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时间:2018-11-14
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1、浅谈我厂OA系统存在问题及改进对策浅谈我厂OA系统存在问题及改进对策我厂的办公自动化系统(OA)自2001年7月份正式运行以来,至今已经3年多了。OA系统的运行,既保留了传统的日常办公程序,又改进了工作方法,在实际的应用中取得了一定的成效。但随着社会的发展和管理理念的更新,OA系统不适应企业发展新形势需要的弊端日益突出。一、OA系统中收发文管理存在问题及对策。(一)发文管理的现状及需完善的方面。1、发文流程使用现状。OA系统中收发文管理将过去的手工传文上升为电子传文。现在我厂的发文流程是起草、部门领
2、导核稿、文字审核、领导签发、编号、排版打印、用印、封发、归档8个环节,电子发文与手工发文最大的提高:一是在文件的核稿过程中,可以通过电子邮件进行修改,减少文件的流通时间;二是在几分钟之内,可以将已经形成的文件同时传送给所有需要阅办和阅知的人员,文件的传送及时、迅速,大提高了工作效率;三是文件不用再印制,节省了大量的纸张、耗材等费用。发文流程是OA系统中的重要模块,目前基本所有的发文都在网上下发,所有管理人员均可以熟悉使用,近几年各部门纸张费用大幅度降低,文件、材料的网上传送实现了规章制度、企业标准在
3、全厂的共享。2、当前OA系统中发文管理存在的问题及对策。社会的发展日新月异,企业的发展必须是与时俱进才能与社会的发展保持同步。2002年我厂进行了贯彻质量、环境和职业安全卫生标准体系,于2003年11月12日,环通认证公司给公司颁发了质量管理体系ISO9001、环境管理标准体系ISO14001以及职业安全卫生管理体系OSHMS的认证证书。在贯标过程中,我部门在文件控制程序的会审过程中,发现了OA系统发文管理的不足,一是企业发文传送到的用户,流程无法进行用户是否打开有关文件的跟踪,文件管理人员也不知道
4、文件送过去后,使用人员是否查看;二是没有作废文件标识或作废文件专栏,作废文件与现用文件无法分开,也无法在文件上加注作废标识。三是已归档文件仍在发文界面上出现,程序设计不太合理。四是当前OA系统中档案借阅流程不符合我厂档案借阅常规,审批手续不全。对策:1、重新进行发文程序设计,增加文件阅知人员填写意见栏,增加作废文件识别标记或增加作废文件项,可以将作废的文件移到作废文件项。2、档案借阅拟定流程为:借阅人——本部门领导审核——厂办审核——主管领导签批——档案员——借阅人二、OA系统中收文管理存在问题及对
5、策OA系统中收文的管理基本能够满足现在文件运行的需要,收文的程序是:登记、拟定、送签、传送、传阅、整理、归档7个环节,实际使用中存在的问题是:1、在进行收文登记时,无法将图像类的文件直接引用,需要粘贴到WORD内才能使用,看的效果不如直接引用效果好。2、当收文处理到传阅状态时,文件管理人员按照领导指示送相关的厂领导阅示或阅办时,办理的厂领导可以有将文件直接删除的权限,将此权限取消时,厂领导又无法办理文件。对策:按我厂工作需要,修改相关程序。三、OA系统中邮件管理存在的问题及对策我厂明确规定了在OA系
6、统中的邮件用用途是:传送用因工作需要的非正规材料。但是在应用中发现,有些邮件虽然没有必要行文下发,但确属重要的生产资料、工作方案等企业内部重要资料,但是邮件在传送过程中,既没有流程跟踪,又无法长期保存(拆离保存时,将无法将领导指示一并保存)。因此,重要材料发邮件时无法实现痕迹管理。对策:希望对邮件进行分类,可分为一般邮件或重要邮件。一般邮件不用进行流程跟踪。重要邮件必须进行起草人登记、领导审核(可签发意见)、二次整理、封发有关人员办理,实现流程跟踪,同时控制起草人权限,经领导批示后不得删除。OA系统
7、也需要随着企业的发展而不断完善,我厂自2002年2月份OA系统升级以来,基本流程一直保存到现在,期间虽然进行了一些小的变动,但有些实质问题始终得不到解决。由于我厂使用的OA系统,属他人开发技术,我厂的信息管理员无法进行修改,因此,在贯标、标准修订和业绩评估等工作中,所提出的文件处理方面的问题目前无法解决,但是若直接将已作废文件从OA系统中删除,将造成电子归档文件和纸质归档文件不一致的情况,给档案管理造成一定的混乱。随着使用OA系统时间的延长,存在问题引发的矛盾会越来越多,OA系统的内文件的管理会越来
8、越不规范,希望企业考虑尽快将OA系统升级,使OA系统能够随着企业的发展而不断改进和完善。
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