改善中小企业的基础管理：内部控制制度

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1、改善中小企业的基础管理：内部控制制度提要　中小企业是我国企业生态系统中最具有活力的生力军，但我国中小企业普遍管理水平低下，基础管理薄弱。本文首先提出了中小企业中普遍存在的基础管理方面问题：业务流程和规章制度薄弱、组织结构和岗位设置不合理、原始记录和文档资料管理不健全、员工素质低下和员工离职率高。其次，针对以上存在的问题，提出要用内部控制制度来改善基础管理，即要加强业务流程和规章制度控制、组织结构控制和岗位责任制、原始记录和文档资料控制、建立学习型组织和良好的人力资源政策。自90年代以来的经济快速增长中，工业新增产值的76.7％是由中小企业创造的，中小企业发展非常迅猛，已成为拉动经济的新增长

2、点。但是，我国中小企业普遍管理混乱，基础管理薄弱，生命力不强。许多企业管理者自身素质不高，缺乏系统的科学管理知识，他们只注重发展关系网络，而忽略内部管理，忽视内部控制，造成企业内部漏洞百出、效率低下、员工离职率高等现象，企业发展不健康，最终逐渐走向衰败的局面。因此，加强基础管理，提升企业素质，培育企业的核心竞争力，实现可持续发展是至关重要的。一、中小企业基础管理中存在的问题我们从一案例中出发来分析中小企业基础管理中的问题。北京某科技发展有限公司，成立于2001年5月份，注册资本200万元，主要经营防静电产品的批发、零售，其主要客户群为手机、电脑等通讯设备及其他高科技产品的制造商。该公司自成

3、立以来，业务发展势头良好，2002年实现销售收入500多万元，2003年实现销售收入700万元左右。随着市场前景持续看好，公司老板王某拟打算扩大企业规模，但他却不敢扩大企业规模，因为公司的内部管理很混乱，内部控制非常薄弱。王某经常充当救火队员的角色，客户有抱怨时，王某就忙于与客户协调，供应商有意见时，王某又忙于与供应商谈判。公司的运作效率非常低下，对市场的反映速度很迟缓，有好几次因为不能及时供货而失去客户，另一方面，竞争对手的实力越来越强，竞争越来越激烈。显然，很多中小企业都有类似于北京某科技发展有限公司的情况，中小企业基础管理中存在的共性问题表现如下：1、企业流程控制和规章制度薄弱。企业

4、流程是企业的一系列活动的有序集合，是企业运作的基础。中小企业普遍流程管理混乱，不存在规范的、书面的企业流程描述，各部门（或每位员工）一般都按经验或惯例办事，许多工作执行不到位，许多运作方式不规范，以及当瓶颈流程出现时，往往也得不到处理和改善。例如在上述案例中该公司的售后服务流程经常受到顾客的抱怨，产品供应流程经常不能按时向客户提供合适的产品，这些都是问题流程。这些问题流程，若其效率低下到了一定程度，就会严重限制企业的整体运行效率。没有适当的企业流程控制，特别是缺乏对关键控制点的把握，就会造成公司运作过程中的盲点，这些盲点越多，企业就越容易失控，越容易造成浪费和损失。2、组织结构与岗位设置不

5、合理。中小企业的管理者由于缺乏科学管理的系统知识，对企业的组织架构和岗位设置的认识比较模糊，一般凭经验和直觉进行组织结构和岗位设置，企业内没有形成合理的权责分派体系。中小企业一般不设立独立的人力资源管理部门，对员工的工作岗位一般不进行岗位描述，也没有书面的工作说明、职务规范，每位员工的职责、权利界线不分明，造成一些工作相互推诿，一些工作无人负责，一些工作相互撞车等混乱局面。现代经济的发展，对企业岗位设置提出了更高的要求，提出了职务分离控制。职务分离控制是指组织内部的不相容职务必须进行分工负责，不能由一人同时兼任，一项经济业务至少不能由一个人从头到尾进行处理，否则会发生差错、舞弊、侵占财产等

6、现象。但在中小企业中，一名员工兼任好几个工作岗位是常有之事。如在上述案例中，销售业务几乎由销售员一手完成，包括联系客户、接受订单、货物的发运、登记销售记录、客户关系管理和售后服务等都由销售人员一手经办，这就很有可能发生接受回扣、挪用货款等损害公司利益的行为。3、原始记录与文档资料管理不健全。美国商业部曾做过一次调查，绝大多数倒闭的中小型公司记录都非常不完备。科学的管理需要企业各方面的数据，企业经营活动记录不完备，没有形成归类的、系统的文档资料，就意味着企业无法进行管理，缺乏管理的企业最容易在激烈的市场竞争中被淘汰。我国的中小型企业也存在着同样的情况。有些企业虽然不大，但需要记录的信息却十分

7、庞杂。中小企业由于管理设备落后、管理者素质不高，经营活动的原始记录往往不健全，对原始信息的加工能力比较差，没有健全的文档保管和记录制度，这就导致了在中小企业中容易发生差错、疏漏、舞弊等问题，如北京某科技发展公司对应收账款、客户信用情况等记录不健全，就采用了不适当的信用政策和收账政策，从而扩大了应收账款不能收回的风险。另一方面，由于文档记录不健全，管理者也不容易及时发现问题、解决问题，使管理决策依据的信息不真实可靠。4、员