遵循特定的技术规律，需要从事各种治理活动的人把握特定的技术知识和方法技巧。　　三、企业文秘职员培训内容与培训方法　　（一）针对事物性的特点而进行的培训　　1．公文筐培训。就是对特定职位通常是目标岗位的治理职员在日常工作中经常碰到的各类典型事务进行编辑、加工、并设计成若干种公文让培训对象处理,由此评价其在将要面对的典型职业环境中获取有关资

4、料、妥善处理各类信息、正确做出治理决策、有效进行协调和控制的工作能力，找出不足的地方，对受训者进行培训指导，加以强化。在针对文秘职员的培训中，公文筐测评在假定情境下实施。从以下两个角度对文秘职员进行测查，一为技能角度，主要考察受训者的计划、猜测、决策和沟通能力。另为业务角度。公文筐的材料涉及财务、人事、行政、市场等多方面业务，它要求文秘职员具有对多方面业务的整体运作能力。提供给受训文秘职员的信息包括涉及文件治理、人事备忘录、收集的各种信息、政府的法令公文、客户关系、会议安排等十几份甚至更多的材料。这些材料是放在公文筐中的，要

5、求文秘职员以治理者的身份，模拟真实工作中的程序，在规定条件下，对各类公文材料进行处理，形成公文处理报告，借以评估其计划、组织、猜测、决策和沟通能力。　　2．拓展练习法。文秘职员总是工作在办公室，高度专注于繁冗地工作当中，缺少团队练习的机会，团队意识不强。通过拓展练习，可以让他们进行沟通、协调、适应且能完成任务实现目标。通常有以下几个环节：团队热身，在培训开始时，团队热身活动将有助于加深学员之间的相互了解，消除紧张，建立团队，以便轻松愉悦的投进到各项培训活动中往；个人项目，本着心理挑战最大、体能冒险最小的原则设计，每项活动对受

6、训者的心理承受力都是一次极大的考验；团队项目，团队项目以改善受训者的合作意识和受训集体的团队精神为目标，通过复杂而艰巨的活动项目，促进学员之间的相互信任、理解、默契和配合。文秘职员将培训的收获迁移到工作中往，感受到团体协作的气力，激发自己的潜能、培养团队精神与合作默契，在工作中形成团队意识，不仅使大家相互信任、相互帮助，也为各部分之间的相互沟通与协调构建了良好的基础，能够提升文秘职员的工作效力。　　（二）针对综合性的特点而进行的培训