企业沟通信息化 全面提高竞争能力

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1、企业沟通信息化全面提高竞争能力

2、第1无论我们对仍然处在争论中的“新经济”的看法如何，我们都不得不承认：今天，企业的竞争环境已经发生了很大的变化。由于现代通信技术特别是互联网的飞速发展，信息的传播手段、途径都大大丰富，效率极大地提高。每一个企业都必须面对不断增长的业务联系、不断增长的客户需求和不断增长的全球化的竞争。　　资本和信息技术的全球化已经使每个企业面临更大、更广阔的商业机会和更加复杂多变的市场环境。企业需要比竞争对手具有更大的灵活性、更快的效率、更适合的价格来开展新经济时代的商务。在这种环境下，资金越来越显得“不是问题”，“专有技术”或“垄断产

3、品”越来越罕见；企业的生存法则逐渐由原来的“大鱼吃小鱼”变成了“快鱼吃慢鱼”。企业的竞争，成为效率的竞争。　　因此，许多企业，特别是大企业，不断地建设他们的各种信息系统：基础设施企业网络、OA系统、财务管理软件、ERP/CRM……等等，来提高效率，降低时间成本，为自己在竞争中获胜创造条件。　　从目前企业的应用情况来看，企业的财务管理、文件管理、客户关系管理、生产管理、物流管理等，都已经有了比较成熟的IT系统；但是企业内部的沟通，还没有被有效地管理起来。　　企业沟通　　“沟通”，在今天的经济生活中占有了越来越重要的地位。日新月异的技术，全球化的市场，众

4、多的合作关系，对突发事件快速反应，都需要有效的沟通来解决。所以，在某种意义上，可以说“沟通”的效率就是企业的效率，就是整个企业生存发展的关键。　　“企业沟通”，就是在企业运转过程中广泛地存在于企业内部，企业和投资人、合作伙伴、用户之间的一切和本企业有商务关系的个人和经济实体之间的信息交换。　　分析企业沟通，我们可以看到它具有如下的性质：　　广泛存在：在时间上和范围上都是如此；　　明确的目的性：为成效而沟通，而不是为沟通而沟通；　　时效特征：不仅仅是效率问题，本身就需要在规定的时间内完成；　　性质多变：有日常的和突发的，内部的和外部的；内容有普通的和敏

5、感的，建议性的和指令性的等等，分别需要不同的管理策略。　　因此，建立企业沟通的管理系统，对于企业沟通进行E化的目的，就是要将广泛的信息沟通由零散的、不确定的、缺乏保证的状态变为高效的、可策略的和可管理的，以全面提高企业的运转效率。　　ECM概念的提出　　针对企业沟通的E化，北京炎黄新星网络科技公司提出了“高效沟通管理”(ECM：Effective　munication　Management)的概念。　　ECM是一套体系结构，它充分利用最新的网络技术和全方位的通信手段，使企业运营中的各类“沟通”可以快速、有效地完成，从而确保企业的高速运转，使企业在激烈

6、的市场竞争中获胜。　　ECM系统可以利用现有的一切沟通手段：、首先强调的是每一次具体沟通的“有效性”。我们刚才讲到：沟通是有目的的，并不是为了沟通而沟通。每一次的沟通都要达到一定的效果：传递一次信息、确认一件事情或者安排一次会议。但是，我们在现实生活中可以发现，我们在传统上并不是总能很简单地确认沟通的效果。例如：我们给合作伙伴或客户发送一份传真，你需要确认传真是否收到。但是对方刚好现在没人接，你只能考虑过一会儿再打，但是过多一会儿合适呢？也许你打了几次都没有得到确认，而后因为事情太多，一直到下班都没想起来，而实际上用户恰好没有接到这份重要的商务传真，

7、因此可能失去了一次商业机会。再比如：你用或者E-MAIL通知你的下属需要一份报告，他答应可以在本周内完成，这算是一次有效的沟通吗？算，也不算。首先“需要报告”这个信息已经被有效的传达了；但是你并没有拿到这个报告，有没有办法控制这个过程，直到你拿到报告为止，那样才是真正完成了一次有效的沟通。ECM系统根据预先设定好的策略，帮助你完成每一次沟通的全过程，确保它在最短的时间内达到预期的效果。　　商务活动中的沟通是有连续性的，一件工作的完成可能需要很多次沟通来解决。ECM可以根据预先设定的流程建立沟通组，用一次沟通的结束自动触发下一次沟通的开始。比如说：在确

8、认和用户签订合同之后，自动启动一个新的沟通，要求工程队伍对用户开始提供服务并且确保相关的人员已经收到这个信息。　　ECM中所谈到的沟通不仅仅是一对一双方的，还可以是多人之间的，或者只有接收信息的一方。比如说：根据公司的财务年度，在特定的时间内，公司的财务部门会被要求向股东提供财务报表。这一信息可以预先设置在ECM系统当中，在适当的时间通过设定好的通讯方式，如电子邮件、、呼机、传真通知给相关人员，并要求确认。　　ECM另一个重要的职能是管理职能，大量的沟通的策略(包括沟通的范围、通讯方式、紧迫性、实效性，以及沟通失败后的应对策略)可以根据需要预先设定，

9、使企业内部的信息流在恰当的时间传递给恰当的人，提高企业的运作效率，增强自己的竞争力。