关于对2004届毕业生学籍表进行整理归档的通知

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1、关于对2018届毕业生学籍进行整理归档的通知教务处[2018]36号各学院：根据学校关于2018届毕业生离校工作的安排，毕业生学籍归档工作将逐步展开，本次学籍档案审查分为两轮进行：初审和终审。现将有关工作安排如下：一、按照学校档案归档要求，为保证学籍档案准确，规范，以及后期顺利完成向学校档案馆移交，学籍档案整理归档工作由教务处会同各学院安排专人完成。二、初审工作安排（2018年4月17日—5月2日，具体见附件1）1、审查材料：学籍表及封面（一式两份）2、材料准备要求：（1）各学院请将2018届毕业生的学籍表中应该填写的项目进行如实、完整填报，用黑色钢笔或中性笔填写。学籍表首页不得有涂改，其余

2、页面每页修改处不得超过三处，若有修改应加盖学院公章。修改超过三处者，要重新填报。（2）本人简历：填写完整，潍坊学院学习经历不要遗漏,填至2018年6月。（3）“学籍变动情况”栏：如果有学籍异动的学生，请在学籍变动情况相应栏中填写完整，并加盖各院公章。（4）“考勤记录”、“参加社会实践及创新记录”、“奖惩记录”、“思想品德鉴定”等栏内如实填写，需要加盖各学院公章。品德鉴定栏还需签名并填写相应学年的时间。“考勤记录”按实际学时填写，没有的填“0”，“参加社会实践及创新记录”、“奖惩记录”等没有的统一填写“无”。如果有本学期尚未确定的项目，可暂时不填内容，保留空白，待确定后再填写。（5）培养层次填

3、“本科”，“专科”，“专升本”等；学制填“3”，“4”等；毕业时间统一填写为：2018年6月；证书编号暂不填写，待终审环节统一填写；专业方向有则填，无则不填；毕业去向按照招生就业处的相关规定填写（就业或升学）；学校意见一栏内统一填写“同意”两字，填写时间为：2018年6月，不要填日期。此处不要盖章，等教务处审核完毕之后，统一盖学校章。（6）学生照片要用规范照片，不能用大头贴等，不能用双面胶和胶带纸粘贴，检查是否牢固。（7）注意档案资料的完整性，写实性，所有学生学籍表都应包括在内，包括已不在校的学生。对于现在学籍状态为休学或保留学籍的学生，请辅导员在学籍异动栏内填写完整，并将该生学籍表转给同专

4、业下一级的辅导员，妥善保管。对于目前学籍状态为已经退学或去世的学生，请辅导员将其学籍表在学籍异动栏内填写完整，随班级档案按顺序一并整理在内。切不可随意丢弃。（若有学籍变动情况，在填写处加盖学院公章。）3、学籍表封面的填写：（1）该封面以教学行政班为单位填写（一式两份），与学籍表配套。（2）学生名单的填写：填写顺序以学号为序，排列方式为N形，页数暂不填报。备注栏内填写主要是对一些需要特殊说明的事情进行注释，如退学、去世等。4、各院在学籍档案送审之前先按照相关要求自查。5、学校初审安排：（1）时间：详见附件1：2018届毕业生学籍档案初审时间安排表。（2）地点：行政楼313（3）各学院安排专人（

5、熟悉情况的老师）携带每班①本专业班级的学籍表（一式两份分成相同的两套，并按学号顺序排列），②2018届应届毕业生学籍表审查情况记录表（初审），按时到位进行学籍档案初审工作。（4）前期工作重点应放在初审材料的准备上，待初审工作通过后，再开始进行终审工作的准备。三、终审工作安排（时间待定，另行通知）31、学籍档案终审内容包括：学籍表封面、学生学籍表、学生成绩表、学士学位申请表（本科）。2、学籍表的整理：毕业证书编号和学位证书编号应按教务处下发的编号填写完整（证书注册编号待毕业资格、学位资格审查完毕后，由教务处统一发放，下发时间另行通知。专科生不填学位证号）。3、学生成绩表的整理：由综合教务管理系

6、统打印生成（详见第5条安排）4、学士学位申请表填写需要注意：（1）“学位评定分委员会意见”一栏加盖各学院“学位评定分委员会主席”签名章和各学院公章。（2）时间填“2018年6月”（3）本表一式两份，没有授予学位的学生不填写，具体领取时间另行通知。5、电子成绩表的核对与打印：（1）存档成绩单一式两份由综合教务系统打印生成，如有错误及时与教务处学籍管理科联系。（2）成绩单打印由学生所在学院负责，打印时间：根据学校工作进度，初步暂定2018年6月15日—6月18日之间安排。请及时关注通知。注：电子成绩单打印前要确认本专业的所有成绩已全部录入完成，特别是本学期的成绩，一定不要遗漏。（3）打印完毕加盖

7、学院公章，再到教务处加盖学籍章。6、终审档案整理：（1）进行学籍档案终审交接时，请各学院携带①两套完整的学籍档案，②2018届应届毕业生学籍表审查情况记录表（终审），按时到位进行学籍档案预审工作学籍档案要以专业班级为单位，按照学号顺序把每人学籍表、成绩表合在一起，整理成完整的两套，同时上交。（注：因为在日常管理时，有些学院学籍表和成绩表是分开的，请各学院在上报档案前，将每个学生的学籍表、成绩表按照顺序合在一起