有关城建档案利用工作的探讨

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1、有关城建档案利用工作的探讨葦木＞、、、（绥滨县城乡建设规划管理处，黑龙江绥滨156200）摘要：城建档案作为一种重要的科技信息资源，它的充分开发利用，必将对现代化城市建设和发展做出重大的贡献。利用城建档案是城建档案工作的最终目的。怎样适应新形势的要求，通过各种有效的方式和方法,提供和开发城建档案资源，发挥城建档案的社会效益和经济效益。档案利用工作如何适应形势的变化，改革城建档案管理工作，由封闭型、半封闭型转变为开放型，是我们从事城建档案工作必须面对和解决的课题。关键词：城建档案；利用；特点；现状；原则1城建档案利用的特点1.1现实性强。一方面利用者在利用城建档案时大多以解决现

2、实问题为目的，如为了工程的维修改造、工程施工、工程招投标、设计参考、办理产权、法律诉讼等；另一方面城建档案的利用能为利用者产生一定的经济效益，有的利用者因此节省了现场勘测和设计的费用，有的利用者因此赢得了诉讼，挽回了经济损失。1.2利用面广、利用率高。每一项工程，它的建设单位、施工单位、设计单位、监理单位、勘察单位、物业管理单位、产权单位、商品房屋的业主、房屋的承租单位或个人、工程的相关合同单位、公检法机关、仲裁机构、律师、工程的相邻单位或个人等等都有档案利用的需求。据北京市城建档案馆统计，2003年利用城建档案1047人次，调阅档案3010卷;2004年利用工程档案1170

3、人次，调阅档案3723卷;2005年利用工程档案1200人次，调阅档案4395卷。1.3利用效果复杂。从目前来看，城建档案的利用目的多样，有城市规划、工程设计、工程施工、工程改造、房产纠纷、工程招投标、资格审查、学术研究、展览、存档等等。利用目的不同，导致产生的利益关系比较复杂。在以解决纠纷为0的的档案利用中，奋业主因房屋质量、公摊面积与开发商之间的纠纷，也有工程施工单位因工程款与建设单位之间的纠纷，还有工程材料、货物、设备的供应商因各种款项与建设单位之间的纠纷。利用者从市城建档案馆取得的证据往往对建设单位（开发商）不利，增加了利用者胜诉的可能，奋助于维护利用者的利益，而对建

4、设单位（开发商）不利。2档案利用工作的现状档案信息资源历经开发利用，档案利用工作曾为编史修志、落实政策、解决纠纷发挥过重要作用。随着社会的迅速发展，社会对档案的需求逐渐增多，档案利用存在极大的需求市场。然而事实上，利用的档案只占馆藏档案极少一部分，这一现状充分说明传统手工操作为主的保管、编0、利用等方式由于其服务手段少、方法单一、速度低，无法实现共用共享等原因，难以适应信息社会的需求，这意味着档案事业的发展将面临严峻的挑战。3造成这一状况的主要原因3.1对馆藏档案的现实作用缺乏客观认识。（1）长期以来，许多建设施工单位对城建档案的重要性认识不够，虽然档案部门都在努力开发档案信

5、息资源，想通过现实的中心工作对档案的利用来体现档案的价值，但却事与愿违。因为奋不少人还没奋意识到档案信息的重要性，没能把档案资料使用价值与社会经济效益联系起来，从而影响了档案在现实工作中所起的作用。（2）缺乏面对现实，敢于创新的观念。档案利用工作举步维艰这是我们必须面对的客观现实，我们不能过份强调客观原因对档案利用工作的制约，而不能从主观上査找自身存在的问题。3.2档案利用的被动性阻碍了市场的开发。（1）意识上的被动。首先是档案馆自身对档案利用工作不够重视，认为做好档案工作就是把档案整理好、保管好，对如何开发利用仍停留在传统的查阅与保管上；另一方面，用户对利用档案亦显得盲0与

6、被动，经常是“有档不查”。（2）操作方式上的被动。档案在利用上仍处于“等客上门”的状态，而不能主动出击去适应新形势发展的需求。用户需要什么档案，到哪儿査档案，需要哪些查档案手续及我们能提供什么档案,怎样提供服务？彼此缺少沟通和交流，使得馆藏档案不能发挥其泣奋的作用。由于档案利用的自动化、机械化、现代化发展滞后，抑制了档案信息资源的传输速度和扩展面。4城建档案利用应遵循五大原则随着社会民主化进程的不断加深，城建档案利用的社会需求不断增加，社会发展对城建档案馆提出了更高的要求，各级城建档案管理部门必须认真研究城建档案利用中的各种矛盾和问题，探索城建档案的利用政策，充分发挥城建档案

7、的作用，更好地为社会经济、科技、文化建设服务。制定城建档案利用政策应遵循五项原则。4.1严格遵守国家有关法律法规。《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国著作权法》、《国务院物业管理条例》、《中华人民共和国建设部令第136号-城市地下管线工程档案管理办法》及各地制定的相关法律法规，为城建档案利用作出了概括性的规定，制定建档案利用办法必须严格遵守。4.2妥善处理好档案利用与公共安全的关系。城市重要建筑物、构筑物和基础设施工程关系到城市的公共