“微信公众号+档案利用服务”的思考

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1、“微信公众号+档案利用服务”的思考摘要：档案利用服务工作是档案馆联系社会的窗口，是衡量档案馆工作好坏的主要标志，在整个档案馆工作中占有突出地位。落实“互联网+政务服务”，对档案馆而言，最主要的就是要“+档案利用服务”。本文试以档案微信公众号为例，就优化、简化档案利用服务有关问题作些探讨。中国4/vie　　关键词：档案工作；微信公众号；档案利用服务　　2016年全国档案馆工作会议在安排部署“十三五”时期档案馆工作主要任务时提出，要树立新思维、适应新挑战。国家档案局局长李明华指出：当今世界，以信息化为基�A的科技创新正在深刻影响着各个行业的发展，档案馆也

2、正从“纸与铁”的时代加速迈入“数与网”的互联网时代。在这个大变革的背景下，档案工作者首先要从思想观念上树立起全新的互联网思维，认真审视信息技术给档案流转方式、档案管理手段、档案用户体验、档案价值实现、档案文化传播等档案馆工作各个环节带来的变化，从开放、协作、共享的角度思考档案馆的服务模式，克服档案行业的转型阵痛，积极迎接共建共享时代的来临。[1]本文试以档案微信公众号为例，就优化、简化档案利用服务有关问题作些探讨。　　1现状　　“因为微博、微信功能侧重的不同，其在政务公开中扮演的角色也不一致。”北京大学政府管理学院副教授黄璜认为，微博主要是快速发布信

3、息，微信更大的优势则在于业务服务，其公众号可以提供一些接口，和政府的业务系统进行连接，让老百姓直接通过微信就能办理一些事务。[2]档案馆的业务，老百姓最关心的只有一个，那就是查询档案和政府公开信息，这个业务站在老百姓的角度是档案利用，站在档案馆的角度就是档案利用服务。　　“十二五”时期，我国很多地方的档案馆开通了微信公众号。如，中国第一历史档案馆的“皇室�k”微信公众号，向社会介绍其馆藏和工作；天津、上海、福建、湖北、四川等地的档案微信公众号围绕档案讲述本地区发展历史，获得了很高的社会关注度；青岛完成微信公共服务平台和在线查档、全域共享平台建设。[3

4、]同时，我们也要看到，虽然档案行业微信公众号已有长足发展，但缺点和不足也十分明显，能满足档案馆的主要职能需求、真正在微信平台上实现查询开放档案和主动公开政府信息的不多。[4]　　其实，借助微信具有发送文字、图片、语音、视频以及视频聊天、位置共享等多种功能的优势，任何一个开通了微信服务的档案馆都可以轻松利用微信公众平台提供在线咨询服务。而且，反馈信息的形式可以根据实际需要进行选择或搭配，如通过语音、文字为信息需求紧急的用户提供查询结果，通过图片为用户展示档案原件信息，通过视频为用户讲解档案保管和利用知识等。针对出现频率较高的问题，还可以建立对应的解答信

5、息数据库，通过微信进行自动回复，以提供全天候的信息服务。[5]　　根据微信公众号自定义菜单功能，现在很多档案微信公众号都设置了“档案服务”或类似名称的栏目，在里面再设查档须知、查档流程、办公地点、联系电话、预约查档登记等内容。还有一些公众号已经实现了在线直接查询已开放档案和政府公开信息。比如：　　“青岛档案”（微信号：qdsdag）在“档案服务”栏目里设置“在线查档”网页，明确提示：快速查询，直接在微信输入框里输入题名、文号、责任者，发送即可；高级查询，点击链接进入的页面包括档案查询、档案公布、档案专题和预约架。　　“佛山档案”（微信号：fs_arc

6、hive）在“便民服务”栏目里设置了公开现行文件、开放档案目录、预约查档等网页。　　“嘉兴档案”（微信号：jxdasz）在“微服务”栏目里设置了查档须知、自主查档、就近查档、预约查档等网页。　　2设想　　参照政府信息公开的说法，笔者将档案利用服务分为四种情形：主动公开、依申请公开、限制使用、不公开。主动公开包括已开放档案、馆藏资料和主动公开政府信息，依申请公开中间多了一个申请审查环节，不公开只是答复结果不同。如果对那些因为档案信息涉及公民隐私等一定秘密，需要履行一定手续，需要利用者提供相关证明材料，限制在一定范围使用这一块，也可以通过微信公众号来实现

7、，整个档案利用服务工作就都可以在档案馆微信公众号上完成了。　　《中国档案报》2016年10月24日的一篇通讯，提供了上海浦东新区2则民生档案服务入“云”的案例。一是市民徐先生到交易中心办理过户手续时发现忘记带结婚证，因赶飞机回家取时间上来不及。交易中心工作人员借助“民生档案自助查阅系统”，几分钟就查到并打印出了他的结婚登记档案，解了他的燃眉之急。二是公务员秦先生是知青子女，单位人事干部告诉他需要补一份知青子女回沪档案，因为工作繁忙，他很难抽出时间去档案馆，经同事介绍，他点击进入“浦东档案”（微信号：shpdda）的“预约查档”，输入个人信息和申请事项

8、，选好取件点，根据短信提示，按预约时间去取件，果然方便快捷。[6]　　让信息多跑路，让群众少跑腿，简化办理流