浅谈关于职业学校档案管理信息化建设

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1、浅谈关于职业学校档案管理信息化建设张冬梅（清远市技师学院广东清远511517）摘要：随着信息技术的广泛应用，加快推进职业学校档案信息化建设成为必然趋势。面对目前职业学校档案信息化建设的现状及存在的问题，我们要积极应对，从基础建设入手，更新观念，创新技术，健全制度，强化管理，培养和造就既精通档案业务乂掌握网络信息技术的复合型人才队伍，加快职业学校档案信息化建设的步伐。关键词：职业学校档案信息化建设一、档案信息化建设的必要性1.档案信息化适应于时代发展的要求。随着电子信息技术的不断创新和发展，价格低、性能高的电子产品、办公设备不断涌现，为职业学校档案部门配置必要的硬件提供了

2、有利条件，使档案资料的收集、著录、存储变得更方便、快捷。档案管理软件的开发利用也为档案信息的联网、形成M上资源共享提供了必备条件。2.档案信息化有利于创新档案管理模式。可将纸质文件、照片及视频等原始档案资料通过微缩、扫描等手段转化为电子版木，贮存在光盘、磁带等存储介质上，然后实施安全可靠的数据备份，建立全文、目录、多媒体数据库，它既便于快速查找，乂可长期保存。3.档案信息化有利于提高档案服务水平。近年来，职业学校发展迅速,由于学校规模扩大，形成的档案资料相应地增多了，档案信息化可以提高档案信息资源的开发利用和档案服务质量。4.档案信息化有利于档案资源的有效保护。这样从根

3、木上解决了纸质档案易老化、占用空间大等问题，无限地延长了档案的使用寿命，也使档案资源得到了有效的保护。二、档案信息化建设的思路1.提高认识，转变观念要充分认识职业学校档案信息化建设的意义和必要性，把档案信息化建设列入重要日程，提升新认识，树立新理念，采取新举措，这样才能不断地创新与发展。要以改革创新为动力，以服务大局为己任，以档案资源建设为基础，以信息化建设为手段，以档案开放利用服务为方法，以档案队伍建设为契机，促进档案管理工作的新局面，使档案管理水平不断提高。2.增加投入，改善条件0前职业学校档案信息化建设落后于学校信息化建设，没奋实现档案信息化建设与学校信息化建设同

4、步发展，这种情况不同程度地影响了档案工作的开展和服务水平的提高。学校领导要重视此项工作，档案部门也要积极争取领导的支持，增强档案信息化建设的责任感和紧迫感，切实把档案信息化纳入学校信息化建设的总体规划，加大投入，尽快规范电子档案接收与管理工作，使档案信息化水平有一个新的提高。要加强档案信息资源整合，强化档案信息化建设，用先进的信息技术改变档案工作的传统模式。3.加强培训，提高素质(1)加强档案信息化人才培养。一是加强在职档案人员的培养。要积极鼓励在职档案人员自学成才，进行继续教育培训，更新知识结构，提高业务水平，不断自我扩充，提高创新工作能力。二是加强计算机专业人才的配

5、备和培养。要引进或选调计算机专业或IT行业人才，并对他们进行档案专业知识的培训，使之能够胜任档案信息化的工作。三是加强复合型人才的培养。可选送年轻冇为的档案工作者进入高校计算机专业或信息管理专业深造，培养一定数量的既懂档案知识又懂信息化建设的复合型人才。(2)加强档案人员的业务素质。档案人员的业务素质关系到档案信息化建设的成败。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简而言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案系统工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识

6、，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。1.强化服务，提高水平一是树立全面服务的理念。要对所有档案用户包括校内校外的公众用户，在保密制度、网络安全许可的范围内，通过全方位、多层次、多样化的服务方式、服务手段满足其利用的需求。二是个性化服务理念。要利用现代信息网络技术对信息资源加以分类、提取、分析、加工，进行网络连接实现资源共享，满足不冋用户对档案信息的需求，向用户提供个性化的信息服务。三是主动服务理念。要树立主动服务意识，明确服务方向，改善服务态度，利用多种途径和形式提供档案服务。5、完善制度，确保安全数字化建设是档案信总化建设的基础，制度化

7、建设就是信息化建设的保障，要确保学校信息化建设取得成效，必须健全制度，加强管理，逐步完善档案信息标准化，建立可靠的信息安全保障体系，促进学校档案信息化建设的实现。(1＞加强档案信息标准化建设。在存储的文本、图像、音频、视频等档案信息资源多样性的情况下，只有按照统一的标准规范进行制作，才能使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用。随着电子政务的推行，电子公文、电子档案的接收、归档、管理都必须按照统一的标准规范进行。(2)加强档案信息安全保障体系。S前互联网上档案信息的检索和利用越来越广泛，其安全性问题凸显出来，因此加强档案信息的安全性、