煤炭企业基建期项目档案收集归档要求及整理策略

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1、煤炭企业基建期项目档案收集归档要求及整理策略　　自1994年原工业部出台《煤矿工业企业档案分类规则》后，一直采用规则中的要求对基本建设项目的档案进行收集、分类、管理等。煤矿建设工程从开始筹划到完工验收都离不开基本建设项目的档案管理工作，这是一项动态的工作，随着工程进度的开展逐步完善相应的档案资料，真实地记录着煤矿工程施工现状。基本建设项目档案管理工作能够真实有效地进行，关键在于档案资料的收集。档案资料的收集能够保证基本建设项目相关资料的完整性，是开展档案管理工作的前提保证。建设项目档案资料的完整性与真实性直接影响档案管理工作的质量，因此收集资料时一定要做到准确，并与实际的工程进

2、度相符合。煤矿基本建设项目的档案管理工作一定要严格按照国家的要求进行，并对档案进行分类，对有保存价值的资料必须进行妥善的统一的管理，以便日后的翻阅。　　一、基本建设项目前期的档案收集工作　　（一）档案资料类型的选择。完整的基本建设项目档案资料主要包括工程项目施工前期的资料、施工过程中的即时资料、运营阶段的资料、国家规定的其他资料、还有员工的信息档案。工程项目施工前期的档案资料主要有设计环节中需要的资料信息，关于工程项目可行性讨论的报告，实地考察与验证的资料，还有所有的设计文稿等资料。施工过程中的资料主要包括施工现场监管的记录文件，工程的施工图纸、工程项目的竣工效果图，施工单位的

3、相关信息，以及承包双方的委托合同等。运营阶段的资料主要指试运行过程中产生的各种数据，还有就是正式投产后的相关资料。国家规定的资料主要是相关政策要求必须具备的工程项目的图片、录像记录资料等。　　（二）档案资料时间的选择。基本建设项目档案的收集需要根据工程项目的进度，及时进行整理。新设备、新技术的引进一定要先进行书面文件的登记与备案，再进行使用。基本建设项目档案收集工作需要与工程项目施工进度同步进行，这样才可以保证档案资料的有效性。　　二、基本建设项目档案管理工作　　煤矿基本建设项目所有的档案资料应该都需要符合国家的相关规定，并以档案管理要求为依据，由文件档案的所属单位进行详细整理

4、，工程项目负责单位的各个部门需要根据收到的文件的类型、内容、时间等进行年度性质的整理。档案资料的类型不同，归档整理的方式也不一样。工程项目施工前期的实地勘察与初期设计等基础性的文件资料需要依据工程项目或者专业进行归档；关于引进的技术、设备，竣工验收与试运行阶段的资料信息按照单项工程进行整理；项目施工的相关记录、工程验收的实时记录、工程质量评定的结果则归于单位工程这一类别；施工单位负责施工规程中设计方案更改、试运行数据资料、维护保养文件的整理；工程项目的建设单位负责整理项目招标文件、所用设备资料。　　煤矿基本建设项目档案文件可以根据文件之间形成规律和成套性的特点进行组卷管理，在不

5、改变卷内文件之间紧密联系的前提下，进行科学的分类，合理地组卷。基本建设项目档案管理文件的组卷方式多种多样，例如，以时间、问题、单位工程等进行组卷管理。当卷宗内文件保存期限不一致时，以时限长的文件为主；文件排列顺序可以按问题严重性的大小，也可以按照时间的先后顺序，还可以依据文件的重要程度。项目案卷需要有详细的编目，将卷内文件的目录、文件的页码、案卷的封面设计等都需要包含在内。　　三、基本建设项目档案归档工作　　煤矿基本建设项目设计的部门比较多，有承建单位、施工单位和监管单位，各个单位部门需要在工程项目竣工后，将各自整理的工程项目的档案资料送交承建单位的档案管理部门进行归档。考虑到

6、煤矿基本建设项目的施工期比较长，可以根据施工阶段的不同分阶段进行归档；可以依据单个工程项目的完成情况进行归档；也可以等此项建设工程竣工后统一进行归档。归档的文件资料需要形成完整体系，真实地反映建设项目施工过程中的各个细节，是对整个基本建设项目的完整回放，文件资料的每个数据、记录都要求与实际的施工情况相符合，并保证实体建设项目与图纸设计相符合，工程质量符合建设单位的质量要求。基本建设项目档案资料在由施工方进行收集、管理、归档成册后，需要由监管部门、质管部门、文件编制方三方进行会审，以确保文件档案资料的真实可靠性。　　四、结语　　基本建设项目的档案管理工作在煤矿建设工程中发挥着举足

7、轻重的作用，关系着工程项目能否顺利进行验收。煤矿基本建设项目的参与单位比较多，施工过程中产生的档案资料也比较复杂，这就要求工作人员在资料的收集、分类等环节要格外地细心，必须按照国家的相关规定开展档案管理工作，一定做到有据可依，有据可查。