文秘基础知识与技能 此文献给我所爱的人和我曾经爱过的人！

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1、文秘基础知识与技能前言职业技能培训是提高劳动者知识与技能水平、增强劳动者就业能力的有效措施。职业技能短期培训，能够在短期内使受培训者掌握一门技能，达到上岗要求，顺利实现就业。为了适应开展职业技能质量，中国劳动社会保障出版社组织编写了职业技能短期培训系列教材，涉及二产和三产百余种职业（工种）的国家职业标准和岗位要求为依据，并力求使教材具有以下特点。短、薄、易。第一单元秘书工作基本要求培训目标：1．掌握秘书工作的内容和作用。2．掌握秘书人员应具备的基本素质。秘书是指从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务，并为决策及其实施提供服务的人员。本书所讲的秘书是基层秘

2、书，是指能够处理办公室日常事务，能进行会务安排，146能拟写和处理常用事务性文书，能够熟练使用常用办公设备，并掌握基本的接待礼仪、相关的业务知识和技能，为领导提供辅助服务的人员。模块一秘书工作的内容和作用一、秘书工作的基本内容1．办公室事务与管理办公室事务管理一般包括四方面内容：一是办公环境的布置和管理，包括公共环境、领导办公环境和个人环境的管理；二是日常办公事务工作，包括接打电话、来信来访接待、处理领导交办的事项；三是一般活动的安排，包括庆典活动、宴请活动以及会见和会谈活动的安排；四是办公用品的发放和管理。2．会务工作会务工作一般包括会议筹备、会议服务和会后善后

3、工作三方面内容。会议的徘徊包括明确会议的种类、会议文件的准备、各种会议用品的准备、会议现场的布置；会议服务工作包括发放会议用品、会议签到工作、与会人员的返程安排和会议经费的结算。3．常用事务性文书的拟定与处理秘书人员一般应掌握常用事务性文书的拟定，包括请示、报告、通知、函的拟定；掌握常见企业事务文书的处理，包括收文处理和发文处理；掌握文书的立卷与归档。4．熟练使用现代化办公设备146秘书人员应掌握计算机基本操作和计算机网络基本应用，同时要掌握打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机、投影设备等现代办公设备的使用方法。二、秘书的作用1．助手作用这是秘书的最基本作用，主

4、要体现在协助领导处理日常事务和管理，要能够正确理解领导的意图，帮助领导处理和准备重要的事务。虽然秘书的工作既重要又复杂琐碎，但由于秘书是助手的角色，要把握好处理事务的分寸。2．桥梁作用秘书处于领导和各职能部门或员工沟通渠道的中心，领导的一些决定需要秘书人员来贯彻和实施，所以秘书人员要在领导与各个职能部门之间起到桥梁作用，协调好上下级之间的关系，沟通和协调好内外关系。3．窗口形象作用秘书是单位或部门与外部联系的窗口，在接待来宾或来访人员时，秘书人员的一言一行都代表着单位或部门的形象，因此秘书应该不断提高工作水平、加强个人修养，为单位或组织树立良好的形象。146模块二

5、秘书人员应具备的基本素质秘书人员应具备良好的职业道德1．忠于职守，自觉履行各项职责2．遵纪守法、廉洁奉公、不假借领导名义以权谋私。3．格守信用，严守机密1）不该说的机密，绝对不说，2）不该问的机密，绝对不问，3）不该看的机密，绝对不看，4）不该记录的机密，绝对不记录，5）不在非保密本上记录机密。6）不在私人通信中涉及机密。7）不在公共场所及亲友面前谈论机密。8）不在不利于保密的地方存放棺文件、资料。9）不在普通电话、明码电报、普通邮局、普通信息网上传达机密事项。10）不携带机密材料游览、参观、探亲访友和出入公共场所。4．服从领导，当好参谋。5．兢兢业业，甘当无名英

6、雄。6．谦虚谨慎，办事公道，善于合作。7．文明礼貌，热情服务，讲求效率。8．实事求是，勇于创新。1461．刻苦学习，努力提高思想和科学文化素质。2．钻研业务，掌握秘书工作各项技能。3．二、秘书人员应不断提高个人的业务能力和综合素质1．具有一定的科学文化知识各专业能力秘书的职业特点要求秘书人员必须具备一定的科学文化知识，掌握并能熟练运用专业知识和技能。面对现代社会知识的快速更新，秘书人员还要不断学习，努力做到视野开阔、思维敏捷，成为领导的好帮手。2．具有较好的语言文字表达能力和现代化办公能力具有较好的语言表达能力和公文拟定能力是对秘书人员最基本的要求。秘书人员的语言

7、表达能力集中体现在公文的拟定方面和处理事务的过程中，公文拟定要做到简明扼要，语言得体、行文顺畅；在处理事务的过程中，要求在不同的场合，面对不同的人员，能够运用合适的语言进行表达，以助于更好地处理各个方面的关系。随着社会的发展，现代化技术手段被广泛应用，秘书人员必须具有熟练的现代化办公能力。1463．具备相关的业务能力相关的业务能力主要包括办公环境的管理、会务的基本安排、对来宾或信仿人员工的接待、常用文书的拟定、文件收发与归档等技能，另外还要具备相关的法律常识、掌握普通话、掌握速记等技能，由于秘书接触和处理的事务较繁杂，所以要勤于学习，不断提高业务能力。第二单元办公

8、室事务与管