工程竣工资料编制

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1、竣工资料讲解讲解内容第一部分：档案案卷编制要求第二部分：设备档案编制要求第三部分：意见建议第一部分：档案案卷编制要求一.纸质档案编制二.电子档案编制三.声像档案编制一.纸质档案编制纸质档案的整理是将工程过程中产生的文件按照要求进行收集、分类、排列，并按照档案有关要求进行组卷，确保文件完整、准确、规范、系统的工作过程。纸质档案经整理后，每一册的外观排列顺序为：外封皮（统一订制无酸牛皮纸打印）—内封皮—卷内目录—文件—卷内备考表。以下一一介绍。装订采用线装装订。（一）外封皮要求外封皮样式工程名称（宋二号）档号（宋四号）文件文种（宋

2、小二号）立卷单位等（宋三号）外封皮的编写1.第一行填写大的项目名称，本次项目名称为：“西气东输江都－如东天然气管道工程”2.第二行应填写“单项工程+单位工程”本次单项工程名称为江都-如东天然气管道项目一期工程，由于名称太长又与第一行重复，简洁点就用“项目一期工程”作为单项工程，具体单位工程名称，严格按照“项目划分”填写；注：单位工程如是线路工程，应反映出标段起止桩号。3.第三行填写“文件文种”，按照《竣工资料管理办法》填写；4.第四行填写“必要文字说明”是在同一案卷为多册时，为从封面区分册内内容而做的必要文字说明，如：“施工记

3、录”卷中，每一册封面就要写明本册具体包含的施工记录名称；5.“立卷单位”填写编制单位全称，与内封皮盖章的名称完全一致；6.“起止日期”填写本册包含文件的最早日期及最晚日期，与本册卷内目录反映的最早最晚日期一致，日期表示方法：“2014年1月2日—2014年9月1日”7.“保管期限”按照“规定”填写，本次竣工资料的保管期限为“永久”8.“密级”可不填写。注：外封皮要求填写规范，文字居中，以美观大方为准。（一）内封皮要求内封皮样式工程名称（前宋二号、后小二号）编制人等（宋小二号）编制人等（宋小二号）编制单位（日期）（宋小二号）具体

4、单位（日期）（宋三号）内封皮的编写1.“工程名称”填写单位工程名称即可；2.“编制人”、“审核人”、“技术负责人”、“单位负责人”都是对施工单位而言，由相关人员手签，不允许代签；3.第一卷共五卷第一册共一册第分册共分册以上是第一卷第一册文件的卷册反映方式，要求第…和共…两列文字要两端对齐，规范美观；没有分册仍保留该行。内封皮的编写4.“编制单位”填写施工单位全称，与所盖公章的名称完全一致；5.“编制日期”为立卷完成日期，此日期要晚于册内所有文件的日期，日期表示方法：“2014年9月18日”；注：公章盖在“编制单位”和“编制日期

5、”上，可盖项目部公章。（一）卷内目录要求卷内目录样式卷内目录（仿宋_GB2312二号）序号等（仿宋_GB2312小三号）序号以下15行（宋体小四号）（一）卷内目录要求卷内目录样式进入页面设置如下“卷内目录”（行距为1.66cm）“序号”（行距为2cm），“序号”以下15行(行距为1.56cm)卷内目录的编写1.“序号”栏填写每件文件在本册中的排序；2.“文件编号”栏填写每件文件的编号，没有编号的文件可空下，不填写；3.“责任者”栏填写每件文件的编制单位，责任者为多家单位时，填写文件的主要责任者或直接责任者；卷内目录的编写4.“

6、文件题名”栏填写每件文件的详细题名，要求与文件题名一致，原文件题名不清时，要进行完善，以能够清楚反映文件内容为准；5.“日期”栏填写每件文件的形成日期，一份文件上有多个日期时，以最终签署日期为准，日期用8位阿拉伯数字表示，年月日中间用“.”分隔；题名相同的多份文件，可用时间区段反映，表示方法见模板；6.“页号”栏填写每件文件的起止页码（以整册流水页码为准），位于册内中间的文件为一页时，就填写一个页码，如5，位于最后一页的文件，要填写首尾页码，如17-17；7.“备注”栏可不填写，如某份文件有需要说明的情况时，在其后备注栏说明。

7、注：卷内目录严格按照格式填写，列距可根据需要适当调整，行距不能调整，均为固定值，“卷内目录”（行距为1.66cm），“序号”（行距为2cm），序号以下15行(行距为1.56cm)，页卷内目录可填写15个文件，册内文件少于15个时，多余行可不填写，空下，但不能删除，当册内文件多于15个要增加卷内目录时，之后每页卷内目录都要有表头，表头不能省略（具体参见卷内目录样式）。（一）卷内备考表要求卷内备考表样式卷内备考表（仿宋_GB2312二号）说明部分（仿宋_GB2312四号）立卷人等（仿宋_GB2312四号）卷内备考表的编写1.卷内备

8、考表起到对本册组卷内容进行补充说明的作用，一般要反映本册的件数、页数、复印件原件的所在地、页码调整的情况等等；2.立卷人、检查人都由案卷编写单位的相关人员手签；日期及日期表示方法同“内封皮”编写日期，也要手签。注：“立卷人”、“检查人”栏要调整到本页最右下角。（二）文件整理要