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时间:2018-11-11
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1、办公室部门职责说明书1.基本资料部门名称办公室直接上级行政副总、公司领导主要岗位主任、副主任、副科长、档案管理员、网络管理员、二级科员、副主办科员、前台接待、驾驶班长、驾驶员。管理权限协调各部门工作,行使公司日常行政管理部门职能负责寻甸公司综合管理、参与公司政务及管理事务,按照“服务于生产的原则”,做好为领导、为各分厂(部门)、为员工服务的各项工作,正确处理三个服务的关系,努力做到让员工满意、分厂(部门)满意、领导满意。2.主要职能1、负责公司的宣传报道工作,沟通内外联系,保证上情下达和下情上报;2、
2、负责公司来往信件、文电的收发处理工作;3、负责公司各文件、工作计划、各类总结、报告、等文字材料的起草及发送工作;4、负责公司会议室的管理及各类会议的会前准备,做好会议记录并形成会议纪要整理和下发,对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实;5、负责公司的印章的管理工作6、负责公司的营业证照等相关证照、各类文书档案的接收管理和归档工作;7、负责公司车辆管理工作;8、负责公司办公用品的管理与发放;9、负责外来人员参观管理、接待及对宣传工作;10、负责公司商业保险的申报、办理及理赔工作。11、负责协助领导完
3、成公司对外协调及来访咨询服务工作。3、主要工作及要求51、宣传报道工作1.1、负责公司简报、公司简介及其他宣传资料的制作整理工作,简报要按时制作发放,有外来人员参观时要及时准备好宣传资料,做好公司的宣传工作;1.2、配合公司领导搞好各项工作,及时传达上级指示,做到上情下达和下情上报。2、来往信件、文电处理2.1、负责接收公司订阅的报刊杂志及各种来往信件,并及时分类发放;2.2、接受省、市(县)及相关部门来的各种信、函、电、公文、材料;接受集团公司(各子公司)来的公文、材料、刊物;接受寻甸公司各分厂部门
4、(科室)报送的各类公文、材料;2.3、进行公司外部的来电转接。3、文字材料的起草及发送工作3.1、发文类别:发文主要指以集团公司、寻甸公司及寻甸公司办公室名义所发的文件,包括集团公司的上行文,寻甸公司的下行文,以及其他个别需要发出的文件、资料;3.2、公文制发包括草拟、审核、签发、打印、校对、装订、用印、签发、存盘等程序。由文书根据领导指示意见拟稿,公文起草后经办公室主任修改,再送分管领导审核;3.3、签发的公文进行打印、校对、装订、用印、分发和存档工作,印制文件要保证质量,做到准确、规范清晰、美观。
5、3.4、撰写文字材料语言畅通,言简意赅,确保及时下发或上报;3.5、高质完成制文工作;文件内容、格式符合规定要求;校对、装订准确无误;4、会议室管理及会议纪要整理下发4.1、会议室使用范围:公司会议室主要用于承办各种会议和培训等;接待各级领导和重要来宾;54.2、办公室负责公司会议室的管理、使用审批工作。会议室卫生由宾馆、后勤管理科共同负责,每间会议室必须做好会议的会前工作,使会议室随时处于待会状态,确保正常使用;会议室会场布置及茶水等服务由大厅接待员、宾馆共同负责;大厅接待员负责会议室接待的登记工作
6、;后勤管理科随时进行会议室各类设施(如音响设备等)的维护、保养,随时保持良好的会议接待环境;4.3、做好会议记录并整理成会议纪要,确保会议纪要准确无误,对会议精神传达清楚并及时下发各个部门。5、印章管理工作5.1、印章保管及使用必须合量,不能乱用、误用,给公司造成各种名誉或经济损失;5.2、监督好印章使用人员,要求进行使用登记。6、文件管理和归档工作6.1、对集团公司来文,办公室要按照有关规定,及时准确地做好签收、登记、分发、传阅、立卷、归档、移交工作,确保公司机密安全;6.2、上级来文一律贴公文处理
7、签,呈送公司领导做出处理意见批示后,严格按照批示范围由专人分送公司相关领导,对有时限的公文要及时分送,不得误压,对呈送领导批阅的公文,要随时掌握运转情况,并及时催办,避免漏传、误传和延误;6.3、办公室归档的公文一般不外借。内部需借阅的,要履行登记手续;其他单位需借阅的,需出具单位证明,并履行登记手续;6.4、传真文电需要立卷归档的应保存复印件;6.5、用现代档案管理技术整理、保管归档,及时做好档案的收集、鉴定、整理等工作。7、车辆管理7.1、办公室应管理好车辆,公司各部门人员有用车需要时要及时派车7
8、.2、驾驶员要随时待命,严格按照要求准时出车7.3、驾驶员要坚持学习政治理论和交通法规,提高思想觉悟和法制观念;定期对车辆进行检修、保养,保证车况良好;7.4、车辆发生故障或车辆发现异常情况要及时向分管领导报告。需要维修时,报经批准后,到指定维修点及时维修,不能影响公司用车;7.5、严禁公车私用,驾驶员必须严格遵守保密制度,自觉遵守交通规则,树立良好的对外形象;7.6、及时跟进车辆保险。58、办公用品管理8.1、低质易耗的办公用品采购工作,统一由办公室负
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