计算机技术在学校档案管理中的应用

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1、计算机技术在学校档案管理中的应用　　摘要：信息化时代的到来，计算机技术被广泛运用于社会的各个领域，其应用于学校档案管理中，有助于提高利用率，同时增加档案可供使用的年数，为学校档案管理工作发展提供了契机，使之科学化、有效化。本文对计算机应用于学校档案管理的必要性及具体操作做了探讨。　　关键词：计算机技术学校档案管理应用　　科技的提高，计算机得到了普及，它拓宽了人们获取信息和实现交流的途径，使办公室作业逐渐转向自动化，应时代要求，计算机技术也在学校档案管理中得到了广泛应用，是档案管理方式的一种变革，无论是管理体制，还是工作方式，都实现了网络

2、化，给档案工作人员和用户带来“福音”。　　一、计算机技术运用于学校档案管理中的必要性　　（一）利于保存。在以往学校的档案管理中，常常会出现档案丢失的情况，纸质档案由于人工存档的一时疏忽，导致遗失，这种损失是无法弥补的，计算机技术应用于学校档案管理，就会减小这类事故发生的概率，除了原有纸质可以得到有序保存，还相应建立了电子档案，也算是“二手准备”，如果进行备份，就可以说是“多收准备”了。4　　（二）利于归档。通过计算机网络，存档工作人员只要把相关资料整理输入计算机并按类保存，就可以很快很方便的整理好数量之大的档案文件，这减少了人工整理纸质

3、文件的工作时间，电子档案容易传阅，从而使信息得到及时录入。　　（三）利于降低成本。在以往的档案管理中，文书处理作为一部分，档案管理又是一部分，二者是脱离开来的，档案只能在经过前者之后，才能进入管理，这无疑延长了档案整理时间，增加了工作流程，同时对于劳动力也是一种浪费。倘若，借助计算机这一工具，就可以使这二者融合，借助网络统一操作，是一次技术上的革新。　　（四）利于资源共享。网络的时空是无限制的，利用计算机进行学校档案管理工作，可以给需要调集档案管理的人提供极大方便，他们不再是只能在档案馆找，只要有网，形成连接，就可以通过联机等方式轻松获

4、得档案信息。　　（五）利于搜索。以前的纸质档案保存，虽然是按规律排列的，但是如果不知道规律一个一个的找的话，费时费力，借助计算机的强大功能，构建数字化网络档案数据库，在搜索时，只需要简单的计算机操作即可。　　二、计算机在学校档案管理中的部分具体运用　　（一）构建电子数字档案库　　通过计算机数据资料输入，把传统的纸质档案变成电子档案，并存入数据库中，建立有序的稳定的档案库。一般说来，其由三个部分构成，如下图4　　检索人员通过用户终端，直接进入到数据库管理中，并可以享受到检索服务，以便能够通过快捷操作，获取所需档案；通讯系统是计算机应用于学

5、校档案管理中一个必不可少的因素，当然网络也是至关重要的，计算机只有具备完善的通讯系统，才能实现联机，从而赢得资料共享，建立起一个强大的超覆盖的电子数字档案库；至于数据库管理和检索服务系统，它是用户与电子档案之间的平台，纸质档案录入后会存入计算机数据库中，用户只有在进行联机后，才能得到检索服务。　　（二）创建电子档案管理系统　　档案库建立过多，会显得比较杂乱，同样不利于档案调集，所以需要建立管理系统，此外，有些不同的档案之间并不是完全脱离的，它们有时相互有关联，建立管理系统，可以在有需要的时候尽可能调出多的资料。在建立专门的电子数字档案库

6、管理运用系统时，需要注意一下三点：　　1.完善计算机设备，采用高配置计算机　　2.做好计算机安全防护，一些个人档案，容易受到不法分子青睐，只有完备的管理体系，才能有效抵御信息泄露，因此这是建立管理系统中要突出注意的一点。　　3.系统设计要从用户需要出发，同时兼顾其维修成本，从而方便用户使用，提高自身使用效率。　　（三）搭建档案库联网站点4　　计算机技术应用于学校档案管理中，是对以前单纯的人工管理的一个极大突破，无论是从档案的及时录入，还是有效保存，这些优势都是人工所无法比拟的，当然，要想实现无时间、无空间限制的检索和档案调集，除了上面所

7、说建立电子数字档案库和管理系统，一个重要的工作就是联网站点的构建，如此，才能实现计算机联网，彰显计算机共享特色。站点的建设在给人们提供服务的同时，也带有风险，最常见的是病毒感染，其次有黑客攻击，甚至软件升级、硬件升级也会使电子档案面临不可读的境遇，所以必须建立防范机制，确保信息不丢失、不外泄。　　总之，传统的人工档案管理方式已不适应现代信息化社会的要求，必然遭到淘汰，而计算机技术应用于档案管理则是大势所趋，它的构建也是创设信息环境的一部分，随着计算机技术的不断更新完善，定会显示出更大的优势。　　参考文献：　　[1]庞燕.浅谈信息技术在学

8、校档案管理中的应用[J].山东档案，2008，（03）：41-42.　　[2]熊晨.信息化进程中学校档案管理所面临的问题与对策研究[J].辽宁教育行政学院学报，2010，（04）：148.　　[3]李雨桐.