关于做好员工人事档案“三龄一历”信息审核认定工作的思考

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1、关于做好员工人事档案“三龄一历”信息审核认定工作的思考——以H公司为例杨静马龙国网宁夏电力公司吴忠供电公司摘要：员工人事档案“三龄一历”关系到员工的切身利益，是人力资源管理各项工作开展的基础和前提。本文以H公司为例，绘制“三龄一历”审核认定工作开展的流程图，并分析工作中面临的问题及原因，基于存在的问题，提出四方面相应的解决方法。该项工作的开展取得了一定效果，希望能为其他企业提供经验启示。..关键词：员工人事档案“三龄一历”审核流程管理思路一、背景“三龄一历”指年龄（出生日期）、党龄（入党时间）、工龄（参加工作时间）

2、和学历学位，是员工人事档案中的基本信息和重要参考依据。它关系到员工的切身利益，也是人力资源管理各项工作开展的基础和前提。H公司是某大型国有企业的隶属公司，成立于1979年，现有员工1272人。对于H公司，在“三龄一历”审核工作开始之初，人力资源部已经在思考如何全面准确掌握员工基本信息的问题，特别是伴随着公司经营模式的转变，此问题亟待解决。2013年H公司决定在做好干部档案审核整理工作的基础上，对公司各单位员工人事档案“三龄一历”信息进行审核认定，以全面准确掌握公司员工基本情况，为人资管控系统提供基础数据。但是在审核

3、员工档案时却出现了一系列问题,比如，员工出生日期不一致，学历证明材料不齐全，参加工作时间不明确等。本文旨在通过分析问题产生的原因，提出做好员工人事档案“三龄一历”信息审核认定工作的解决方法，希望能对其他企业提供经验启示。二、员工人事档案“三龄一历”信息审核认定流程为提高工作效率，保证工作质量，达到工作精细化、严谨化的目标，H公司人力资源部专门制定员工人事档案“三龄一历”信息审核认定工作流程：第一步，根据公司员工人事档案中的原始记载，反复对比核对员工档案材料，进行严肃、认真、准确的审查和登记，做到归档材料真实可靠、准

4、确详实。第二步，对“三龄一历”审核信息无异议的审核工作单，填写员工“三龄一历”确认表，并由审核人、负责人签字，加盖单位公章，形成认定材料，装入个人档案并留底。第三步，对“三龄一历”审核信息有异议的员工，单独进行谈话确认并做好记录，若被谈话人同意审核结果，则经双方确认签字后，填写员工“三龄一历”确认表，并由审核人、负责人签字，加盖单位公章，形成认定材料，装入个人档案并留底；若被谈话人对审核结果不同意，则要求被谈话人查找最早的历史资料，报送人力资源部审核，信息审核真实无误后，经双方确认签字，填写员工“三龄一历”确认表，

5、并由审核人、负责人签字，加盖单位公章，形成认定材料，装入个人档案并留底（如图1所示）。三、员工人事档案“三龄一历”审核认定中存在的问题及原因分析H公司地处西北地区，虽然经过三十多年的发展，在地市已有较高的知名度，但在人事档案管理方面不规范、不严谨。在员工人事档案“三龄一历”审核认定中发现存在一些问题：1.存在的问题（1）材料不按要求填写，内容不一致，格式不规范。在审核过程中，部分员工填写每份材料时不按要求填写，出现不同材料信息不一致的情况。例如：出生日期的填写，有的材料中填写的是阳历，有的材料中填写的是阴历，经查万

6、年历，还存在阴阳历之差；有的填写的是出生年月，有的填写的是年龄，转换成出生年月，时间却不能吻合。（2）基本信息涂改严重，档案记载前后不一致。人事档案记述和反映着员工的年龄、政治面貌、成长经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，起着凭证、依据和参考的作用，因此档案材料必须客观真实。但是在审核中发现，个别员工档案材料有明显的涂改痕迹，特别是在年龄方面，有的出于早参加工作的目的，把年龄改大，工作后又将年龄改小，导致出生日期档案记载前后不一致。（3）材料内容不完整不齐全，所填信息与实

7、际材料显示不一致。材料内容完整齐全是人事档案管理的基本要求之一，H公司部分人事档案材料内容不完整不齐全，例如：近几年毕业的本科生虽有学位证但是档案中无授予学位相关材料证明；有的《毕业生登记表》中无毕业字样，也无学校公章，难以确认是否毕业；有的档案中缺少派遣证，有的缺少见习定级表，导致无法认定参加工作时间。在审核中，员工填写的信息与实际档案材料不一致。例如：员工填写的最高学历为大学本科，但是档案中只有大学专科的材料；有的填写的中专学历或技工，档案中只有高中或初中相关证明，导致学历确认工作比较困难。2.问题分析（1）员

8、工对个人档案重要性的认识程度不够。从档案内容填写可以看出，由于H公司是一家成立较早的企业，40岁以上的员工占60%，这些老员工学历较低，参加工作时初始学历多数为技工及以下学历，对档案重要性的认识程度不够，有的认为自己不谋高职位，档案对于他们来说没有用；有的不知道自己所填写的材料要入档，因此在填写材料时态度不认真、不严肃，特别是年龄和学历方面填写很随意。殊不知