商务文秘人员的作用和形象塑造

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1、商务文秘人员的作用和形象塑造【摘要】：现代企业制度的建立，对企业秘书的素质提出了更新更高的要求。秘书工作在商务活动中的参谋、助手作用、信息、协调、公关和服务作用将更加突出。本文将对此详细加以阐述。在此基础上，本文揭示由职业特点决定商务文秘人员的形象具有特殊价值和要求，并阐述了关于商务文秘人员的形象塑造问题。【关键词】：商务文秘作用形象塑造Abstract:soNormalstyle="TEXT-INDENT:21.1pt;TEXT-ALIGN:left;mso-char-indent-count:2.0;mso-char-indent-s

2、ize:10.55pt;mso-layout-grid-align:none"align=left>keyodel商务文秘人员，即商务秘书，主要是指为企业领导者办公、办会、办事服务的参谋和助手，是为了适应企业管理工作的需要而配备的左右手。就现代商务秘书来说，秘书工作的职能作用越来越强，秘书人员在实际工作中的地位也随之提高。由于现代科学管理在社会生活中的地位和作用被人们广泛认识和重视，具有专业知识的秘书人员就有了更多的参与决策的机会，秘书工作的参谋作用、协调作用、信息作用、服务作用等将越来越重要，而秘书人员在实际工作中的地位也明显地提高。这

3、既是商务秘书的职业品格，也是秘书人才全新的形象的定位。一、商务文秘人员所发挥的作用商务文秘工作是一种具有较强特殊性的职业。一方面，这种工作直接为领导服务，甚至直接参与领导的决策，对领导机关和领导者的领导行为影响较大。另一方面秘书工作毕竟不是领导，只能为领导出谋献策，而不是出谋划策。那么，商务秘书人员应发挥什么作用呢？总的来说，应当起到六种作用：助手作用、参谋作用、提供信息作用、协调作用、公关作用、服务作用。1、助手作用商务文秘人员的首要职责和作用是协助领导处理各种事务性工作，起到领导的助手作用。秘书或秘书机构要做好文件的起草、印刷、发行、

4、立卷、存档及会议的组织准备工作，减轻领导的负担，使领导能集中精力研究指导全局性的工作。现代商务秘书充当助手的辅佐性工作也是智能化和事务化的高度统一，过去那种“呈上启下、收收发发、接传电话、写写报报”的事务性辅佐内容，已不能涵蓄现代秘书工作日益重要和纷繁复杂的辅佐性的正直含义。通过预见性思考和换位性思维及组织、沟通、协调、督办等能力的发挥、广采信息，拟定预案，反馈指令执行情况，为领导决策的事前、事中、事后做好辅佐性服务，实现企业整体协调统一，政令畅通，高效运作，这已成为当代商务秘书工作重要标志和一切工作的出发点和归属。2、参谋作用商务文秘人

5、员许多时候需要协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、制度，起到领导的参谋作用。秘书的参谋作用不仅体现在提供辅助决策的方案与日常工作的预案等方面,更多的秘书人员可以在大量的经常性工作中，为领导决策与管理工作提供优质服务，当好参谋。诸如协助领导安排一个时期的工作布局；为领导出主意想办法，积极主动地办文办事,完成领导交给的任务等。在制定政策的过程中，商务文秘人员要承担收集情况和建议，草拟可行方案，参与领导班子的研究讨论，直到方案确定，形成书面文件等一系列工作。商务文秘人员不仅要掌握企业内部的生产经营过程及其各阶段的薄弱环节，而且更要将自身思维

6、和行动置于外界（国内外市场），随时参与对外经济活动，及时更新思维行动方式，把握市场动向，收集有效信息，搞好调查研究，为领导及时把握市场形势提供最佳决策，发挥最好的参谋作用。3、提供信息作用商务秘书信息服务于领导的全部决策、管理和指挥工作，领导者要在众多的变革的社会政治经济文化生活中进行决策，都要以反映事物发展变化的大量信息为基础。就通常商务秘书工作而言，需要掌握多种信息，概括起来所提供的信息应包括政府信息、内部信息、历史信息、本单位及下属单位的有关情况、资料以及社会信息、国际信息、业务信息、科技信息和发展历史资料等。广泛、周密、经常地收集

7、情况和资料(信息)，起领导的耳目作用。除了通过下级的各种书面材料、口头汇报、统计报表等掌握工作的情况外，还要深入实际，调查研究，帮助领导随时掌握工作的进展情况。4、协调作用协调是管理的手段，其实质就是统一认识，调整关系，解决矛盾，协调行动。在新的历史时期，企业领导面临的问题十分复杂，接触的横向、纵向关系也千丝万缕，不断产生大量新的矛盾，这些矛盾最后都会集中到各级领导面前，要求及时解决。很多企业的秘书部门是综合性的办事机构，是企业的“窗口”，是各种矛盾的交汇点，也是沟通上下、联络左右的纽带。从一定意义上讲，秘书部门就是协调部门。因此，围绕商

8、务中出现的矛盾，协助领导及时、正确处理，是新时期商务秘书人员所要发挥的的重要作用。5、公关作用随着改革开放的深入和市场经济迅猛发展，商务秘书工作由封闭型转向开放型，使秘书活动的领域得以较大的拓