中南市政总院电子图纸的档案管理方案探讨

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1、中南市政总院电子图纸的档案管理方案探讨　　：中南市政总院是我国比较成规模的设计院，在市政工程施工图纸的设计方面有一定的影响力。由此，其承揽的市政工程方面业务也呈现逐年递增的趋势。这也为相关的图纸的档案管理带来了一定的困难，尤其是电子图纸的档案管理方面，由于其自身的特点，为其长期保存、使用、管理制造了一定的障碍。本文将就中南市政总院电子图纸的档案管理方案探讨。　　关键词：中南市政总院电子图纸档案管理　　电子图纸以其方便、快捷、节约空间等特点，深受广大的设计者的青睐，在图纸设计领域得到广泛的应用。但是，随着电子图纸的

2、数量的增加，其档案的管理也提上日程，并且在实践过程还发生了一定的问题。　　1.中南市政总院电子图纸档案管理存在的问题　　电子图纸档案的管理存在的问题有着多种的表现形式，和具体单位实际情况有着紧密的联系。结合我院的具体情况，在电子图纸档案的管理过程中存在如下的问题。　　1.1电子图纸档案的数据收集方面不完善　　电子图纸的收集是电子图纸档案管理的基础，也是建立电子档案的保证。但是，在电子图纸的收集过程中却存在很多的问题，影响了相关建档工作的展开。一方面是电子图纸的收集不完善，很多的资料主要是以.Dily:微软雅黑,H

3、elvetica;font-size:16px;line-height:28.7999992370605px;"/>　　1.2电子图纸档案的管理方面存在安全隐患　　随着科学技术的发展，电子化办公的安全问题也日益凸显。电子图书的档案管理作为办公自动化的组成部分也难以幸免。一方面是X络，外设接入引发电脑病毒的侵害，另一方面是电脑硬件设备在功能方面出现故障。凡此种种，都可能造成电子图纸数据丢失，在一定程度上对电子图纸档案管理形成难以挽回的损失。　　2.解决电子图纸档案管理存在问题的措施　　针对以上在电子图纸档案管理过程

4、中存在的问题，采取一定措施予以改正是十分必要的，也是刻不容缓的。　　2.1建立完善的电子图纸档案管理制度　　没有规矩不成方圆，在电子图纸的档案管理过程中，建立完善的档案管理制度对于电子图纸档案的管理有着重要的作用，是电子图纸档案工作顺利开展的前提。电子图纸档案管理制度包括收集制度，保管制度，调阅制度等几个方面。　　2.1.1电子图纸档案的收集制度　　在电子图纸的收集过程中应该分工明确，实施程序化管理。在规定时间，规定的地点，由专人负责电子图纸的收集工作，以保证电子图纸收集的及时、准确、完整。在工程进行的不同阶段产

5、生不同性质的电子图纸及修改版本，都按照一定的程序收集的到位，避免出现遗漏的现象。尤其是市政工程施工的结尾阶段，更是应该强化项目经理的作用，把电子图纸收集工作落到实处。为电子图纸档案管理的后续工作的展开奠定坚实的基础。　　2.1.2电子图纸档案的保管制度　　电子图纸资料的保存工作是电子图纸档案管理的重要环节，在电子图纸档案管理过程中起到了至关重要的作用。电子图纸的保管不同于纸质图纸的保管，有着自身鲜明的特点。在占用的空间、归档的方便程度及快捷查询等方面都有着传统的纸质图纸难以比拟的优势，同时，数据易丢失，数据丢失以

6、后恢复比较困难，对档案的管理人员一定的计算机方面素质要求，也是电子图纸在使用方面存在的弊端。凡此种种，都对电子图纸资料的档案管理提出了更高的要求，也为电子图纸的档案管理带来了一定困难。因此，强化电子图纸档案管理的规范化，提高有关人员的计算机水平，是保证电子图纸档案管理顺利展开的必然措施，也是促进电子图纸档案工作高效，快捷的有效途径。　　2.1.3电子图纸档案的使用制度　　档案的使用是档案的管理重要功能之一。在电子图纸档案的调阅过程中应该加强档案调阅的程序制定。完善相关的电子图纸的使用制度。在维护的权益的前提下，及

7、设计单位保密制度允许的情况下，充分的发挥电子图纸在设计领域的借鉴功能。把死档转变为活档，促进我国在市政工程建设方面技术水平的整体提高，是电子图纸档案在管理方面重要作用，能够为我国的市政工程建设提供助力。　　2.2电子图纸档案的备份制度　　备份是办公自动化过程中必然措施，在电子图纸的档案管理过程中也是如此。只有充分的重视电子图纸档案的备份工作，克服麻痹思想和粗枝大叶的档案管理理念才能够保证电子图纸的资料的安全，完整。防止意外或者人为操作，造成电子图纸数据的丢失，减轻电子图纸档案保存在安全方面的顾虑。提高电子图纸档案

8、管理的信誉度。　　3.总结　　总之，随着科学技术的进步及国家提倡的无纸化办公的客观要求不断深入进行，电子图纸已经在设计领域成为主流，电子图纸的档案管理也日趋引起有关方面的重视，我院的情况也是如此。因此，采取一定措施加强电子图纸档案的管理工作是十分必要的。借助完善电子图纸档案的管理制度，加强在档案管理方面的投入，就一定能够克服电子图纸档案管理过程中存在的问题，为我国设计领域