浅谈如何实现档案信息管理

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1、浅谈如何实现档案信息管理枣庄市高新技术产业开发区房地产开发公司山东枣庄277800【摘要】作为信息服务业中重要一员的档案馆，使其在现代信息产业中占有一席之地，充分发挥档案在现实社会中的重要价值，是我们必须思考和亟待解决的问题。【关键词】信息化；档案管理；开发利用信息是人类社会发展过程上不可缺少的三大战略资源之一。改革开发二十多年来，我国各个领域己先后跨进了信息高速路，信息产业已成为我国国民经济的重要支柱产业。一、构建内容丰富，结构合理的馆藏体系俗话说；“巧妇难为无米之炊”，无论多么先进的信息传输手段，多么强大的信息服务形式，都离不开信息资源，档案馆馆藏资源建设始终是档

2、案馆基础业务建设的永恒主题。没有一个门类齐全、内容丰富、载体多样、具有地方特点的档案资源体系，要实现档案信息管理。为领导决策、经济建设和广大人民群众服务，就只能成为空谈。构建科学管理的馆藏体系，首先要树立“大档案意识”。档案无处不在，无时不在，社会的发展，科技的进步，使档案呈现出形式领域广泛化，内容多元化，载体多样化的特点，档案馆应紧紧把握这一特点，及时调整，修订档案馆档案的接受征集范围，不能只着眼于接收各机关事业单位整理好到期的档案资料，而应主动融入改革开放和经济建设的主战场，及时跟踪社会热点、焦点问题，加强与社会各关联单位的协作，将一切有价值的、记录社会活动的信息

3、都收集进馆。其次要注意优化馆藏结构，力求突出地方特色；一是要坚持以当地、木级为主。在接收进馆时必须牢固树立以代表木地区为主，以各机关木身形成为主的思想；二是要坚持稀有为贵；三是坚持重点优先。所谓重点应该括重要的机构、重大的活动和著名的人物形成的档案材料；四是坚持资源兼顾结构。除了应重点保证主要机构、重大活动和著名人物档案外，还必须兼顾其它非主要机构及非著名人物形成的档案材料。二、做好档案信息的开发利用开发档案信息的过程是对档案所承载的信息进行采集、编辑、整合、冇贮和输出的过程，是把档案承载的信息由分散转为系统，由无序转为奋序，由表态转为动态的工程。在这一过程中。只有找

4、出社会进步和经济发展最迫切需要的信息，才能真正优质高效地做好信息服务工作。一要强调社会性。要紧紧围绕中心工作及当前社会需要、社会资源，充分发挥档案信息在社会发展中的作用，才能真实现用户满意，达到档案的冇效利用。二是注重实效性。要充当“及吋雨”和“雪中炭”，在送货上门和排忧解难中显示档案信息的价值，这就需要档案工作人员具备强烈的社会责任感与观察事物的敏锐性，时刻关注社会和经济发展的进程来开发档案信息资源，使档案信息在经济建设和各项工作中真正用的上，见实效;三是要突出典型性。选取本馆、本地具有典型的问题进行编辑研宄，突出地方特色，使决策的人们借鉴以往的经验教训，解决和处理

5、各种疑难问题。三、加快信息化、数字化进程由于历史原因，我国档案信息化建设起步较晚，档案信息技术的研究开发方面一直停留于一个肤浅的表面，人部分档案馆仍未形成利用档案信息加强网络化的意识，档案信息化建设工作遇到许多问题，制约着工作的开展，档案信息化、数字化进程还有许多工作要做;一是要正确认识档案工作信息化的内涵。档案工作的信息化是一个复杂的系统工程，涉及许多信息技术，而不仅仅是应用计算机技术实现对档案检索、编0等工作的管理，还有更重要的内容：（1）利用Interner技术，在Interner上发布可以公开的档案信息，让更多的人访问档案馆的网站共享档案资源，提高档案信息的利

6、用率，扩大档案工作的影响。（2）由于受保存条件的限制，档案馆许多以纸质为载体的重要历史档案己收到不冋程度的损坏，应利用信息技术，积极配备相应的设备和软件，如扫描仪、数码相机、微缩阅读机、光盘刻录机等，将这些档案存入计算机，永久保存，以供后人继续利用。二是要加大宣传，加强档案信息化建设的力度。档案信息化建设不是一个吋髦的概念，需要有明确的指导思想和领导的重视、支持，需要档案部门脚踏实地地工作态度和不畏困难的精神，需要各个方面的配合和资金技术的保证，档案部门必须审吋度势，注意宣传和提高各方面对档案信息化工作的认知度，在领导和相关部门的大力支持下，加大资金投入，加强硬件建设

7、，配备先进计算机软件系统，数字咅响制作系统，微缩系统等，尽快实现档案办公自动化和信息化。三是加强档案信息化管理人才的培养。由于档案信息化工作针对性强，要求工作人员不仅要有过硬的档案专业知识，还必须具奋较强的计算机应用能力、网络应用能力、声咅图像等多媒体资料的处理能力、信息管理和信息服务能力；同吋还要有较强的政治意识、法律意识、责任意识、安全意识、信息保密意识，才能更好的迎接信息社会对档案管理提出的新挑战。因此，档案部门要科学地制定和实施人才战略，培养高素质的档案管理人才，为真正实现档案信息化管理，提供人才的保证。【参考文献】【1】张培枫.如何实现档案