外贸跟单员如何做好跟踪出口产品生产的业务与策略——以服装跟单为例

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1、外贸跟单员如何做好跟踪出口产品生产的业务与策略——以服装跟单为例方巧云浙江经贸职业技术学院本文系中华供销总社课题《高职高专外贸专业人才培养与外贸企业合作创新模式研究》(课题编号：GX1440)。外贸型出口企业一般都没有自己的生产实体，接单后需寻找合适的生产工厂，生产订单产品。为保证产品的交期、质量等，在产品生产过程中，外贸公司需指派外贸跟单员跟踪出口产品的生产进度、生产质量和产品包装等业务。这些工作都至关重要，任何一个环节出错都可能导致无法挽回的损失。下面以服装跟单为例，结合实例，从生产进度跟踪、生产质量跟

2、踪和产品包装跟踪三个方面，对外贸跟单员跟踪出口产品生产环节的业务过程及其对策进行分析。一、生产进度跟踪外贸公司和工厂签订内贸生产合同后，跟单员要督促生产企业尽快下达生产通知单，生产开始后，需跟踪生产进度，以保证货物的交期。（一）容易出现的问题1．货物生产滞后，不能赶上交期。生产跟单最常见，也最让人揪心的问题就是工厂生产滞后，导致出现订单可能赶不上交期的困境。工厂生产滞后的原因可能是原材料未及时到位、急单插入、机器出现故障、生产管理不善、国家临时限电，或者外商要求临时调整修改一些东西或一些细节未按原计划时间给

3、工厂，导致工厂不能及时上线生产等。例如．某服装外贸公司2015年一季度接到一订单，因为辅料（拉链）没有提前到位，导致工厂半工半停滞状态生产了近半个月。这就是“原材料未及时到位”原因导致生产滞后的例子。2．工厂订单再外包问题。有的工厂在进度赶不上时，会将订单的一部分外发其他厂生产，若工厂对外发厂（外包厂）的生产跟踪不利，外贸公司的跟单员又没有及时发现工厂外发的行为，就有可能出现因外发厂未按计划进度生产或因外发厂生产出现严重的质量问题而导致交期延误的后果。例如，外贸公司找A服装厂生产女士牛仔裤30万件，2个月后

4、交货；1个月后，A服装厂发现赶不上交期，临时找到外发工厂B生产。由于A工厂生产紧张，没有对B工厂全程跟单，只在B工厂生产初期进行了把关，之后未跟踪，直到交期的前一周，A工厂才发现B工厂的生产质量出了问题，严重到基本达不到要求，甚至要报废的状况。但此时已赶不上交期。整个过程中，外贸公司的跟单员并没有发现A厂再外包的情况，最终导致这个订单出现了严重的失误。3．进度跟催中的沟通问题。外贸跟单员发现工厂有生产滞后的情形时，一般会第一时间与工厂联系，要求工厂加紧进度。此时，若跟单员缺乏沟通能力或技巧，就无法达到有效催

5、单。例如，有的外贸跟单员对产品生产一知半解，催单时不能准确找到生产滞后的原因，与工厂沟通时很被动，尤其是碰到生产技术上的问题，沟通时往往驴头不对马嘴。再如，有的跟单员催单时态度过于强硬，沟通毫无技巧，常以命令式的语气要求工厂加快进度，最终不但没有达到催单的效果，还导致了双方更激烈的矛盾；有的跟单员则过于客气，赶催进度时完全不能引起工厂重视，催单也无效。（二）跟单策略选择1．要用设计进度跟踪表来跟踪生产进度。一般来说，任何订单产品的生产都必须让工厂在生产前提交一个TIMETABEL（生产进度计划表），需要特别

6、提醒的是，生产进度计划表中的“计划产能”数据要尽量准确，宁可保守，也不要盲目乐观。同时，跟单员需要用设计进度跟踪表来跟踪计划完成情况，以便让跟踪工作变得清晰易查询。进度跟踪表需包括实际与计划生产的对比数据，实际进度内容需详细具体，例如，服装生产进度跟踪表设计时，要将布辅料到位情况、各工艺进度（如裁床进度、印花进度、绣花进度、平车进度、坎车进度、打边进度等）、尾部进度（检查打包等）等都设计到表格中。2．要通过积极跟踪处理好进度落后情况。积极跟踪实际生产数据是保证生产进度不出现大问题的关键。跟单员可以根据不同的

7、情形，做不同的进度跟踪（催单）规划，例如，对跟催要求高的订单或首次合作的工厂，可适当增加催单的次数；若发现进度落后情况，要及时查找原因，妥善解决。例如，文章前述的某服装外贸公司2015年一季度的订单，由于辅料（拉链）没有提前到位，导致工厂半工半停滞状态生产了近半个月，该例中外贸公司跟单员及时发现了情况，并了解到辅料没有到位的原因主要是工厂确认好辅料明细（主要是拉链尺寸等）后下单给拉链厂时已近过年，拉链厂工人回家过年导致了拉链未及时生产。由于发现得早，跟催及时，后期辅料到位比较快，这个订单最终没有延误交期，实

8、现了安全走货。3．要充分了解工厂订单是否再发包并及时跟进。外贸跟单员要警惕工厂再外包情况的发生，一方面可以在生产合同中列明“不可转包”或“外包需提前告知”等条款；另一方面则是在出现进度落后情况时，多加留意工厂的再外发行为。若出现工厂必定要外包的情形，则要对外发厂做紧密跟踪，尤其注意由于外发厂生产质量不到位导致最终无法按时交货的情况发生。最保险的做法是，要求工厂先小部分试单，对外包厂满意后，再增加订单数量，例如，一