如何防止邮件数据的丢失

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1、如何防止邮件数据的丢失　　电子邮件由于其速度快、便宜、容量大等等优势正在逐渐替代书面邮件。在企业中，电子邮件更是企业管理者少不了的一个工具。但是，随着电子邮件的推广，也带来了一个新的问题。如不少电子邮件用户发现，由于误删除等等原因，电子邮件会丢失。故他们希望CIO能够设计一套完善的邮件数据保护机制，来保障电子邮件数据不被丢失。确实，国内很多企业在电子邮件数据的保护措施上做的并不到位。其实这并不是技术上面部性。一方面是因为用户可能没有把防止邮件丢失这件事情放在心上;二是因为安全与便利性可能存在一定的冲突，当他们发生矛盾时用户会选择便利性。正是因为这些原因，用户一开始并

2、不重视对邮件数据的保护。当发现邮件丢失了，才懊悔不及。为此，笔者这里就给大家介绍几个绝招，来帮助大家防止邮件的意外丢失。　　一、重要邮件最好保存在服务器上。　　现在接收邮件主要有两种方式。一是从网页中直接进入邮箱服务器进行收取;二是通过邮箱客户端去读取邮件。这两种方式比较，通过客户端来收取邮件相对来说便利一点。为此，大部分企业现在都是通过邮件客户端来收取邮件的。不过在邮件客户端收取邮件时，有一个比较特殊的设置，即用户可以选择邮件收取后是否要在服务器上保留邮件备份。　　如果选择保存的话，那么即时在客户端上收取邮件在服务器上仍然会有这个邮件的备份;甚至在客户端上删除的话

3、，电子邮件仍然不会从服务器上删除。但是，这有一个不利因素，即如果企业垃圾邮件控制不力的话，由于服务器上的邮件并不会随着客户端邮件删除而删除，故很容易导致用户邮箱爆满。而如果用户邮箱满了的话，会造成一个很严重的后果，即收不到新的邮件。故在邮箱服务器上保留邮件备份有好也有坏。　　如果选择客户端接收邮件后再服务器上删除的话，那么当客户端上接收邮件后，电子邮件同时从邮箱服务器中删除。如此的话，当客户端出现故障打不开邮件时，因为邮箱服务器中邮件已经删除，用户将不能够恢复原有的邮件。这会给用户带来很大的损失。不过有时候即使删除电子邮件也是必须的，因为这可以防止由于垃圾邮件、广告

4、邮件等原因造成邮箱的爆满，而导致邮箱拒绝接收新的邮件。　　所以，保存或者删除两种方式，都不是很好的管理方法。笔者现在采取的是有选择的删除方式。即当客户端从服务器下载邮件之后，服务器并不会删除邮件。但是如果在客户端上把某个邮件删除了，在客户端会把这个信息传递给邮箱服务器，那么服务器也会同步把这个邮件给删除了。如此的话，在客户端上删除的一些无用的邮件，就不会一直存放在邮箱服务器中了。从而就可以防止因为垃圾邮件等原因造成的邮箱爆满的问题。同时也可以让一些重要的邮件在服务器上保留备份，从而提高电子邮件数据的安全性。现在大部分邮件客户端，都有类似的设置。笔者建议CIO在部署邮

5、箱应用的话，可以参考这种配置。　　二、防止邮箱爆满导致邮箱拒收邮件。　　无论是企业自己的邮箱服务器，还是租用他人的服务器，管理员往往会给用户一个容量上的限制。否则的话，硬盘的空间很容易被用光。但是，这会产生一个负面作用。即如果某个用户的邮箱满了的话，则很可能会导致邮件的拒收。用户在发邮件时基本上都会遇到邮件被拒收的情况，这大部分原因就是因为对方邮箱满了的原因所造成的。当用户的邮箱拒收对方的邮件时，就有可能一些重要的信息用户收不到，从而给企业用户造成不必要的损失。　　为了防止邮箱爆满而拒收邮件，CIO该采取什么措施来防治出现这种情况呢?笔者现在是采用了如下几个方式。　

6、　一是邮箱容量自动提示功能。笔者现在给每个用户的邮箱容量为1000M。如果邮件内容中没有图片等要素的话，这个容量基本上可以满足用户的需求。但是有时候员工需要通过邮箱来发送图片，那么这个空间的使用量就要比较高。笔者为了防止用户邮箱爆满，在邮箱容量上进行了自动监视。当邮箱的剩余空间容量不到10%的时候，系统就会发邮件告知用户以及邮箱系统管理员，告知这个用户的邮箱快满了，要及时清理邮箱。同时会提醒用户如果邮箱满了的话会拒收所有的邮件。通过这个措施可以提醒用户及时的清理邮件，防止不比要的损失。当然，如果员工觉得邮箱服务器中的邮件都是很重要的，那么可以向系统管理员申请，夸大邮

7、箱容量。　　二是设置用户可以在客户端中删除邮箱服务器中的邮件。大部分用户喜欢在客户端中删除邮件。有时候用户往往会发生疑问，说他们明明已经删除了邮件，为什么服务器上还有呢?原来他们只是在客户端上删除邮件，没有在服务器端上删除。并不是所有的客户端都支持客户端与服务器同时删除邮件的功能。如有一种邮件现在为MAP，它就不支持这个功能。为此CIO在选择邮箱客户端以及邮件协议的时候，最好能够采用支持在客户端删除邮箱服务器邮件的功能。即在客户端上删除邮件的时候，同时从服务器上删除。如现在常用的POP3等邮件协议都支持这个功能。　　三是通过对附件大小的限制，来避免邮箱空间被过度