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1、试论信息化对民政档案管理工作的影响一、信息化对民政档案管理工作的促进作用民政工作是面对社会广大群体的具体工作,负责着社会的稳定发展,和人们的日常生活。在时代的变迁下,民政工作已经成为社会上为群众服务的重要工作。而随着社会的不断稳定发展,也给民政工作带来一定的难题。民政工作中档案管理工作是企业管理流程中一项重要的工作,档案就是把民政单位的各个部门工作在档案部门归档;民政工作是面对整个社会群体的,工作任务量很大,整理的资料也很多。比如,个人的户口、婚姻状况和考证等繁杂工作。现在,随着国家制度的完善,社会的改革,虽然民政工作没有地域的局限。但民政工作以远远不局限于原来的工作范围,新
2、的工作领域越大,工作的职责就越多。而信息技术可以有利的帮助民政企业在档案管理时有效的分档,让所有归档的文件在档案管理人员的归档下快速的完成。1.信息化改变了档案载体。传统的民政档案载体为纸质载体,一切为手工操作,而随着网络技术及计算机的应用,存档方式逐渐变为以虚拟的数字化形式――电子文件形式存档。建立档案的全文数据库,使得常规的纸质资源的检索被电子化数据所代替,抛弃了传统由手工进行档案管理的方式,数字化媒体得到了有效的广泛的使用。2.提高档案的利用效能。民政部门是直接与群众打交道的部门,而民政档案工作,归根结底也是为人民群众提供便利。传统的民政档案从收集到整理、归档、利用的过
3、程繁琐,一份档案的形成通常需要很长的周期,而信息化大大缩短了民政档案从形成到提取利用的时间,为档案管理效能的提升带来了新的捷径。3.为档案的功能从“重保存”到“重利用”提供了保障。传统的民政档案在利用过程中十分不便,而信息化的档案管理,客户端用户只需要拥有一个账号和口令,即可随时随地对档案进行操作,借助计算机实现人机对话,突破了时间与空间的瓶颈限制,为档案使用者提供了便利条件。二、信息化民政档案管理的要求现在的民政档案管理工作中,还有需要处理的隐患。可展现在以下几点:第一点,民政档案管理中的资料有的地方分1~3级别机构的资料,而这3个级别中资料的完整度却不一样,主要是级别高的
4、资料较为完善,低级别的资料很少,而级别低的机构恰巧才能反映出我国现代机构的现状,这是最不满意的地方。第二点,在民政档案管理中大部分资料以文字叙述为主,没有一些由图案和数字表构成的材料,这样的档案管理就会有局限性,存档的档案可以翻阅的记录较少,较少的发挥了档案管理的水平,局限了档案管理的才能。1.档案的实时化。信息化的应用使得档案利用由传统的“点对点”转变为现在的“面对面”的互动方式,“数字民政”工程的实施,使得工作人员可以从网上查阅和分析民政业务信息,实现网络公办,档案利用者要求民政部门能够及时提供档案资料,对档案的实时化要求更高。2.档案信息的多样化。出于保密的考虑,传统的
5、民政档案通常很少向公众开放,而是由民政管理人员间接为公众调取资料,而且实施信息化后,文件的存储空间得到极大的拓展,方便了文件形成者留存副本,档案的使用者只需要拥有一个用户名、一个口令就可以从客户端访问各种各样的民政信息。三、信息化对民政档案管理资料的影响信息化的出现将会完善民政档案管理的统计,要增强民政档案管理对信息化的认识。加大投资力度的同时需要领导们对信息化有高度的重视,上级的重视才是问题的关键所在。民政档案管理人员要加强对信息技术的认识和了解,和管理部门要招聘相关专业的人才,能够对信息技术运用自如,做到推动信息化对民政工作管理的影响者。旧的档案管理模式存档已经不能满足我
6、们现在多元化的社会国家。信息技术更是提高了档案管理的工作,完善了档案管理的性能。将繁琐的档案管理工作简便化。分类保存出很重要和不太重要的文件资料,给他人查阅时提供方便,也节省大部分时间。信息技术可以给重要的文件加以保密工程,不会轻易被人盗取和复制;还可以通过安全软件,检测文件安全情况,避免被不怀好意的黑客分子侵入。新时代下,信息化对民政档案管理工作和国家的发展有着很大的关系。四、信息化背景下民政档案管理工作的措施1.加强民政档案信息平台的更新和系统数据维护。在信息开放的环境下,对民政档案信息平台的安全性提出了更高的要求。民政部门必须引入安全系数高、性能稳定的档案数据管理系统,
7、对其安全性能进行优化,杜绝使用外来数据,不允许使用档案信息化管理的电脑接收陌生邮件,进行聊天,不能使用不明U盘、光盘、硬盘等,要设立软硬件防火墙,以防止网络黑客、木马、病毒的侵袭。做好数据的常规更新与维护,民政部门要指派专人负责信息平台的管理,建立相关的数据备份与保密制度,为信息化的实施提供有力保障。2.通过云服务平台,构建更加开放的档案利用格局。当前SaaS云已成为未来大型数据库的发展趋势,而民政档案信息覆盖面广,数据容量大,要更好的实现全国联网,就必须推广SaaS云服务器。如,当前我国的婚姻登记信息
