董事会信息沟通机制工作规则

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1、XX集团有限公司董事会信息沟通机制工作规则（办〔201〕号）第一章总则第一条为保障集团董事会信息传递畅通，促进董事会、董事与省国资委、监事会和经理层之间建立密切沟通、有效协调的机制，提高董事会的决策水平和决策效率，构建高效、透明、和谐的公司治理机制。根据《公司法》、《XX省省属国有独资公司规范董事会建设的意见》、《集团章程》、《董事会议事规则》等有关规定，结合集团实际，制定本规则。第二条坚持“多维、双向、对称、及时、充分、有效”的原则，确保董事会、董事与省国资委、监事会、经理层，外部董事与非外部董事等多维主体之间，保持及时联系、双向交流、信息对称、充分沟通

2、和有效协调，促进集团法人治理结构不断完善和有序运转，实现国有资产保值增值和企业又好又快发展。第三条董事会秘书在董事长的领导下负责董事会与省国资委和监事会的日常联络与沟通，并制订完善相应的内部工作流程。董事会秘书、董事会办公室履行信息沟通的组织协调职能，具体负责董事会内部，董事会与省国资委、监事会、经理层之间的信息沟通与协调，建立多层次的信息沟通机制，搭建信息交流平台，为董事履职提供信息保障。第二章外部董事履职的信息保障第四条按有关规定，集团的OA办公系统向外部董事开放，外部董事享有集团领导班子的访问权限。第五条为便于外部董事了解国家关于国有企业改革发展的各

3、项方针政策和集团经营管理情况，更好地履行职责，集团建立外部董事传阅文件资料制度。（一）上级文件的分送、传阅1.省委、省政府、省国资委等相关上级部门文件，集团办公室应按文件阅读层次分送董事会办公室1份，由董事会办公室组织外部董事于集团内阅读。2.省国资委制定的政策性、规范性及有关工作部署的文件和有关重要会议文件，由集团办公室应分送董事会办公室1份和外部董事每人1份。密级公文应严格按照有关规定进行管理。（二）集团公文的分送、传阅1.集团外部董事按照集团领导人员的相应职级，接收集团公文和在集团内进行有关文件传阅（包括电子文档）。2.集团文件，含集团经营班子会议纪

4、要等，由集团办公室分送董事会办公室1份，供外部董事于集团内传阅。3.集团合并年度审计报告、职能部门定期提供给集团领导的财务分析报告、重大项目进展简报、月度经营分析报告、风险管理报告以及其他重要的工作报告，应同时分送董事会办公室1份和外部董事每人1份。外部董事和董事会办公室人员应注意保守企业商业秘密。（三）订阅报刊杂志集团根据外部董事的需要，为外部董事适量订阅与集团经营管理有关的期刊、杂志、报刊等，便于外部董事及时掌握有关信息。4第六条建立外部董事调研制度，董事会办公室应当配合外部董事履职需要，制定调研计划，定期组织开展调研活动。第七条董事会秘书、董事会办公

5、室应即时将与集团经营管理有关的信息与外部董事进行沟通。第八条建立外部董事参与董事会重大事项决策的事前沟通咨询机制。重大事项审议前，外部董事可通过以下渠道充分了解相关信息，集团经营班子、相关单位及人员，应积极协助：（一）征询议题主办单位的意见；（二）征询经营班子对项目的审议意见；（三）征询财审人员的意见；（四）征询法律顾问的意见；（五）查询集团的相关文件资料。第三章董事会内部信息沟通第九条建立董事之间日常沟通机制，董事会成员定期或不定期互相通报集团相关情况，提请关注重大风险信息。第十条董事会成员之间要加强重大事项的沟通协调，重大决策前要充分酝酿，充分交流意见

6、和看法。董事之间除了在董事会会议上的沟通外，应提倡会议之外更多的工作沟通。第十一条建立董事会会前沟通机制。董事长负责与董事进行董事会会议或相关会议之前的沟通，听取董事的意见，加强董事之间的会前沟通；董事应就拟上会议案与起草议案的相关个人或单位进行充分的会前沟通，实现决策效率和科学性的有效衔接。第十二条建立董事会非决策性会议制度。董事长定期或不定期主持召开董事沟通会，构建全体董事信息交流、沟通协调、达成共识的平台。一般每半年安排一次座谈会，沟通内容包括集团经济运行状况、财务分析、管理分析、发展思路等方面的情况，同时听取外部董事对集团发展、经理层运作情况的意见

7、和建议，并按照外部董事的要求，向经理层反馈，督促经理层整改。第十三条建立董事会决议落实情况的检查、反馈机制。为强化董事会监督决策职能，由董事会秘书、董事会办公室持续跟踪有关重大决议进展情况。董事会办公室要及时将相关情况报告董事会，确保董事会各项决议得到有效落实。第四章董事会与省国资委之间的信息沟通第十四条董事长负责董事会与省国资委之间的沟通，按照省国资委的有关要求，负责组织董事会向国资委及时提供信息；代表董事会向省国资委报告工作。第十五条对于依照《集团章程》，需省国资委决定、批准、审核、备案的事项，董事会秘书应要根据董事会决议内容及时向省国资委提供相关材料

8、。第十六条 对于依照《集团章程》，须由董事会制订方案报省国资委批准