商务交成a函流9-11

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1、----------专业最好文档，专业为你服务，急你所急，供你所需-------------文档下载最佳的地方　第九章：组织和参加会议（14点进行讲解）一、会议主席有哪些责任：1、准时开会2、遵守议程3、确保大家理解会议目的4、会议房间的布置5、会议必备资料6、确保有专职人员记录二、会议中如何进行讨论？1、促进讨论：1）主席恰当问题的方式激励与会者、不要太粗鲁、不要太专横（掌握提问技巧）2、如何促进讨论：1）提问的措辞避免“是”或“不是”的答案；2）提出简短的问题；3）采用紧扣主题的问题；4）采用只涉及一个方面的问题。三、组织会议的6个方面：1、起草会议流程2、会议控制

2、3、引导4、促进讨论5、保持讨论集中6、做出决定　　四、决策方法及其优缺点：1、权威决策法：由主席决定；快速、高效；但是成员可能没有表态或赞成；2、多数/投票表决决策法：一般认为比较公正；投票时机很关键；可能分裂群体成员；少数人会不同意，因此可能不承担责任；3、趋同决策法：根据群体的大致倾向决策；成员高度参与；过长（要求听取所有成员的意见，尽管他们实际上尚未形成明确观点）；或许有时难以达到。4、达成一致决策法：每个人都完全同意；难以达成一致，实际上通常不必如此。　五、与会者的责任：　　1、态度：树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见；　　——会议能为你提供各种机

3、会：　　——有效的会议参与者的特征：1）注意考虑其他有关的人；2）认识到交互作用过程必须是双向的，要灵活和宽容；----------专业最好文档，专业为你服务，急你所急，供你所需-------------文档下载最佳的地方----------专业最好文档，专业为你服务，急你所急，供你所需-------------文档下载最佳的地方3）注意交流障碍的存在，努力克服他们；4）辩证和分析地思考的能力5）有能力和意愿以适应别人的语言，清晰扼要地讲话；6）具有适当的时间意识，既包括何时、如何发言、也要考虑会议安排和地点；7）具有合作与调解的愿望，以实现群体目标；8）认识积极倾听的

4、必要性。　　六、会议群体交流的方法：1、明确会议目的、交流形式2、邀请有关的与会者3、准备会议议程4、运用积极地身体语言5、确保与会者充分交流6、确保会议所需用品7、有效掌握会议时间8、确保积极地交流风格案例1　　盼盼股份有限公司是一家大型机械制造商，其产品主要销往全国各大工厂。由于财务状况的急剧恶化，公司临时决定提前2个月召开原定于6月底召开的年度股东大会，以讨论此事。作为公司的秘书，你必须准备以下事项：　　1.起草会议通知，发给全体股东。　　答案：　　可采用下面的格式　　会议通知　　盼盼股份有限公司年度股东大会日期紧急变动　　与会者（全体股东）　　时间　　日期　　地

5、点　　如不能出席请与X先生联系　　2.拟定会议议程。　　答案：----------专业最好文档，专业为你服务，急你所急，供你所需-------------文档下载最佳的地方----------专业最好文档，专业为你服务，急你所急，供你所需-------------文档下载最佳的地方　　（1）宣读上次会议纪要；　　（2）自上次会议后出现的主要问题——财务状况恶化；　　（3）主席致开幕词；　　（4）提前召开这次会议的原因；　　（5）上次会议遗留事项；　　（6）正式议程项目；　　（7）下此会议日期、时间、地点；　　（8）向主席致谢；　　（9）宣布会议结束。　　3.列出积极的会

6、议参与者应具备的特征。　　答案：（1）简要了解会议情况，了解会议主题；（2）准备适当的提问；（3）注意交流障碍的存在，努力克服他们；（4）准时出席／参加全过程；（5）具有合作与调解的愿望，以实现群体目标；（6）积极的非语言交流；（7）敞开思想，积极听取别人的意见；（8）根据会议要求发言。七、布置会场应注意哪些？1、座位安排2、电源插座3、光线照明4、噪声与传声设备5、讲台布置6、空间大小7、安全出口　　八、议程顺序：1、选出主席和工作人员（必要时）；2、会议通知——由秘书宣读（通常仅在非常正式的会议）；3、上次会议纪要——阅读通过（通常由秘书），然后由主席签字；4、备忘

7、录提出问题；5、达成的协议——秘书宣读；6、主席致开幕词；7、前面会议留下事项；8、财务问题（财务主管报告、帐目流转等）；9、委员会和工作单位报告；10、在可能时提议讨论、建议者和依次发言名单；----------专业最好文档，专业为你服务，急你所急，供你所需-------------文档下载最佳的地方----------专业最好文档，专业为你服务，急你所急，供你所需-------------文档下载最佳的地方11、预先提出并列在议程中的其他事项；12、下次会议日期；13、任何其他业务14、感谢主席（在一般会议上不常见）；15、主席答谢（