海南科技职业学院公文处理办法

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1、海南科技职业学院公文处理办法第一章总则第一条为使我校的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅2012年7月1日发布的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)制定的本办法。第二条我校公文是学校在实施党政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条处理公文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做好准确、及时、安全。第五条学校各单位领导应当高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本单位公文处理的领导和检查。第六条党委办公室和学校办公室

2、是学校公文处理的管理机构，负责学校党政公文处理工作并负责指导各部门做好公文处理工作。党委办公室和学校办公室配备专职人员负责学校公文处理工作。各部门也配备专门人员负责本部门的公文处理工作。第二章使用的文种第七条我校使用的公文种类有：（一）决议，适用于发布经校长办公会、党委会等会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定，适用于对重要事项或者重大行动作出的安排，惩罚有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。（三）通知，适用于发布行政规章制度及党内规章制度；转发上级部门和不相隶属的部门的公文给所属人员，让他们周知或执行；上级部门指示下级部门如何开展工作；任免和聘用干部；以及传达日常工

3、作中带事务性的事情。（四）通报，适用于表彰先进个人或先进单位；批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等；以及一般的情况性通报。（五）报告，适用于下级按照上级部署或工作计划，完成任务后的报告材料，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等。（六）请示，适用于向上级机关部门请求对某项工作、问题作出指示。（七）批复，适用于答复下级部门的请示事项。（八）意见，适用于上级领导部门对下级部门部署工作，指导下级部门工作活动的原则、步骤和方法。（九）函，适用于不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项。（十）会议纪要

4、，适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章公文格式第八条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。（一）发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。（二）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。如：“海科校字〔2015〕5号”，代表的是海南科技职业学院2015年第5号发文。“海科校字”是海南科技职业学院的代字，“〔2015〕”是年号，（年号要使用六角号“〔〕”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，

5、只注明主办机关的发文字号。文件的发文字号一般标注在文头（版头）之下、横线之上，居中排布。函件（含各单位对内行文）的发文字号则标注在武文线之右下方、标题之上。发文序号由阿拉伯数字“1”开始顺次排列。凡以海南科技职业学院或海南科技职业学院办公室名义制发的公文，由学校办公室统一编号。上报的公文，应当在前页注明签发人姓名，并标注在发文字号右侧适当位置（发文字号可适当左移）。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人一般为该公文的撰稿人、主办人员或部门负责人。（三）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，并尽量标明发文机关，要准确使用公文种类。标题中除规章制度名称加书名号外，一般不

6、用标点符号。标题一般用2号小标宋体字加粗，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（四）主送机关指主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（五）正文，正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。正文字体与字号，一般用3号仿宋字体，每个自然段左空二字，回行顶格。文中的结构层次序数应准确掌握和使用，层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋

7、字体标注。（六）发文日期、印章，公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称。发文日期一般以领导人签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当