浅议保障归档电子文件原始性的有效对策

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1、浅议保障归档电子文件原始性的有效对策文/陕西凌云电器集团有限公司　石会玲【摘　要】根据在企业日常电子档案管理工作中的探索和实践，对归档电子文件原始性方面存在的问题进行探究，并提出相应的解决措施。.jyqkm、内径15mm）刻录光盘,一般选择容量为700MB（CD-R），当归档大容量数据（单个文件容量大于700MB）时选择4.7GB（DVD-R），当然考虑到节约成本因素，也可根据电子文件数据容量大小采用80型光盘（外径80mm，内径21mm，容量200MB）,但不可使用双弧形、名片、异形等非标型光盘。（二）杜绝一次写入盘再次添加文件。一次写入光盘是一种不可逆的记录系统

2、，可防止被人修改已刻录文件。但在实践中，笔者发现一次写入光盘虽无法删改之前已写入信息，但可以追加记录新文件，作为归档载体仍然存在一定风险。例如在电子文件刻录过程中可选择光盘写入方式：若选择写入方式TAO（轨道一次写入），即使是一次写入盘也可以再添加新文件，若同时选择了多重区段刻录，还可将此前刻录的文件隐藏掉，被篡改风险更大；若选择DAO就是（光盘一次写入），就不能再添加新文件了。因此要求归档光盘不但要使用一次写入式光盘归档，而且不得在光盘刻录过程中使用“添加新文件”功能，以杜绝潜在的覆盖、篡改等问题。我们以常用刻录软件NERO8.0刻录归档光盘为例，在刻录数据选择后

3、进入界面前，将“”（红笔所圈）前的对勾去掉，否则一次写入光盘能够反复添加文件。此项必须经档案管理部门人员进行审验，确认该归档光盘选择不能添加新文件。（三）归档载体签名确认。目前，光盘印刷技术已经非常成熟，丝网印制可以根据客户需求将文字、图形印在光盘盘面上，结实、耐刮、防水性能好，完全具备传统纸质文件“证据”的基本属性。仿照传统纸质载体的签署方式，在电子档案归档时，我们也采取在光盘盘面背书签字的方式，明确了相关责任人。光盘加签名的方式，防止相关人员弄虚作假，同时也确认了归档光盘的原始性，进而有效地保障电子档案信息载体的原始性。光盘盘面签名，其中注意事项有：在光盘盘面制

4、作签名栏，光盘要求供应厂商统一印制归档信息签署栏，如文件名称、归档时间、归档人等必要信息，关键是在归档人一栏应当由归档人员本人签名确认。以前在光盘上签名存在两个问题，一是担心影响光盘质量，比如在签字过程中造成笔尖划伤盘面等；二是担心签名的长久性问题，因为普通签字笔在光盘所写的字，一方面不易附着，用劲书写时容易在光盘盘面产生划痕，对光盘安全性造成潜在影响，且遇水能够轻易擦除。笔者经实践测试，油性记号笔既不伤光盘盘面又具备签字笔不褪色的特点，若选择合适型号可作为归档光盘签名使用，如“晨光MG-2130”型的双头记号笔，采用其“极细”端笔头在光盘盘面书写时，书写顺畅、油墨

5、快干，笔迹与一般签字笔在纸张上书写的效果一致。此法将传统的签名确认与电子载体相结合，保证电子文件的关联性、凭证性作用，从而保障了归档电子文件作为“历史记录”的原始效力。（四）移交电子文件应附背景信息。目前，档案界对构成电子文件的三要素（内容信息、结构信息、背景信息）已形成共识，这就要求在判断电子文件原始性时，除了验证内容信息，还要注重使用适当的方法检测电子文件的结构信息和背景信息。电子文件移交单宜采用手工登记的方式，将归档人、核对人以及光盘编号等与归档信息之间进行关联，如对归档的某电子文件，归档人签字确认电子文件原始性，在移交档案部门归档时，档案部门工作人员对电子文

6、件的字节数、容量、产生文件时间等能确保文件唯一性的信息进行一一核对后，在核对人一栏签字确认。档案管理人员应当通过手工登记和系统自动记录相结合的方式，通过采集和确认能够实时和长期证明电子文件原始性的构成要素，将电子文件生命周期相关信息记录下来，以证明电子文件的原始性。如电子文件的各类责任者（起草者、修改者、审核者、签发者等），各类操(打字员、发文者、收文者及管理者等)，有关批示、签名、印章、代码等责任凭证信息，以及文件产生时间、修改时间等信息。（五）建立入库档案的原始性检验文档。必须建立归档电子文件检验机制，只有检验合格的电子文件才能转入归档库完成归档。检验文档内容主

7、要包括对文件外观、病毒、有效性、软硬件检验。具体内容：一是文件特征检验。包括文件产生部门、完成时间、载体类型及编号、题名、文件内容有效性；二是设备环境特征检验。硬件环境包括主机、制造厂商等；软件环境包括操作系统、数据库系统、应用软件处理平台；三是文件记录特征检验。包括文件记录结构、记录字符及图形文件格式、文件载体的型号、数量和备份数量；四是文件交接手续检验。包括送交部门、送交人签名、接收部门、接收人签名。档案的本质属性是原始记录性，电子文件的出现已经颠覆了以往人们对文件“原件”的认识。而档案部门接收归档电子文件的首要任务就是对所需归档电子文件信息内容的原始性进行