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1、如何提高重大建设项目档案的案卷质量【摘要】重大建设项目档案包括从重大建设项目(工程)的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件资料。本文通过对重大建设项目档案在完整性、准确性、系统性三方面存在问题的分析,进一步提出了提高建设项目档案案卷质量的主要措施及对策,从而使工程档案在今后的工作中得到充分地开发和利用。 【关键词】建设项目档案案卷质量 1引言 重大建设项目是国家和地方从国民经济和社会发展的全局出发,根据国家和地方财力情况以及基本建设的
2、总体布局,合理确定进行重点建设的行业和骨干项目,在我国现代化建设中具有重要地位。重大建设项目档案质量是建设工程项目质量的重要组成部分,对工程项目建成使用后的管理、维护、改造具有非常重要的意义。 2重大建设项目档案案卷质量在以下几个方面存在的问题及原因 2.1完整性方面 建设工程项目档案在完整性方面存在着下列问题:一是工程质量保证材料不全,主材试验报告提供的内容及数量达不到要求。二是有的缺隐蔽工程记录、工程质量检查记录、产品出厂合格证等。三是签章手续不全,有的工程施工技术人员没签字,竣工图没
3、盖章等,这些现象都会给工程竣工后的使用造成隐患。 2.2准确性方面 在实际工作中,常常造成档案的不准确性有以下几点:有的工程试验报告前后日期对照不上,有的工程专业归类不准确。特别是由于项目复杂,涉及多套装置或单元同时进行,工期紧,在一切为了进度的前提下,出现了大量的设计变更等,这些现象会给以后的利用造成很大的危害。 2.3系统性方面 由于施工单位的资料人员未经过专业培训,又没有工程档案管理工作经验,在组卷时常发生以下现象:有的建设项目工程科技文件材料没有按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施
4、工、工程竣工验收等顺序排列;有的管理性科技文件材料没有按问题、时间或重要程序排列等。这样必然造成档案组卷混乱,给以后利用查阅带来不便。 3提高重大建设项目档案案卷质量的主要措施及对策 3.1建立健全各项规章制度,保证工程竣工文件完整、准确,是提高项目档案案卷质量的基础 3.1.1各施工、监理单位必须制定各项管理制度,将档案工作的各项要求以及施工、监理文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入各项管理制度和考核范围中。 项目档案的案卷质量应与有关工程技术人员的岗位职责挂钩,责任落实到人。
5、3.1.2建立工地档案室,推进预立卷制度。文件材料内容填写齐全并经有关人员签证完毕后,既移送档案人员进行预立卷,并统一存放于工地档案室,以保证档案的完整与安全。3.1.3建立健全档案资料保证金制度。 为保证能够有效控制工程质量,不少建设单位采取收“质量保证金”的做法,即在招标合同文件中就明确将大约占工程款5%左右的费用作为“质保金”,工程质量(包括档案资料质量)不符合要求,则不予计量支付,并及时将招标合同文件下发到各职能部门和施工单位贯彻执行。 3.2档案工作与工程进度同步进行,保证工程竣工文件完整
6、、准确,是提高项目档案的案卷质量的关键 3.2.1归档工作首先从项目工程的初期阶段抓起。 自工程立项开始,项目法人(建设单位)就将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程,着手开展文件材料的收集、积累和整理工作。 3.2.2档案员提前介入,搞好宣传,实现档案与工程进度“三同步”。 档案员应在工程开工初期主动进入工地,向施工管理人员颁发《国家重大建设项目文件材料归档要求和档案整理规范》,对施工单位档案的编制提供实质性指导。与此同时,还要积极争取领导的支持,要求施工单位实行档案与工程进度“三同
7、步”:一是在布置施工任务的同时布置档案的编制工作;二是档案形成积累和施工进度同步;三是工程验收交接和档案交接同步。 3.2.3档案人员参加重要设备的开箱验收。 当设备运到工地后,档案人员接到工程管理部门的通知,应主动到现场参加设备开箱,和施工单位人员根据随机文件的装箱清单,一一对照设备验收归档,并填写《重大建设项目设备开箱验收记录》。 3.2.4档案人员参加建设工程项目的竣工验收。 2006年国家档案局、国家发展和改革委员会联合印发了《重大建设项目档案验收办法》明确规定建设项目必须要经过档案验收
8、,才能进行通过竣工验收。 3.3加强建设项目工程监理,实现档案现代化管理,提高档案队伍素质,是进一步提高项目档案的案卷质量的保障 3.3.1项目工程监理严把技术审核关。为确保建设工程质量,通常重大项目建设单位实行的是“两级监理”、“三级质保”体系。工程监理在对工程投资、进度、质量进行重点控制的同时对工程档案实行严格的监督,是对档案工作进一步规范化管理的促进。 3.3.2全面加强建设项目档案信息化建设工作。规范化、标准化管理是实施现代化
